Escribir una carta de solicitud de transcripción simple – Formato de ejemplo

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Una carta de solicitud de  expediente académico es una carta que un estudiante que busca una educación superior o empleo utiliza para verificar los logros educativos anteriores y los títulos obtenidos. Las transcripciones suelen incluir registros de escuelas secundarias,  universidades y otras instituciones de educación superior .

 Temas de interés

  1. Cómo obtener su expediente académico universitario
  2. Cómo solicitar una transcripción
  3. Cómo obtener una transcripción de declaración de impuestos para la universidad

Se requiere una carta separada para solicitar una transcripción de cada institución. Si desea transcripciones de la escuela secundaria y dos universidades a las que asistió, por ejemplo, necesitaría tres cartas de solicitud. Todas las solicitudes deben enviarse por escrito.

Escribir una carta de solicitud de transcripción simple - Formato de ejemplo

Formato de carta estándar

Una carta de solicitud de una transcripción debe seguir el modelo del formato de carta estándar. Cada carta debe estar dirigida a la universidad, escuela o institución específica de la que desea recibir una transcripción.

Si es posible, determine quién es la persona de contacto adecuada en el departamento que recibirá su solicitud. Tiende a obtener una respuesta más rápida si puede limitarla a un departamento específico y una persona de contacto en lugar de dirigirse a la dirección general de la escuela.

El formato de carta estándar incluye:

  • Dirección del remitente (parte superior izquierda de la página)
  • Fecha debajo de la dirección
  • El nombre del destinatario una línea debajo de la fecha
  • Saludo adecuado («a quien corresponda» si no tiene un nombre de contacto)
  • No más de tres párrafos en el cuerpo
  • Un saludo final apropiado

Algunas instituciones solo proporcionan transcripciones parciales a menos que la carta indique específicamente que se solicita una transcripción completa. Si solo necesita una transcripción de su último año, común para las solicitudes de transcripción de la escuela secundaria, indique claramente ese hecho.

El primer párrafo indica la necesidad de una copia de la transcripción. Si se le solicitó una tarifa, indique que se adjunta. Lo mismo ocurre con los formularios necesarios.

Para acelerar aún más su solicitud, proporcione algunos antecedentes, que incluyen:

  • Fechas a las que asististe
  • Programas en los que estaba inscrito
  • Fecha de graduación
  • Grados obtenidos

En el siguiente párrafo, proporcionará información personal. Dado que la escuela ya tiene esta información archivada, les ayuda a encontrar su expediente académico más rápido, especialmente en instituciones más grandes con una población estudiantil significativa.

Proporcionar dicha información también es una precaución de seguridad como garantía a la escuela o universidad de que la persona que hace la solicitud es auténtica.

El tipo de información de verificación que normalmente debe proporcionar incluye:

  • Número de seguridad social
  • Número de identificación del estudiante
  • Fecha de nacimiento

El último párrafo es donde agradece sinceramente a la escuela por su atención a este asunto. Si las transcripciones se necesitan rápidamente, enfatice este punto diciendo algo como «Agradezco su pronta atención a este asunto, ya que necesito estas transcripciones para una próxima entrevista».

Aunque generalmente no es necesario, se recomienda que la carta sea certificada ante notario para su protección adicional y para asegurarle a la escuela que su firma es realmente suya.

Envuélvalo con un cierre apropiado y su firma. Asegúrese de incluir un número de contacto en caso de que haya alguna pregunta sobre la solicitud de transcripción y la dirección a la que desea que se envíen las transcripciones.

Ejemplo de carta de solicitud de transcripción

Jane Smith
P.O. Box 123
Pittsburgh, PA 15222

5 de mayo de 20xx

Universidad Intelectual
100 Smart Way
Philadelphia, PA 19102
Attn: Admissions Department c / o Larry Jones

Estimado Sr. Jones, 

Solicito una copia de mi expediente académico completo de la Universidad Intelectual. El formulario requerido y la tarifa de $ 100 en forma de giro postal se adjuntan según las instrucciones que recibí cuando me comuniqué con la universidad.

Soy un orgulloso graduado 20xx de la Universidad Intelectual, donde obtuve una Licenciatura en Ingeniería mientras asistía desde el 27 de agosto de 20xx hasta el 15 de mayo de 20xx. Solicito estos documentos para un posible puesto en D&D Builders, Inc.

Para ayudar a acelerar esta solicitud y permitirle acceder rápidamente a mis archivos, mi número de identificación de estudiante de la Universidad Intelectual es IU1234567. Mi número de Seguro Social es 456-77-8910. Mi fecha de nacimiento es el 1 de mayo de 19xx. Por favor envíeme las transcripciones a casa. Mi domicilio es:

Jane Ann Smith
1515 Mockingbird Lane
Pittsburgh, PA 15222

Agradezco su pronta atención con respecto a esta solicitud, ya que necesito una copia de mis transcripciones para mi próxima entrevista. Al recibir esta información lo más rápido posible, estoy seguro de que estaré completamente preparado para esta entrevista. Si tiene alguna pregunta adicional con respecto a este asunto, llámeme al (555) 344-5678 o envíeme un correo electrónico a [email protected]

Sinceramente,

Recintos Jane Smith

NOTA: Se recomienda llamar a cada escuela para averiguar cuáles son sus políticas con respecto a las transcripciones. Todos los formularios y tarifas adicionales requeridos deben enviarse con la carta de solicitud. Las cartas de solicitud deben enviarse con la mayor antelación posible a la fecha en que se necesiten para dar tiempo a que se procese la solicitud y se envíe la transcripción.

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