La mayoría de las personas y muchas pequeñas empresas utilizan el método de contabilidad basado en el efectivo. Con este método se registran los ingresos cuando se recibe el dinero y se registran los gastos cuando se paga el dinero. Las deducciones de impuestos se hacen en el año en que se pagan. La regla general es que no se pueden prepagar los gastos del negocio para un año futuro y deducirlos de los impuestos del año en curso. Un gasto que se paga por adelantado puede ser deducido sólo en el año o años en que se aplica. Tal gasto debe ser prorrateado a lo largo del tiempo, en lugar de deducirse en su totalidad en el año fiscal en el que se paga. Esto hace que estos gastos se parezcan más a los gastos de capital que a los gastos corrientes.

Sin embargo, hay una importante excepción llamada la regla de los 12 meses. Le permite deducir un gasto futuro prepagado en el año en curso si el gasto es por un derecho o beneficio que no se extiende más allá del primero de ellos:

  • 12 meses, o
  • hasta el final del año fiscal después del año fiscal en el que hizo el pago.

Los gastos comunes de prepago incluyen el alquiler, el seguro, los intereses y el coste de obtener un alquiler o un préstamo.

Los gastos comunes de prepago incluyen el alquiler, el seguro, los intereses y el coste de obtener un alquiler o un préstamo.

Alquiler prepago

A menos que se aplique la regla de los 12 meses, los pagos de alquiler por el uso de la propiedad después del año fiscal sólo son parcialmente deducibles en el año en que se hace el pago.

Ejemplo: En enero de 2016, la Compañía A firma un contrato de arrendamiento de tres años con un alquiler de 10.000 dólares al año. La empresa paga la totalidad de los 30.000 dólares de alquiler por el período completo de tres años en enero de 2016. La regla de los 12 meses no se aplica porque el gasto es por un beneficio (un arrendamiento) que se extiende por más de 12 meses y también más allá del final del siguiente año fiscal. Sólo 10.000 dólares son deducibles en 2016. Los 20.000 dólares restantes deben ser deducidos en 2017 y 2018 (10.000 dólares cada año).

Ejemplo: En julio de 2016, la Compañía B paga 10.000 dólares por el alquiler de una oficina hasta diciembre de 2017. La totalidad de los 10.000 dólares puede ser deducida en 2016. La regla de los 12 meses se aplica porque el período de alquiler sólo se extiende hasta el final del año fiscal después del año en que se hizo el pago.

Seguro de prepago

Las primas de seguro prepagadas son deducibles cuando se pagan, siempre que no se apliquen a un período que se extienda más de 12 meses después del final del año fiscal en que se hicieron los pagos. Si el contrato de seguro se extiende por un período más largo, es necesario tomar la deducción a lo largo del tiempo.

Ejemplo 1: Usted es un contribuyente de año natural y paga 10.000 dólares el 31 de diciembre de 2016 por una póliza de seguro comercial que tiene vigencia durante un año que comienza el 1 de enero de 2017 y termina el 31 de diciembre de 2017. Se aplica la regla de los 12 meses. El beneficio que usted ha pagado por una póliza de seguro comercial no se extiende más de 12 meses después del 1 de enero de 2016 (la primera fecha en la que se realizó el beneficio de la póliza). Tampoco se extiende más allá del año fiscal siguiente al año en que se realizó el pago (que sería el año fiscal 2017 o posterior). Por lo tanto, la totalidad de los 10.000 dólares es deducible en 2016.

Ejemplo 2: Por otra parte, si su póliza tuviera un plazo de un año a partir del 1 de febrero de 2017, la regla de los 12 meses no se aplicaría. En este caso, el beneficio obtenido del pago del 31 de diciembre de 2016 se extendería hasta el 1 de febrero de 2018. Esto es más allá del final del año fiscal siguiente al año en que realizó el pago.

Otros gastos prepagados

Estas mismas reglas se aplican a otros gastos multianuales prepagados deducibles como gastos diversos de negocios o inversiones, por ejemplo, suscripciones de negocios, cuotas sindicales y profesionales, así como alquiler de cajas de seguridad.

Ejemplo: En diciembre de 2016, John paga 300 dólares por adelantado por una suscripción de tres años a una revista de negocios. La suscripción comienza en enero de 2017. La regla de los 12 meses no se aplica porque el beneficio del pago anticipado -la suscripción- dura más de 12 meses y más que el final del siguiente año fiscal. John no recibe ninguna deducción en 2016. Puede deducir 100 dólares en 2017, 2018 y 2019.

Gastos de préstamos

Los gastos para obtener un préstamo incluyen comisiones, gastos de custodia, honorarios legales y honorarios de compromiso. Estos gastos son deducibles si el préstamo está relacionado con la producción de ingresos comerciales o de inversión. Sin embargo, los gastos del préstamo prepagado para un préstamo personal generalmente no son deducibles en absoluto. Si son deducibles, los gastos del préstamo deben ser deducidos durante la vida del préstamo. La regla de los 12 meses no puede ser usada para deducir tales gastos en un solo año.

Intereses prepagados

El interés prepago es el interés que se paga por adelantado por un período que va más allá del final del año fiscal. No se pueden deducir completamente tales pagos anticipados en un solo año. Más bien, debes deducirlos durante la vida del préstamo. Es decir, el interés prepagado debe ser deducido en el año en que se debe, no en el año en que se paga.

Ejemplo: Joe debe pagar 1.000 dólares de interés cada año por sus préstamos estudiantiles. En diciembre de 2016 le entrega a su prestamista 2.000 dólares para pagar por adelantado los intereses de 2017 y 2018. No puede deducir el pago de 2.000 dólares en 2016. En cambio, puede deducir $1.000 en 2017 y $1.000 en 2018.

Los puntos que se pagan para obtener un préstamo se consideran generalmente como cargos por intereses adicionales, por lo que se consideran pagados durante el plazo del préstamo. Sin embargo, se aplican reglas especiales a los puntos pagados para obtener una hipoteca de vivienda. Los contribuyentes pueden deducir los puntos en su totalidad en el año fiscal en el que se pagan:

  • el préstamo está garantizado por la residencia principal del contribuyente
  • el pago de puntos es una práctica comercial establecida en la zona donde se hizo el préstamo, y
  • los puntos pagados no eran más que los puntos generalmente cobrados en esa área.

Calificando para usar la regla de los 12 meses

Para utilizar la regla de los 12 meses, debe aplicarla cuando empiece su negocio o cuando declare sus impuestos por primera vez como individuo. Debes obtener la aprobación del IRS si no has estado usando la regla y quieres empezar a hacerlo. La aprobación del IRS se otorga automáticamente. Debe presentar el formulario del IRS 3115, Solicitud de Cambio de Método de Contabilidad , con su declaración de impuestos del año en que desea hacer el cambio. Al hacerlo, se aplica la regla de los 12 meses a los impuestos de los años anteriores, lo que puede dar lugar a deducciones adicionales y devoluciones de impuestos de años anteriores. Presentar el Formulario 3115 es un proceso complejo que es mejor que lo haga un profesional de impuestos.

Preguntas para su abogado

Si está pensando en pagar por adelantado algunos de sus gastos, asegúrese de conocer las consecuencias fiscales. No asuma que podrá obtener todos los beneficios fiscales del pago en el año en que se haga. Si tiene alguna pregunta, hable con un preparador profesional de impuestos o con un abogado de impuestos antes de presentar su declaración.

  • ¿Es una buena idea pagar los gastos por adelantado?
  • ¿Se puede deducir un salario anticipado en el año en que se pagó?
  • ¿Hay algún gasto multianual prepagado que sea totalmente deducible en el año de pago?
  • ¿Necesito presentar el formulario 3115 para usar la regla de los 12 meses?
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