Si alguna vez ha cambiado de dentista, puede que se haya enfrentado a la incómoda situación de pedirle a su antiguo dentista que le envíe sus radiografías y registros a su nuevo dentista. Cambiar de abogado presenta un problema similar. Si está pensando en dejar a su antiguo abogado por uno nuevo, y hay varias razones por las que podría elegir hacerlo, una pregunta que probablemente se haga es: «¿Qué pasa con los archivos que mi actual abogado me está guardando?».

En particular, si está cambiando de abogado en medio de una disputa, un caso judicial u otro asunto legal en curso, quiere que su nuevo abogado tenga acceso a estos importantes documentos.

Si está en medio de una acalorada disputa legal y le preocupa que su asunto sea transferido rápidamente a un nuevo abogado, lo último que necesita es una discusión con su antiguo abogado sobre su expediente.

Obligación del ex-abogado de devolver sus archivos

A petición, un abogado está obligado a entregar rápidamente el contenido de sus expedientes. De conformidad con la Regla Modelo 1.16 d) de la Asociación Americana de Abogados (que ha sido adoptada por la mayoría de los estados de los Estados Unidos), un abogado debe, para cumplir con las normas éticas y profesionales, «[entregar] los documentos y bienes a los que el cliente tiene derecho y [reembolsar] cualquier pago anticipado de honorarios o gastos que no se haya ganado o incurrido» tan pronto como se termine la representación.

Incluso en los estados que no han adoptado estas reglas modelo de forma directa, es probable que se encuentre una regla paralela dentro de las normas de conducta de los abogados del Colegio de Abogados del Estado. Aquí, por ejemplo, está la norma pertinente de California:

Un miembro cuyo empleo haya terminado deberá: 1) Con sujeción a cualquier orden de protección o acuerdo de no divulgación, liberar rápidamente al cliente, a petición de éste, todos los documentos y bienes del cliente. Los «papeles y bienes del cliente» incluyen correspondencia, alegatos, transcripciones de declaraciones, pruebas, pruebas físicas, informes de expertos y otros elementos razonablemente necesarios para la representación del cliente, tanto si el cliente los ha pagado como si no; y 2) Reembolsar sin demora cualquier parte de los honorarios pagados por adelantado que no se hayan ganado. Esta disposición no es aplicable a una verdadera cuota de retención que se paga únicamente con el fin de asegurar la disponibilidad del miembro para el asunto.

(California Reglas de Conducta Profesional, Regla 3-700 Terminación de Empleo).

Aspectos prácticos para recuperar los archivos de su abogado

Puede pedirle a su abogado que le envíe los archivos directamente a usted o a su nuevo abogado, en cuyo caso la forma más segura de hacer la solicitud es por escrito, por carta o por correo electrónico. También puede recoger una copia de su expediente en persona (pero póngase en contacto con la oficina primero, para que tenga tiempo de localizar y revisar el contenido de su expediente y hacer una copia para usted).

O, una vez que hayas contratado un nuevo abogado, él o ella puede ayudar a conseguir tu expediente. (Vale la pena contratar un nuevo abogado lo antes posible, sobre todo si tienes un caso pendiente en un tribunal o agencia administrativa. Su nuevo abogado querrá comunicarse con ese organismo y asegurarse de que envíe cualquier nueva correspondencia, como las mociones de la parte contraria, directamente al nuevo abogado).

Su abogado no debe cobrarle por copiar los documentos de su expediente. Este es un paso válido y necesario; el abogado tendrá que crear un conjunto de duplicados que conservará por razones de registro. Sin embargo, es posible que tenga que pagar los gastos de envío.

Además, tenga en cuenta que el abogado no tiene derecho legal a retener los archivos como rehenes porque le debe dinero. (Cualquier asunto de cobro de cuentas deberá ser tratado por separado entre ustedes dos). Si el abogado no entrega sus documentos a tiempo, puede presentar una queja ante el colegio de abogados local o el comité disciplinario estatal.

«Archivos de hechos» contra «Producto de trabajo»

Como cliente, tiene todo el derecho de obtener los hechos de su caso, como testimonios, correspondencia y documentos judiciales. Estos materiales son cruciales para que tu nuevo abogado se ponga al día en un caso. Por ejemplo, si usted está en medio de un litigio pero el juicio aún no ha tenido lugar, querrá que la otra parte presente todos los descubrimientos, mociones y documentos.

Sin embargo, las leyes varían de un estado a otro en cuanto a si los clientes tienen derecho a documentos más orientados a la opinión (como notas de abogados y teorías legales) dentro de los archivos del abogado. Algunos estados, como California, han dictaminado que el cliente no tiene derecho a «producto de trabajo absoluto». Estos incluirían documentos que reflejen las impresiones, opiniones y teorías legales del abogado, así como la investigación legal.

Otras jurisdicciones, como Washington, DC, dicen que el cliente debe recibir el expediente completo, incluyendo notas de abogados, opiniones e información de estrategia. Incluso si su estado no requiere que su abogado le proporcione copias del producto de trabajo absoluto, puede solicitar que su abogado se lo proporcione. El abogado no tiene que cumplir con esa solicitud, pero si su separación es amistosa, hay una posibilidad de que le dé los materiales solicitados de todos modos.

Evitar las controversias en las etapas críticas del litigio

A nadie le gusta ser despedido, incluyendo a tu abogado. Si estás en medio de una acalorada disputa legal, y te preocupa que tu asunto sea transferido a un nuevo abogado rápidamente, lo último que necesitas es una discusión con tu antiguo abogado sobre tu expediente.

Sea respetuoso con el abogado y el profesional en sus comunicaciones; enfatice que el desacuerdo y la decisión no son personales.

En la medida en que tenga facturas legales impagadas, considere la posibilidad de pagarlas rápidamente a fin de eliminar cualquier posibilidad de que su abogado pueda ser intencionalmente lento en la transferencia de los archivos. Puede que sienta que su antiguo abogado no merece más dinero. Pero debe sopesar estos costos con el daño que podría causar a sus intereses legales si su antiguo abogado actúa de mala fe y retiene documentos como rehenes. Sería mejor pagar la cuenta para facilitar una ruptura limpia de la relación.

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