Escribir una carta de solicitud de orador invitado - Formato de muestra

Ya sea una ceremonia de graduación ,  una conferencia de negocios o un evento especial, el orador invitado que elija invitar será una de las principales atracciones. Por lo general, los mejores oradores suelen reservarse con meses de antelación. 

 Temas de interés

1. Cómo presentar un orador invitado
2. Presentación de un orador invitado a la audiencia
3. 7 consejos para superar el miedo a hablar en público

Por lo tanto, lo ideal es que los organizadores del evento inviten al orador elegido al menos un año antes del evento programado. 

Una carta de invitación formal bien redactada garantizará que tanto el orador como el organizador comprendan los detalles del evento junto con lo que está involucrado. 

Tu meta

Si su objetivo es atraer a la mayor cantidad de personas posible a su evento, es posible que desee invitar a alguien bastante famoso para que hable. 

Si el evento gira en torno a un aspecto empresarial específico, invite a hablar a alguien que tenga un gran conocimiento en ese campo específico para que pueda ofrecer todo el alcance de su conocimiento y experiencia a la audiencia.

Alguien bien considerado agregará una capa de prestigio e interés a la ocasión. Independientemente de qué se trate el evento, el hablante debe estar bien versado y educado en ese tema en particular.

Oradores de eventos de alto perfil

La mayoría de los oradores de eventos de alto perfil probablemente requerirán un honorario o una tarifa además de sus gastos de viaje y alojamiento durante al menos una noche. Crea un presupuesto basado en estos gastos.

Por ejemplo, si el hablante vive lejos y requiere un boleto de avión de ida y vuelta, esto costará significativamente más que si vive en la misma ciudad o pueblo vecino.

Una forma de seleccionar al mejor orador se basa en el presupuesto de su organización y la otra forma es elegir al individuo deseado y luego recaudar los fondos necesarios para que hable en su evento.

Protocolo de formato estándar

Utilice papel de alta calidad para su carta y siga el protocolo de formato estándar para escribir una carta comercial. En general, el tono de su carta debe ser profesional en lugar de casual y entusiasta.

Después de leer su carta, el invitado debe sentirse emocionado por hablar en su evento y ansioso por responder "sí" a su propuesta. Envíe su carta por correo estándar en lugar de por correo electrónico, ya que los correos electrónicos pueden borrarse accidentalmente o ser vistos como spam.

Si conoce personalmente al orador o se ha reunido brevemente con él antes, mencione dónde y cuándo tuvo lugar la interacción. Además, hable sobre lo mucho que le gusta y respete su trabajo.

Si corresponde, incluya los siguientes datos en su carta:

• Hora y fecha del evento
• Hora y fecha en que hablará el invitado
• Lugar del evento
• Tiempo estimado para que pronuncien su discurso
• Resume el tema del discurso del invitado en detalle
• Incluir fecha para una respuesta
• Si corresponde, enumere los arreglos financieros detallados con respecto a los gastos de viaje, honorarios o tarifas para el orador

A continuación se muestra un buen ejemplo de una carta de solicitud de orador invitado.  Además, es posible que deba incluir una tarjeta de respuesta junto con un sobre sellado con su dirección para facilitar que el orador responda rápidamente.

Muestra de carta de solicitud de orador invitado

LETRA DE LA INSTITUCIÓN
Su nombre
Su título
Organizador Dirección
Ciudad, estado y código postal

Fecha

Nombre del invitado
Si corresponde, título del
invitado Dirección del invitado
Ciudad, estado y código postal

Cerca de (nombre del invitado),

Le escribo en nombre del consejo estudiantil de Sterling High School. El (Fecha), planeamos celebrar el Día Anual de nuestra escuela y deseamos invitarlo a unirse a nosotros en las festividades y también pedirle que dé un discurso de 30 minutos sobre las principales iniciativas ecológicas de hoy.