Escribir una carta de presentación a un cliente - Formato de ejemplo

 Temas de interés

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Una carta de presentación comercial es una forma profesional de conocer a las personas y empresas que pueden estar interesadas en lo que usted tiene para ofrecer y pueden ser de gran ayuda para causar una buena impresión. 

Es una herramienta común para nuevas empresas, pero también puede ser útil para empresas establecidas para ampliar su base de clientes.

Involucrar al corresponsal

Estas cartas pueden enviarse a otras empresas oa clientes individuales potenciales. El objetivo principal es involucrar al corresponsal para que vea el valor de una relación con su empresa. 

Debe abrir la puerta a una buena comunicación y no parecer un anuncio o una conferencia.

Los tres tipos principales de cartas de presentación comercial son:

• Presentar un nuevo negocio, proveedor o fabricante a otros negocios con la esperanza de crear un nuevo cliente o cliente, que puede incluir nuevos compradores, un nuevo producto o línea de productos, un anuncio, información sobre una feria comercial o una carta dirigida sobre un nuevo servicio o producto

• Presentarse a sí mismo como una persona o propietario de un nuevo negocio que ofrece un producto o servicio a una audiencia más amplia, que puede incluir una pequeña empresa que se presenta a un cliente nuevo o anterior o un nuevo empleado.

• Presentar a otra persona a las empresas que el escritor ya conoce como fuente de un producto o servicio. Esto puede incluir un nuevo gerente, socio comercial, cliente anterior, colega o ex empleado

Las cartas de presentación comercial se utilizan comúnmente en una amplia variedad de tipos de negocios, tales como

• Las agencias inmobiliarias pueden utilizar la letra para diferenciarse del resto y dar razones concretas por las que la persona o empresa tendrá una mejor selección o experiencia con su agencia.

• Los autónomos, como los diseñadores gráficos, los decoradores de interiores y los asistentes virtuales, a menudo comienzan con poco y necesitan ampliar su base. Una carta de presentación comercial es una buena forma de crear una clientela.

• Los proveedores que venden a otras empresas, como fabricantes de repuestos o servicios profesionales de limpieza, pueden usar la carta para construir nuevas relaciones y mercados.

• Los fabricantes pueden buscar nuevos mercados y distribuidores. Una carta de presentación es una buena forma de encontrar nuevos socios.

Primer párrafo

La carta debe presentar primero a la persona que la escribe, dando su nombre, empresa y puesto en la empresa. Si ha conocido a la persona que recibe la carta, puede mencionar la fecha y las circunstancias.

Si tiene un amigo en común o un contacto comercial, también puede mencionarlo. La carta debe indicar el motivo de la carta y cualquier terreno común entre las empresas.

Segundo parrafo

El segundo párrafo puede mencionar detalles de lo que ofrece la empresa y cómo el remitente cree que beneficiará a la empresa receptora. La carta debe estar en una página y firmada con un bolígrafo, para que no parezca generada por computadora.

Dado que es una carta comercial, debe tener un tono formal, pero ser amigable y optimista, para que la persona que la lea se sienta bien con la oferta. Debe explicar cómo una relación entre el remitente y el receptor sería buena para ambas empresas.

Revisa la carta

La letra no debe tener errores de puntuación, gramática o ortografía. Incluso si usa el corrector ortográfico, debe revisar la carta para asegurarse de que esté libre de errores. El motivo de la carta debe indicarse muy claramente.

Por ejemplo, en el ejemplo siguiente se indica que el remitente espera que el receptor compre sus productos horneados en la panadería. 

Tu intención debe ser clara y no ambigua. Al final, el remitente debe agradecer al receptor por su tiempo y ofrecer información de contacto. También puede solicitar una cita si es adecuado para la situación.

Puede enviar la carta por correo postal o por correo electrónico. Aquí hay un ejemplo de carta de presentación comercial de una nueva panadería a los restaurantes locales. 

Asegúrese de abordar cada letra individualmente y use el nombre del propietario o gerente, así como el nombre de la empresa. La carta debe parecer personal y no genérica.

Ejemplo de carta de presentación para un cliente

Su nombre
Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del destinatario
Nombre del restaurante
Dirección del restaurante
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre del destinatario:

Represento al Nombre de la Compañía como responsable de Relaciones Públicas. Somos una panadería de servicio completo que ofrece una amplia variedad de golosinas, desde simples galletas de azúcar hasta elaborados pasteles de boda.

Hemos aprendido de NAME of MUTUAL CONTACT que su restaurante no hace sus propios postres, sino que los compra en las panaderías locales. Me gustaría presentarle algunas de nuestras especialidades y solicitarle que considere comprarnos sus productos horneados en el futuro.

Hemos ganado premios en el mercado local de agricultores y en la feria estatal por el pastel de manzana, el pastel de la selva negra y el strudel de albaricoque. Nuestros precios son competitivos y creemos que su clientela disfrutará de nuestros productos y volverá por más.

Nuestro extenso menú incluye artículos veganos, vegetarianos y sin gluten, y con la energía solar funcionando todo nuestro equipo, tenemos una huella de carbono sostenible.

Visitaré su restaurante la próxima semana y traeré algunas muestras de artículos que creemos mejorarán su menú. Si tiene alguna pregunta o sugerencia, no dude en llamarme al NÚMERO DE TELÉFONO o enviarme un correo electrónico a EMAIL ADDRESS.

Gracias por tu tiempo y atención. Espero reunirme con usted en un futuro próximo.

Atentamente,

Su firma
Su nombre impreso

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