¿Pensando en empezar un negocio de limpieza? Comience aquí para obtener una visión general de las consideraciones legales y financieras importantes.

Comenzar un negocio de limpieza para oficinas o casas tiene su propio conjunto de consideraciones legales. Estos incluyen la elección de la entidad comercial adecuada, la obtención de las licencias o permisos necesarios, el manejo de la salud y la seguridad, la publicidad, la creación de declaraciones de políticas y contratos, la obtención de seguros y el manejo de los empleados.

Selección de la unidad económica

Mientras que usted podría operar su negocio de limpieza como una empresa unipersonal o una sociedad colectiva, usted debe considerar el uso de una forma legal que lo proteja de la responsabilidad personal, como una corporación o una compañía de responsabilidad limitada. A diferencia de muchos otros tipos de negocios, como ciertos negocios profesionales o de consultoría, su negocio de limpieza operará en las oficinas u hogares de otras personas, y es probable que tenga empleados que realicen una cantidad significativa de actividad física. Estos hechos aumentan la probabilidad de que un empleado u otra persona pueda resultar lesionado, o que la propiedad de un cliente pueda ser dañada por usted o uno de sus trabajadores, en cuyo caso usted querría que el negocio, y no usted personalmente, fuera responsable de cualquier responsabilidad.

Más información sobre elección de una estructura empresarial .

Licencias y permisos

Incluso si usted opera como propietario único, debe considerar la posibilidad de obtener un número de identificación fiscal federal, conocido formalmente como Número de Identificación del Empleador (EIN). El proceso es fácil y puede completarse en línea en irs.gov . También debe consultar con la oficina de su gobierno local y la Administración Federal de Pequeñas Empresas (SBA) para ver si necesita obtener un permiso de negocios.

Salud y seguridad

Limpiar oficinas u hogares puede no ser la actividad más peligrosa, pero la gente que hace la limpieza puede estar trabajando con suministros de limpieza que son algo tóxicos, y cuando la gente se está moviendo alrededor de una casa o la oficina pueden ocurrir accidentes. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) tiene una variedad de regulaciones relacionadas, entre otras cosas, con la protección de los ojos y la cara, la protección de manos y pies, las sustancias tóxicas y peligrosas y la ventilación. Usted debe investigar estas y otras regulaciones federales y estatales relacionadas con los servicios de limpieza para asegurarse de que está tomando las medidas necesarias para proteger a sus trabajadores y a usted mismo.

Para más detalles sobre las reglas federales de seguridad y salud, consulte la sección de la industria de la limpieza en el sitio web de OSHA .

Publicidad

Mientras que el boca a boca es a menudo la mejor manera de conseguir nuevos clientes, usted probablemente necesitará hacer al menos algo de publicidad si está comenzando un nuevo negocio de limpieza. Independientemente de cómo decida anunciarse (su propio sitio web, la publicación de folletos en espacios públicos, Craigslist, la guía telefónica), los mejores consejos breves son (a) ser precisos y (b) tener mucho cuidado al describir descuentos especiales o decir que algo es «gratuito». Si usted ofrece algo gratis, pero hay condiciones, usted debe indicar cuáles son esas condiciones; si usted ofrece algo con descuento, debe ser realmente más barato que su precio normal.

Declaraciones de política y contratos

Diferentes clientes pueden tener diferentes ideas acerca de qué servicios exactamente proveerá su negocio de limpieza. Es de su propio interés dejar claro por escrito y por adelantado lo que hará y lo que no hará por sus clientes. Si usted tiene un sitio web, debe publicar sus políticas allí. Independientemente de si tiene un sitio web, debe proporcionar un documento impreso que contenga la información de la política a todos sus clientes antes de llegar a un acuerdo y comenzar a trabajar.

Por ejemplo, si usted limpia casas, debe indicar cosas como:

  • quién comprará los productos de limpieza
  • cómo se desecharán los productos químicos
  • requisitos de calefacción, refrigeración y ventilación adecuadas
  • requisitos sobre niños o mascotas sin supervisión
  • normas relativas al funcionamiento de lavadoras, secadoras y otros equipos eléctricos
  • reglas sobre la apertura de puertas
  • reglas sobre el uso compartido de la información personal de los clientes

Muchos de estos mismos tipos de normas se aplicarían también a la limpieza de oficinas y otras áreas comerciales. Más allá de un conjunto general de reglas, es útil trabajar con cada cliente en particular para crear un plan escrito para los servicios específicos que se proporcionarán.

Para que un contrato de servicios sea legalmente vinculante, (a) usted y su cliente deben acordar para qué es el contrato (debe haber un «encuentro de las mentes»), y (b) debe haber un intercambio de valor (también conocido como «contraprestación» -en el caso de un negocio de limpieza, generalmente el intercambio de servicios de limpieza por dinero). Si los servicios involucrados se completan en menos de un año, el contrato no necesita ser por escrito; sin embargo, un contrato por escrito es siempre más seguro. Debe considerar la posibilidad de redactar -o tener un borrador de abogado- un contrato estándar que pueda modificar para clientes individuales.

Seguros y aseguranzas

Hay riesgos particulares asociados con el manejo de un negocio de limpieza, tales como empleados que se resbalan y caen en el trabajo, y daños inadvertidos o destrucción de la propiedad de los clientes. Éstos se suman a los riesgos comerciales más genéricos para la propiedad de su empresa, como por ejemplo, incendios o robos.

Trate de trabajar con un agente de seguros que tenga experiencia previa escribiendo pólizas para compañías de limpieza. Usted querrá una excelente cobertura de responsabilidad general en caso de daños o destrucción de la propiedad de sus clientes, o de lesiones a los propios clientes. Para la cobertura de la propiedad, trate de asegurarse de que todos los bienes de importancia para su negocio, tales como suministros y equipo, estén completamente cubiertos. También querrá un seguro de vehículo adecuado que le cubra a usted y a sus empleados que viajan entre lugares de trabajo. Y, por último, dependiendo de las regulaciones y normas locales, es posible que desee investigar la creación de fianzas para su negocio.

Para más información, véa el artículo  Obtención de un seguro comercial .

Empleados

La mayoría de las empresas de limpieza tienen empleados y, en muchos casos, puede haber una rotación relativamente frecuente. Usted debe informarse sobre temas básicos de la ley de empleo, como la discriminación ilegal, la compensación de los trabajadores y cómo manejar el proceso de contratación. Con respecto a la contratación en particular, aprende a hacerlo:

  • crear una aplicación de trabajo útil que no incluya preguntas ilegales
  • verificar las referencias o hacer otras averiguaciones previas al empleo, de nuevo sin violar las leyes de privacidad o buscar información ilegal de otra manera, y
  • hacer preguntas útiles y legalmente admisibles para la entrevista.

Tenga en cuenta que hay algunas leyes laborales que pueden ser particularmente relevantes para los negocios de limpieza, tales como las relacionadas con el salario mínimo por hora, el trabajo infantil y la documentación requerida de elegibilidad para trabajar.

Además, si está pensando en tratar a algunas personas que hacen el trabajo de limpieza como contratistas independientes, proceda con extrema precaución. El IRS tiene reglas muy particulares sobre quién puede ser clasificado como un contratista independiente, y los individuos que obtienen trabajos de limpieza a través de su negocio de limpieza pueden, por lo menos, caer en un área gris. Un documento específico que vale la pena revisar es el Formulario SS-8 del IRS (Determinación de la condición de trabajador a los fines de los impuestos federales sobre el empleo y la retención de impuestos sobre la renta), que establece los numerosos criterios potenciales utilizados por el IRS para determinar la condición de trabajador; está disponible en irs.gov.

Leave a Reply