Consejos de formato de carta comercial poco conocidos

El correo electrónico, las redes sociales y los mensajes de texto se utilizan de manera prolífica en los negocios de hoy. Lo que se pierde en la comunicación moderna es la capacidad de formatear una carta comercial formal. 

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En la época de las máquinas de escribir, toda persona de negocios y secretaria sabía cómo redactar una carta oficial utilizando un formato de carta comercial. Saber cómo fabricar uno hoy es una habilidad valiosa.

Reglas generales de formato de carta comercial

Todas las oraciones comienzan en el margen izquierdo. Aunque algunas versiones de una carta comercial tienen la fecha justificada a la derecha, el estándar es justificar todo a la izquierda. Esto se conoce como carta comercial en formato de bloque. Además, asegúrese de utilizar una fuente de fácil lectura. Evite las fuentes sofisticadas o de escritura. Times New Roman en 12 puntos es estándar.

Salte una línea entre cada sección separada y cada párrafo. Sea conciso y trate de limitar el mensaje a una página de texto. Un consejo muy poco conocido es que si se necesita otra página, use una hoja de papel blanco normal, incluso si se usa normalmente membrete. En la parte superior de las páginas siguientes, justifique a la izquierda el número de página, a quién se dirige la carta y la fecha en que se escribió.

Papel con membrete o normal

Las cartas comerciales se ven más oficiales en papel con membrete. Un membrete ya incluye el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa de la que proviene la carta. Esto hace que sea innecesario tener el nombre de la empresa y la dirección del remitente como primeras líneas de la carta. Si la carta está escrita a máquina en papel normal, incluya la información "de" como las primeras líneas de la carta.

Destinatario y saludo

Después de la fecha, se debe escribir el nombre oficial completo del destinatario. Siempre incluya el apropiado Sr., Sra., Sra., Dr., Rev. u otro título. Al final del nombre, asegúrese de incluir el Jr., MD, Ph.D. u otra designación. 

Sin embargo, hay un pequeño consejo que a menudo se olvida cuando se trata de títulos después del nombre. Utilice únicamente Ph.D. o MD si no se ha utilizado el prefijo Dr. para evitar la redundancia.

El saludo debe dirigirse al destinatario y debe ir precedido de "Estimado" seguido del título y apellido de la persona. Si la carta es para el Dr. John Doe, el saludo debe decir “Estimado Dr. Doe:” con el uso de dos puntos después del nombre. 

Las comas o dos puntos después de un saludo tienen que ver con lo formal o informal que es una carta. Otro consejo que se pierde debido a la naturaleza informal del correo electrónico es que todas las cartas comerciales son formales y requieren el uso de dos puntos.

Línea de asunto

La línea de asunto debe comenzar con "Re:" seguida por el asunto de la carta escrito y en mayúscula de la misma manera que se capitalizaría el título de un libro.

Cuerpo de la carta

Vaya al grano y manténgase concentrado. Las cartas comerciales funcionan mejor cuando se trata un tema. El objetivo de una carta comercial es informar y obtener una respuesta. El remitente puede estar informando a un cliente de una factura vencida para que el cliente pague.

Clausura

El correo electrónico ha dado paso a cierres creativos. Es común ver cierres casuales o ninguno en los correos electrónicos. Las cartas comerciales deben usar el cierre "Atentamente". 

Sinceramente, incluso debe usarse con los tipos de cartas comerciales de agradecimiento porque el agradecimiento real está contenido en el cuerpo. Una coma sigue al cierre.

Firma

Omita unos cuatro espacios después del cierre para permitir una firma escrita. Firme siempre con tinta negra. El azul es aceptable, pero el negro es mejor. Nunca firme una carta comercial oficial con otros colores de tinta. El nombre completo impreso del autor de la carta debe escribirse debajo de la firma.

Recintos

La abreviatura "Enc." significa "Recintos". Debe ser utilizado y seguido de una descripción de otros materiales adjuntos a la carta. Los correos electrónicos tienen archivos adjuntos. Las cartas comerciales pueden contener un folleto, una fotografía o un contrato como anexo.

Iniciales

Probablemente lo más olvidado de la redacción de cartas comerciales son las iniciales al final de la página. La mayoría de las cartas comerciales oficiales son preparadas por una secretaria para un gerente u otro ejecutivo. 

Si John James Doe es el jefe y Jane Mary Doe es la secretaria que escribió la carta, las iniciales se escribirían como JJD / jmd para designar quién solicitó que se escribiera la carta seguida de la persona que la escribió. Solo incluya esto si otra persona realmente escribió la carta.

Si sigue estos consejos, las cartas comerciales se tomarán en serio. Asegúrese de nunca crear una forma comercial oficial utilizando cualquiera de las convenciones modernas que se aceptan fácilmente en las comunicaciones por correo electrónico. Las comunicaciones comerciales deben seguir siendo formales para evitar ambigüedades.