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Escribir una carta de reunión de la clase – Formato de ejemplo

Las reuniones de clase son  bienvenidas por algunos y temidas por otros. De cualquier manera, una reunión de clase bien planificada puede ser muy divertida, e incluso aquellos que temían asistir se alegrarán de haberlo hecho. 

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  1. Cómo celebrar una reunión de clase exitosa

Escribir una carta de reunión de la clase - Formato de ejemplo

Para organizar una reunión de clase se  necesita más de una persona, por lo que generalmente hay un comité de reunión para asegurarse de que se cubran todos los detalles. Una vez que se forma el comité, puede enviar una carta de reunión de la clase a cada miembro de la clase.

Empezar a planificar

Se recomienda comenzar a planificar una reunión de clase al menos un año antes de la fecha deseada. 

Esto no solo les da a todos tiempo para hacer planes, especialmente si van a tener que viajar, sino que muchos lugares requieren que se haga una reserva con 9 a 12 meses de anticipación.

Los miembros de la clase pueden saber que se está preparando una reunión meses antes de que se envíe la carta porque un miembro del comité o un voluntario se habrá puesto en contacto con ellos para obtener su dirección y dirección de correo electrónico actuales. 

Sitio web designado

Sin embargo, la carta oficial saldrá al menos seis meses antes de la fecha de la reunión. También es bueno invitar a antiguos profesores y personal si están disponibles. 

Hoy en día, la mayoría de las reuniones tienen un sitio web designado donde los miembros de la clase pueden obtener información sobre las actividades planificadas, el lugar y la ubicación, así como confirmar su asistencia y dar información de contacto para otros compañeros de clase. 

Solicitud de fondos

La carta de reunión de la clase debe contener una solicitud de fondos para ayudar a cubrir los gastos. 

El comité debe diseñar un presupuesto, para que sepa cuánto pedirle a cada miembro. Puede ser difícil hacer un presupuesto cuando el comité no sabe cuántas personas asistirán. 

La regla general es planificar una asistencia del 50 por ciento, pero espere el 25 por ciento. Se recomienda planificar una reunión simple, como una noche de discursos y baile para un grupo pequeño, y solo planificar una reunión de varios días si la clase es numerosa. 

Los principales rubros del presupuesto serán:

  1. Tarifas del lugar
  2. Seguro de responsabilidad si lo requiere el lugar
  3. Comida
  4. Bebidas
  5. Entretenimiento como una banda
  6. Decoraciones y sistema de sonido si no están cubiertos por la tarifa del lugar
  7. Invitaciones

Incluso si alguien no planea asistir, puede donar al evento. En algunos casos, la carta también puede contener una solicitud de donación a una organización benéfica patrocinada por la escuela o la universidad. Si este es el caso, debe quedar claro que se requieren dos controles separados. 

Los elementos principales que deben incluirse en la carta de reunión de la clase son:

  1. La fecha o fechas si las actividades de reunión duran más de un día. 
  2. El momento de cada evento
  3. La ubicación de cada evento e indicaciones para llegar al primer lugar
  4. Detalles del evento como comidas servidas, horario de cócteles, temas de fiesta
  5. Información de contacto que incluye dónde enviar los cheques y a quién extenderlos, así como información de RSVP
  6. La vestimenta adecuada que se espera de los asistentes.
  7. El sitio web de la reunión o la clase, si corresponde

Las cartas de reunión de clase pueden ser cartas comerciales formales o tener un tono más informal. Pueden ser en forma de invitación o correo electrónico. 

El comité de planificación debe decidir qué estilo se adapta mejor a la ocasión. A continuación se muestra una muestra de una carta de reunión más informal. 

Ejemplo de carta de reunión de clase 

Nombre del destinatario
Dirección de la
ciudad, estado, código postal del destinatario

FECHA

RE: 25.a reunión de la promoción de 1990 Nombre de la universidad o escuela secundaria

Estimado nombre del destinatario:

Algunos de nosotros no nos hemos visto desde nuestra décima reunión y algunos de nosotros vivimos cerca, pero esta es la oportunidad de que todos se reúnan 25 años después de dejar la escuela. 

Hemos organizado una celebración de dos días a partir de las 6:00 pm del DATE para una reunión familiar, una cena y un baile en el nombre del lugar. Esta es tu oportunidad de vestirte un poco. 

Al día siguiente, hemos organizado un crucero por el lago para toda la familia, así como natación, kayak y almuerzo en la playa. Siéntete libre de vestirte tan informalmente como quieras. 

Para que este día sea especial, nos gustaría saber lo antes posible si asistirá y traerá a su familia. Por favor complete el formulario de registro adjunto y devuélvamelo con $ 50 por adulto que asistirá. 

Los niños menores de 18 años entran gratis. Puede obtener más información y consejos sobre reservas de hoteles con descuento en nuestro sitio web www.reunion.com. 

Espero verte allí. 

Sinceramente,

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Su dirección
Ciudad, estado, código postal
Adjunto: formulario de registro

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