Cartas comerciales

Redacción de una carta de propuesta de catering – Formato de ejemplo

La carta de   propuesta de catering es  una cotización de los servicios que el proveedor desea brindar a un posible cliente.  Un proveedor crea la carta después de una reunión preliminar con el cliente potencial para proporcionarle a la persona un  precio específico y un acuerdo de servicio . 

 Temas de interés

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Pasos para redactar una carta de propuesta:

1. Una carta de presentación

La primera sección de una carta de propuesta es una carta de presentación que es un breve resumen de los servicios, incluido el nombre del evento y su fecha, hora y ubicación. 

También debe incluir la garantía de recuento mínimo de invitados. Además, la carta de presentación debe contener una breve descripción de los servicios que brindará el proveedor para el evento.

2. Elementos del menú y cargos

La siguiente sección de la carta de propuesta incluye los alimentos y bebidas específicos que el cliente potencial ha elegido y los cargos por los artículos.

El proveedor debe incluir aperitivos, ensaladas, panes, platos principales y postres, a menos que el proveedor ofrezca ofertas combinadas.

3. Cargos adicionales

Los cargos en esta sección incluyen precios de alquiler de ropa de cama, centros de mesa, cubiertos, vajillas, platos para servir y más. El proveedor debe enumerar los precios por artículo o grupos similares de artículos.

Además, el proveedor debe enumerar todos los costos laborales para la entrega y el personal necesario para realizar todas las tareas contractuales requeridas. El costo de la mano de obra suele ser una cantidad por hora multiplicada por la cantidad de horas y los miembros del personal.

4. Cotización total

La cotización total es simplemente una lista de todos los cargos de cada sección anterior y el total general. Un proveedor también puede incluir una cantidad de depósito para comenzar los preparativos para el evento.

5. Explicación de políticas

Las políticas de catering involucran el requisito de recuento mínimo de invitados, garantía de servicios, formas aceptables y términos de pago y cualquier otro detalle que el proveedor considere necesario para que el cliente potencial acepte en esta carta de propuesta escrita.

6. Firma y pago

En esta área, el proveedor debe colocar una declaración de acuerdo desde la perspectiva del cliente y una línea para su firma. Además de esto, un área para la información de pago del cliente debe estar debajo de esta sección.

Ejemplo de carta de propuesta de catering

[Membrete de la empresa de catering]

Fecha

Nombre del cliente
Dirección del cliente
Número de teléfono del cliente

Estimado [nombre del cliente]:

[Nombre de la empresa de catering] espera poder ofrecerle alimentos y otros servicios a usted y a los invitados a su evento. Nuestra empresa proporcionará [enumere los servicios pertinentes] para su evento.

Lea la carta de propuesta para [Nombre del evento] que será el [Fecha] a las [Hora AM o PM] por un período de [número de horas] en [Nombre del lugar] en [Dirección del lugar] para ver si está de acuerdo con la cotización de nuestra compañía para una garantía mínima para huéspedes de 20 [indique otro número cuando sea necesario].

Respetuosamente tuyo,

[Nombre en letra de imprenta del proveedor]
[Firma del proveedor]

Elementos del menú y cargos para un mínimo de 20 invitados 
1. Aperitivos

[2 bandejas de champiñones rellenos a $ 10.00 cada uno para un total de $ 20.00]

2. Ensalada y aderezo para ensaladas

[4 tazones de ensalada mixta a $ 18.00 cada uno para un total de $ 72.00].

[2 garrafas de aderezo para ensaladas italiano a $ 5,50 por garrafa para un total de $ 11,00.]

3. Pan

[4 docenas de palitos de pan a $ 5.00 por docena para un total de $ 10.00].

4. Entradas

[4 contenedores de pollo a la parmesana a $ 40.00 por contenedor que alimenta a 6 invitados por contenedor por un total de $ 160.00.]

5. Postres

[20 porciones individuales de mousse de chocolate a $ 40.00 en total].

6. Bebidas

[5 galones de té de frambuesa a $ 5.00 por galón para un total de $ 25.00.]

Cargos adicionales

[3 miembros del personal para el evento a $ 10.00 por hora durante un período de 4 horas equivalen a $ 120.00]

[Los cargos por vajilla, cubiertos y plato para servir equivalen a $ 90.00]

[El alquiler de la ropa de mesa equivale a $ 30,00]

[2 centros de mesa a $ 10,00 cada uno por un total de $ 20,00]

Cotización final

• El total de los elementos del menú es [$ 338,00]
• El total de la mano de obra es [$ 120,00]
• El total de todos los demás cargos es [$ 140,00]
• El total general es [$ 598,00]
• Se requiere un depósito del 25% [$ 149,50]
• Saldo adeudado 10 días antes del evento [$ 448.50]

Políticas

Garantía de número mínimo de invitados

Calculamos nuestra cotización teniendo en cuenta una garantía mínima de número de invitados. Si sus invitados son menos, aún pagará por el mínimo de invitados. Por otro lado, si su lista de invitados se expande, sus cargos aumentarán.

Periodo de tiempo

Usted acepta un marco de tiempo establecido que su evento cubrirá para nuestros servicios. Si los miembros de nuestro personal deben trabajar más tiempo, los cargos por mano de obra aumentarán en su factura final.

Depositar

Se paga un depósito del 25% al ​​aceptar esta propuesta. El depósito es reembolsable solo si cancela 30 días antes del evento. Después de esta fecha, no es posible realizar ningún reembolso, ya que es posible que ya se hayan aprobado los planes para su evento.

Términos de pago

Los términos de pago requieren que pague un depósito del 25% y que el saldo debe pagarse dentro de los 10 días posteriores a la fecha del evento. Todos los costos adicionales incurridos por el mayor número de invitados o las horas adicionales del personal se facturarán dentro de los 10 días posteriores al evento y se pagarán al recibir la factura. Se tomarán acciones de cobro cuando sea necesario para obtener el pago de estos cargos.

Información de firma y pago

1. Firma 

Al firmar a continuación, yo, [Nombre del cliente], demuestro que estoy de acuerdo con todos los elementos de esta carta de propuesta, incluidas las políticas de la empresa.

[Firma del cliente] [Fecha]

2. Información de pago

El pago puede hacerse en efectivo, giro postal o cheque enviándonoslo en este momento. Para pagar con tarjeta de crédito, complete el siguiente formulario:

Nombre en la tarjeta:
Tipo de tarjeta: VISA, MasterCard,
Número de cuenta Discover :
Fecha de vencimiento:

Gracias por permitir que [nombre de la empresa de catering] esté a su disposición.

*** Los proveedores de catering solo necesitan reemplazar la información entre [] para personalizar cada carta de propuesta de catering.

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