Redacción de una carta de autorización de registros médicos - Formato de ejemplo

Si se pregunta cómo pedirle a su proveedor de atención médica que divulgue sus registros médicos, necesitará una carta de autorización. Teniendo en cuenta que esto se refiere a sus registros médicos, esto puede parecer intimidante o confuso. 

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Pero escribir una carta de autorización es bastante simple. Hay alrededor de seis componentes o piezas de información que deben incluirse en una solicitud de divulgación de registros médicos.

1. Su dirección de devolución

La información de su dirección de devolución debe incluirse en la parte superior izquierda de la página. Esta información es importante porque le dice al destinatario dónde enviar cualquier material adicional que crea que debe enviarle o también puede tener su propio formulario de autorización que les gustaría que usted firmara. 

Al darles esta información, no tiene que preocuparse por retrasos innecesarios debido a información de contacto incompleta.

2. Fecha de la carta

Coloque la fecha en la que envía la carta en el lado izquierdo, justo debajo de la información de su dirección de devolución. Esta información le indicará al centro médico cuándo envió la carta y les ayudará a organizar el procesamiento de su solicitud. 

También es útil en caso de que, por alguna razón, su solicitud se retrase. Tendrán una mejor idea de cuánto tiempo ha estado esperando.

3. Información de contacto del destinatario

Debajo de la fecha de la carta, escriba la información de contacto del destinatario. Esto incluirá a la persona dentro del centro que necesitará procesar su solicitud. Es posible que deba llamar con anticipación o encontrar esta información, si está disponible, en su sitio web. 

Debajo del nombre del destinatario, escriba el nombre de la empresa, luego la calle o la dirección del apartado postal debajo del nombre de la empresa y la ciudad, el estado y el código postal debajo de la calle o la dirección del apartado postal.

Incluir a la persona específica que necesitará procesar su solicitud es especialmente útil en instalaciones médicas más grandes en caso de que la carta se pierda o se envíe accidentalmente a la persona equivocada. Al tener el destinatario exacto, si la carta está mal dirigida, podrán encontrar al destinatario adecuado más rápidamente.

4. Un saludo rápido

Incluya un breve saludo para su destinatario, como "Estimada Mary Johnson".

5. Párrafo principal

Esta es la sección en la que indicará claramente a quién está autorizando a divulgar los registros médicos y a quién deben entregar esos registros. En esta sección, también debe proporcionar al consultorio médico que lo autoriza la información de envío de la oficina a la que le gustaría que envíen sus registros médicos. 

También deberá proporcionar su fecha de nacimiento y número de teléfono. Incluya una solicitud para que lo llamen si hay algo más que necesiten o si tienen alguna pregunta.

6. Clausura

Incluya un cierre breve en el que use su nombre y apellido. El apellido es importante incluso si su apellido está en el sobre exterior por dos razones. La primera razón por la que esto es importante es en caso de que la carta se separe del sobre. 

Dependiendo del tamaño del consultorio médico, es posible que hayan tenido un par de miles de pacientes con el nombre de James. La otra razón es que esta carta de autorización sirve como documento legal. 

En el caso de que surgieran problemas legales, la carta de autorización serviría como prueba de que efectivamente se solicitó la divulgación de los registros médicos.

Una parte final del cierre sería realmente firmar su nombre debajo del cierre. La firma es importante porque, en el caso de cualquier problema legal, su firma muestra que la carta no fue falsificada y que, de hecho, fue usted quien solicitó la autorización médica.

A continuación se muestra una carta de muestra para la autorización de registros médicos.

Modelo de carta para la autorización de registros médicos

1111 Cherry Ln.
Madison, WI 53705

12 de octubre de 2020

Centro de ojos Mary Johnson New Visions
789 Elm St.
Madison, WI 53705

Querida Mary,

Autorizo ​​a New Visions Eye Center a divulgar mis registros médicos completos y enviarlos por correo a Pathfinder Clinic.