Escribir una carta de solicitud de reembolso – Formato de ejemplo
Si el pago se realizó por bienes o servicios que no se recibieron o fueron devueltos, y se desea un reembolso del pago , el consumidor puede enviar una carta de solicitud de reembolso. La carta debe ser corta y precisa que indique cuál es el producto o servicio y por qué el consumidor cree que merece un reembolso.
Temas de interés
- Conversación en inglés: solicitando un reembolso
- ¡Cómo recuperar su depósito de seguridad!
- Cómo reclamar salarios no pagados y horas extraordinarias
Las solicitudes de reembolso deben ser formales y no utilizar un lenguaje amenazante o crítico con la empresa a la que le escriben. Si en el momento de la compra se otorgó una garantía de reembolso completo dentro de un período de tiempo determinado, esto debe mencionarse en la carta.
Razón para solicitar el reembolso
La razón para solicitar la devolución también debe quedar claro. Cualquiera sea el motivo, la carta básica incluirá una introducción, solicitud de reembolso, motivo de la solicitud, documentación de respaldo, agradecimiento y expectativas.
Algunas de las razones por las que los consumidores solicitan un reembolso son:
- No puede asistir a un curso universitario debido a una enfermedad
- No puede participar en un gimnasio debido a una enfermedad
- Insatisfacción con un servicio de limpieza
- Entrega incorrecta
- Bienes dañados
- Aparato defectuoso
La carta debe ser convincente
Es importante que la carta convenza al destinatario de que un reembolso es su mejor curso de acción. Muchas empresas y empresas prefieren emitir un reembolso a un cliente a largo plazo que no.
Esto se debe a que la lealtad del cliente es importante. A una empresa le cuesta menos mantener buenos clientes que conseguir nuevos. Si el consumidor es un cliente fiel, debe mencionarlo en la carta. Incluso si el cliente es nuevo, lo mejor para la empresa es mantenerlo contento.
Antes de escribir la carta de solicitud de reembolso , el consumidor debe investigar la política de reembolso de la empresa o universidad. La carta debe hacer referencia a la política de la empresa.
Esto se puede encontrar en un recibo, orden de compra o sitio web en la página de servicio al cliente. Si no se menciona una política de reembolso clara, el consumidor debe llamar a la empresa y preguntar al respecto.
Si hay recibos, órdenes de compra, facturas u otros documentos relevantes, se deben incluir copias de estos con la carta. Todos los detalles, como números de pedido o números de identificación del cliente, deben mencionarse en la carta. Estos ayudarán a la empresa a identificar la transacción.
Indique claramente lo que quieren
El consumidor debe indicar claramente lo que quiere. Puede ser un reembolso total o parcial. Si la empresa sabe qué hará feliz al consumidor, es más probable que lo cumpla.
En el caso de solicitar un reembolso por un servicio debido a una enfermedad, el consumidor debe incluir copias de la documentación de respaldo de un médico. Si hay otra razón, como la pérdida de un trabajo, se debe incluir documentación de respaldo para demostrarlo.
Límite de tiempo para reembolsos
Las cartas solicitando un reembolso deben enviarse tan pronto como el consumidor se dé cuenta de que hay un defecto o que no puede aprovechar un servicio. Cuanto más esperen para hacer la solicitud, menos posibilidades tendrán de éxito. A menudo hay un límite de tiempo para los reembolsos, como 30 o 90 días.
A continuación se muestra una muestra de una carta de solicitud de reembolso para la matrícula universitaria. Es muy importante que la carta se envíe dentro de cualquier plazo. Muchas universidades no dan reembolsos, pero permiten circunstancias atenuantes.
La carta debe enviarse por correo certificado, para que el remitente tenga prueba de la hora y la fecha en que se envió y recibió la carta. Todos los adjuntos deben ser copias y no documentos originales. El consumidor debe conservar un registro de todas las comunicaciones con la universidad o empresa.
Ejemplo de carta de solicitud de reembolso para matrícula universitaria
Su nombre
Su dirección
Ciudad, estado, código postal
FECHA
Servicios financieros
Nombre de la universidad
Dirección de la
ciudad, estado, código postal de la universidad
Estimados señores,
Soy un estudiante en el semestre de verano de [Nombre de la Universidad]. Me inscribí en el curso de Historia de la India que comenzó el [FECHA]. Esta carta es para solicitar un reembolso completo de mi matrícula de $ 225.
De acuerdo con las políticas de reembolso de la universidad redactadas en el Manual del estudiante, se otorgará un reembolso completo si el estudiante se retira del curso dentro de las seis semanas posteriores al inicio del curso. Como puede ver en la hoja de retiro adjunta, estoy dentro de ese límite.
La razón por la que me veo obligado a retirarme de este curso es por un accidente automovilístico en el que me rompí ambas piernas. Me someteré a fisioterapia durante las próximas ocho semanas y no podré asistir a clases.
Se adjunta una carta de mi médico, [DR. NOMBRE], así como una copia de los registros del hospital. Gracias por su atención a este asunto y espero recibir el reembolso completo.
Si tiene alguna pregunta o necesita más información, puede comunicarse conmigo al 555-123-4567 o en Name@email.com.
Sinceramente,
Su firma
Su nombre en
letra de imprenta Lista de anexos
