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Escribir una carta de agradecimiento al cliente – Formato de ejemplo

Una carta de agradecimiento al cliente es un tipo de comunicación comercial formal que se utiliza para mantener relaciones profesionales a  largo plazo . Algunas de las razones para enviar una carta de agradecimiento son para reconocer a un cliente leal, un cliente nuevo o para apreciar algo que hizo un cliente, como traer un nuevo cliente.

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  1. Cinco formas de agradecer a los clientes

Escribir una carta de agradecimiento al cliente - Formato de ejemplo

Mantenga una relación positiva

Este tipo de carta ayuda a mantener una relación positiva entre una empresa y sus clientes. No solo mejora la atmósfera empresarial, sino que también puede ayudar a atraer nuevos clientes a través del valioso boca a boca.

Es más probable que una empresa realice una venta a un cliente ya leal que a uno nuevo. Si bien es importante encontrar constantemente nuevos mercados, es igualmente importante que los clientes actuales vuelvan.

En algunos casos, una empresa puede expresar su agradecimiento a sus clientes ofreciendo recompensas como descuentos. 

Esta puede ser una gran herramienta de marketing, pero no se puede exagerar el valor de una carta de agradecimiento al cliente. Es una cosa simple pero reflexiva de hacer y causa una buena impresión.

Algunos consejos para escribir una carta de agradecimiento:

  1. La carta debe estar dirigida al cliente por su nombre. El remitente debe asegurarse de tener la ortografía, el título y la dirección correctos. Cualquier inexactitud podría socavar la credibilidad de la carta. No debe estar dirigido al nombre de la empresa ni a quien corresponda.
  2. La carta debe ser personal para el cliente. Debe dirigirse a un cliente leal, un cliente recurrente o un cliente nuevo. El tono será diferente para cada tipo de cliente. Por ejemplo, puede ser más informal para un cliente antiguo y tener un tono más formal para un cliente nuevo. 
  3. El remitente debe indicar su nombre y / o el nombre de su empresa y explicar por qué está escribiendo la carta.
  4. El tono de la carta debe ser cálido, honesto y profesional. No debe sonar demasiado sentimental. El lenguaje florido puede parecer poco sincero. Tampoco debería sonar demasiado formal. El profesionalismo puede ser informal.
  5. El motivo del agradecimiento debe expresarse de forma clara y específica y expresar sinceramente por qué merece reconocimiento. El motivo de la carta no debe ser vago ni ambiguo.

Esto podría hacer que la carta parezca impersonal, y el punto principal de esta carta es que es personal. Es una buena idea pedirle a un extraño que lea la carta para determinar si la letra suena sincera. De lo contrario, podría tener el efecto contrario en el cliente.

  1. La carta debe decir claramente gracias.
  2. El remitente puede incluir una muestra gratis, un cupón u otro regalo si así lo desea. Esto es opcional.
  3. La carta debe imprimirse en papel con membrete de la empresa y enviarse por correo con el franqueo correcto.
  4. Si hay otros productos o servicios que crees que el cliente puede encontrar interesantes, puedes mencionarlos en la carta. Solo deben mencionarse las cosas relevantes para el negocio del cliente.

Aquí hay una muestra de una carta de agradecimiento al cliente que puede modificarse para diferentes situaciones.

Ejemplo de carta de agradecimiento al cliente

Membrete de la empresa

Nombre del
remitente Compañía del
remitente Dirección del remitente
Ciudad, estado, código postal

Fecha

Nombre del
cliente Compañía del
cliente Dirección del cliente
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre del cliente,

Soy la POSICIÓN ESTATAL del NOMBRE DE LA COMPAÑÍA y me gustaría expresarle mi gratitud por ser un cliente leal de nuestra compañía durante los últimos tres años. Gracias a clientes como usted, este ha sido uno de nuestros años más rentables.

Me doy cuenta de que podría haber llevado su negocio a cualquiera de las otras empresas de la localidad, pero nos ha mantenido como su primera opción y le agradezco por ello.

El próximo año, presentaremos varios otros Productos y / o Servicios de Nombre que pueden resultarle útiles, y me complacerá discutirlos con usted cuando le resulte conveniente.

Como muestra de nuestro agradecimiento por su patrocinio, le ofreceremos un descuento del 10 por ciento en su próximo pedido.

Continuaremos nuestro compromiso de brindarle el mejor servicio y productos disponibles y esperamos una relación profesional mutuamente beneficiosa en el futuro.

Sinceramente,

Firma del
remitente Nombre del
remitente Título del remitente

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