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Redacción de una carta de terminación de servicios – Formato de muestra

Hay momentos en que los acuerdos y contratos comerciales ya no cumplen su propósito. Si este es el caso, es posible que la empresa desee rescindir el acuerdo o contrato. Hay algunas pautas a seguir al escribir una carta para la terminación de los servicios, por lo que los posibles daños se reducirán al mínimo. 

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El formato de la carta es similar a una carta de solicitud porque la intención es solicitar la finalización del acuerdo comercial.

Algunas circunstancias que otorgan a una empresa o individuo el derecho a rescindir un acuerdo comercial son:

  • Un acto de Dios que hizo imposible que una de las partes cumpliera el contrato.
  • Fraude o representación falsa ya sea intencional o no intencionalmente
  • Incumplimiento de contrato cuando una de las partes no cumple con el contrato
  • Una parte carece de capacidad para cumplir el contrato
  • Un contrato con fines ilegales
  • Un error mutuo sobre un hecho pertinente en el contrato.

Antes de enviar una carta de rescisión, se recomienda leer el contrato con atención para ver si existen disposiciones para la rescisión. 

Por ejemplo, si el contrato establece que solo se puede cancelar si el servicio es deficiente, la carta de terminación no debe indicar que el servicio fue bueno. 

Indique claramente las razones de la Rescisión

Cualesquiera que sean las razones que permitan la cancelación, la carta debe indicar claramente cómo está cumpliendo la empresa del remitente. 

Para los contratos que tengan un valor superior a $ 10,000, habrá una cláusula de rescisión que establece el procedimiento para rescindir el contrato. Esto también se aplica a los contratos a largo plazo y a los que se renuevan automáticamente.

Se recomienda intentar rescindir el contrato comercial de mutuo acuerdo. Si ambas partes están de acuerdo, son libres de rescindir el contrato. 

Si todas las partes han cumplido plenamente con sus obligaciones de acuerdo con el contrato o acuerdo comercial, entonces el contrato se rescinde automáticamente y no es necesaria ninguna carta.

La carta debe ser clara y precisa. La redacción no debe dejar lugar a malas interpretaciones. El remitente puede mencionar el motivo de la rescisión, pero el tono debe ser formal y neutral.

Este no es el lugar para quejarse de un mal servicio o precios inaceptables o para criticar a la empresa. Si hay pagos pendientes por realizar, la carta puede solicitar una factura final, o si conocen el monto, pueden adjuntar el pago.

Salir del negocio

Si la  carta de terminación de servicios  tiene como objetivo informar a los clientes que el negocio se cerrará de forma permanente, se debe enviar un tipo diferente de carta. 

Es importante decirle a la gente que una empresa está cerrando en lugar de simplemente cerrarse sin explicación.

Esta carta servirá para anunciar el cierre del negocio y brindarle al propietario la oportunidad de agradecer a los clientes por su negocio, agradecer a los proveedores por su servicio, explicar por qué el negocio está cerrando y dar una advertencia anticipada a los proveedores de servicios.

La carta debe incluir:

  • La fecha de cierre de la empresa.
  • Comunicar cualquier acción, como pagar facturas pendientes
  • Brinde a los clientes un lugar para dirigir sus preguntas

Se recomienda mantener una relación profesional y positiva con los clientes y proveedores de servicios, ya sea que se rescinda un contrato o se cierre una empresa. 

En cualquier caso, será más fácil empezar de nuevo si existe la posibilidad en el futuro de hacer negocios con estas personas.

Aquí hay una carta de muestra  para la terminación de los servicios  por cancelar un acuerdo o contrato comercial. Debe estar escrito en un formato estándar de estilo comercial y con el membrete de la empresa del remitente.

Debe enviarse por correo certificado, para que el remitente tenga prueba de que la carta se recibió en una fecha específica. 

Si se incluye el contrato, debe ser una copia con la parte pertinente resaltada y no el documento original. 

Todos los documentos y la correspondencia relacionados con la rescisión deben conservarse durante al menos un año después de la rescisión.

Modelo de carta para la terminación de los servicios

MEMBRETE DE LA EMPRESA

Su nombre Dirección de
su
empresa de título
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del
destinatario Compañía del
destinatario Dirección del destinatario
Ciudad, estado, código postal

RE: Terminación del contrato Ref. Número NUMBER

Estimado nombre del destinatario:

Esta carta es para informarle que estamos cancelando sus servicios para mantener el paisaje alrededor de nuestro edificio comercial en ADDRESS.

Según el contrato firmado el FECHA, se permite la cancelación si su servicio no se realiza regularmente cada semana.

Han pasado tres semanas desde que atendiste nuestros jardines. Adjunto una copia de nuestro contrato con usted con la condición de cancelación resaltada.

Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo al 555-123-4567 o en [email protected]. Espero recibir la confirmación de esta carta dentro de los 10 días posteriores a su recepción y borrar nuestra cuenta antes de fin de mes el DATE.

Gracias por su pronta atención.

Sinceramente,

Su firma
Su nombre impreso
Lista de anexos, como copia del contrato con los puntos pertinentes resaltados

Descargar modelo de carta de terminación de servicios

Rayner Silva es abogado de oficio hispano con experiencia en la práctica del derecho en los Estados Unidos. Se especializa en inmigración, los derechos civiles, el derecho laboral y la defensa penal.

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