Escribir una carta de rescisión de la orden de compra [con muestras]

Cancelar una orden de compra  es bastante común, y las empresas esperan que los consumidores cancelen una cierta cantidad de pedidos realizados. La mejor forma de cancelar una orden de compra es por teléfono.

Esto detendrá rápidamente el procesamiento del pedido. Sin embargo, también es una buena idea enviar una carta de cancelación de la orden de compra para las órdenes de compra que tardan más en procesarse, así como para verificar formalmente una compra cancelada.

Los consumidores no deben esperar para cancelar una compra. Es más probable que la cancelación sea efectiva si el tiempo entre la compra y la cancelación es corto. Algunas empresas tienen un límite de tiempo en el que se deben realizar las cancelaciones.

Razón más común

Las empresas también cancelan las órdenes de compra. La razón más común para cancelar un pedido es cuando un proveedor no cumple con su compromiso y no entrega los productos en la fecha acordada.

Cancelar una compra suele ser decepcionante porque el consumidor o la empresa contaban con recibir los productos, pero, incluso si se sienten decepcionados y algo enojados, deben ser educados al escribir una carta.

Si el consumidor decide que no puede pagar los productos o que no los necesita, también debe sentirse libre de cancelar su pedido. La carta debe ser breve y firme, dando toda la información requerida en un formato claro.

La información que debe incluirse en la carta de cancelación:

• El nombre del cliente
• La fecha en que se realizó el pedido
• El número de pedido de los artículos que se cancelan
• Una lista del nombre de los artículos que se cancelan
• Una lista de artículos que no se cancelan si están en la misma orden de compra
• La lista debe incluir el tamaño, color, cantidad y número de inventario de los artículos que se cancelan
• La hora a la que se debe completar la cancelación
• El motivo de la cancelación (opcional)
• Una solicitud de confirmación por escrito de la cancelación
• Copias de cualquier recibo, factura o ordenes de compra

¿Dar una razón?

Si el producto o los bienes se recibieron y se encontraron defectuosos o no como se anuncia, esto podría mencionarse en la carta. Sin embargo, no es esencial que un consumidor individual dé una razón.

Una empresa que cancela un envío de mercancías debe dar una razón. Incluso con prueba de una buena razón para cancelar, la cancelación no está completa hasta que la otra parte la reconoce o está de acuerdo.

Aquí hay dos ejemplos de una carta de cancelación de una orden de compra, una es de una empresa y otra es de un consumidor individual. 

Se debe usar correo certificado para cualquiera de estas cartas porque le proporcionará al cliente prueba de la fecha y hora en que se recibió la carta de cancelación.

Esta información puede ser necesaria si posteriormente surge alguna disputa sobre el procesamiento del pedido. 

Por ejemplo, una empresa puede decir que no recibió la carta a tiempo para detener la compra, pero la fecha en que recibió la carta es anterior a la fecha en que se enviaron los productos. 

Carta de una empresa:

Ejemplo 1: carta de cancelación de la orden de compra

MEMBRETE DE LA EMPRESA

Nombre del representante de la empresa que cancela el pedido
Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre de la empresa
Nombre de la persona responsable de recibir los pedidos
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

Estimado NOMBRE de la PERSONA RESPONSABLE:

Esta carta es una solicitud formal para cancelar el pedido REF. NUMBER que coloqué contigo el DATE. Es por CANTIDAD DE DÓLARES.

Según lo acordado por usted, los productos debían entregarse en esta dirección el FECHA o antes. Hoy son cinco días después de la fecha acordada y no hemos recibido ninguna notificación suya sobre el retraso.

Espero que acredite nuestra cuenta con un reembolso completo por la CANTIDAD que se pagó de acuerdo con el acuerdo firmado por ambos dentro de los 10 días hábiles. Adjunto copia del contrato. Por favor envíe una confirmación por escrito de mi cancelación.

Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo a [email protected] o al 555-123-4567. Gracias por su rápida atención a este asunto.

Sinceramente,

Firma del representante comercial
Nombre impreso del representante comercial
Lista de anexos

Carta de una persona:

Ejemplo 2: carta de cancelación de la orden de compra

Nombre del consumidor
Dirección del consumidor
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

RE: Cancelación del número de pedido NUMBER

Querido señor, señora:

Esta carta es para informarle formalmente que estoy cancelando el número de pedido NÚMERO y solicito un reembolso completo. El monto del pedido es CANTIDAD EN DÓLARES. Hice el pedido el DATE. Se adjunta una copia de la factura.