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Redacción de una carta de solicitud de registros médicos – Formato de ejemplo

Todos tienen derecho a solicitar  acceso a su propio historial médico . Es fácil obtener una copia escribiendo una carta al consultorio de un médico o al hospital. Hay varias razones por las que una persona escribiría una carta de solicitud de registros médicos. 

 Redacción de una carta de solicitud de registros médicos - Formato de ejemplo

Las razones más comunes son:

  • Hacer un reclamo de seguro
  • Cambio de proveedor de atención médica
  • Mudarse fuera del estado
  • Mantener un registro médico personal
  • Obtener una segunda opinión
  • Presentar una demanda por negligencia médica

Para que sea más fácil para el hospital o el consultorio del médico encontrar los registros, la persona debe incluir tanta información como sea posible, como el nombre completo o los nombres si el nombre cambió debido a matrimonio o adopción, fecha de nacimiento, dirección actual y número de teléfono como así como la dirección anterior si esa fue la dirección utilizada durante el tiempo del tratamiento. 

Si la persona solo quiere ciertos registros, debe enumerar los registros que desea, para que no se le cobre por los registros que no necesita. 

Los registros médicos provienen de muchos lugares diferentes junto con hospitales y consultorios médicos. Es posible que las personas deban enviar una carta a los laboratorios, enfermeras privadas, anestesiólogos, fisioterapeutas, diagnosticadores de resonancia magnética, quiroprácticos y farmacias. 

Los registros más comunes solicitados a un médico tratante son:

  • Facturas y recibos
  • Registros de recetas
  • Rayos X
  • Registros de vacunación
  • Resultados de las pruebas CAT, DKG, DDG, NMR y de monitorización fetal
  • Resultados de las pruebas de diagnóstico

Los registros que se solicitan con mayor frecuencia a un hospital o clínica son:

  • Registros de admisión
  • Registros de la sala de emergencias
  • Registros del anestesiólogo
  • Registros de alta
  • Registros de pacientes ambulatorios
  • Informes de patología
  • Notas de la enfermera
  • Informes pre y postoperatorios
  • Registros de terapia

De acuerdo con la  Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud  (HIPAA) y las pautas reglamentarias del Departamento de Salud y Servicios Humanos, el médico o el hospital al que se solicita que proporcione registros médicos pueden cobrar una tarifa razonable por copiar los registros. 

También pueden cobrar por el envío postal si la persona solicita que los registros se envíen a una dirección específica. Las pautas también permiten que el proveedor de atención médica responda a las solicitudes de registros dentro de los 30 días con una extensión adicional de 30 días por una buena razón. Los estados también pueden tener leyes que requieran una tarifa más baja o una diferencia de tiempo para responder.

Formulario de autorización médica

Muchos médicos y hospitales requieren que los pacientes completen un formulario de autorización médica. La persona debe llamar a la oficina y preguntar si esto es necesario porque le ahorrará tiempo a la persona que busca los registros y, por lo tanto, le ahorrará tiempo a la persona que lo solicita. El formulario se puede completar, firmar e incluir en la carta solicitando los registros. 

Los registros se pueden enviar a la residencia de la persona, al consultorio de otro médico oa una compañía de seguros. Sin embargo, una persona solo puede solicitar sus propios registros médicos. Si desean solicitar los registros de un miembro de la familia, necesitarán un permiso por escrito del miembro de la familia. 

Si desean solicitar los registros médicos de una persona fallecida, necesitarán el permiso de los familiares más cercanos. Cada hospital puede tener diferentes regulaciones para el manejo de las solicitudes de los familiares más cercanos, por lo que la persona debe llamar al hospital para conocer sus regulaciones. 

Aquí hay una carta de solicitud de registros médicos de muestra. Debe redactarse en un estilo comercial formal y enviarse por correo certificado. Dado que existe un plazo para que el proveedor de atención médica responda, es aconsejable que la persona tenga prueba de la hora en que se recibió la carta. 

Ejemplo de carta de solicitud de registros médicos

Su nombre Su dirección Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del proveedor de atención médica Nombre del hospital u otro centro, si corresponde Dirección del proveedor de atención médica Ciudad, estado, código postal

RE: Solicitar copias de mis registros médicos. Número de identificación: NUMBER

Estimado nombre del proveedor de atención médica:

Le escribo esta carta para solicitar copias de cualquier historial médico mío que tenga. 

Entiendo que de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y las regulaciones del Departamento de Salud y Servicios Humanos, tengo derecho a tener copias de mis registros médicos.

Fui atendido en su INSTALACIÓN desde el DATE hasta el DATE. Me gustaría copias de todos los resultados de mis análisis de sangre, estudios de imágenes, informes operativos, así como notas de médicos y enfermeras, consultas con especialistas, referencias y cualquier otro registro en mi expediente médico.Entiendo que puede cobrar una tarifa razonable por copiar los registros, así como por el envío postal para enviar los informes a la dirección anterior. Sin embargo, no se le cobrará por el tiempo dedicado a localizar los registros. Espero recibir los registros anteriores dentro de los 30 días como se especifica en HIPAA o recibir una carta que indique el motivo de cualquier retraso. Me pueden contactar al 555-123-4567 o un [email protected] si tiene alguna pregunta.Gracias por su tiempo atendiendo este asunto.Sinceramente, Su firma Su nombre en letra de imprenta Lista de anexos si se adjunta un sobre con la dirección o un formulario de autorización médica.

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