Redacción de una carta recordatoria de pago vencido - Formato de ejemplo
Cualquiera que otorgue crédito o preste dinero debe poner por escrito las condiciones de reembolso y hacer que la otra parte las firme. Una carta de recordatorio de pago vencido es una forma educada de decirle a alguien que no ha pagado su factura.
Esto puede ser útil para una empresa que ofrece servicios o una fiesta privada que ha prestado dinero a un amigo o familiar y le gustaría recordarle que lo reembolse.
Una carta de recordatorio es importante porque sin ella, es posible que nunca se pague la factura. Una carta tiene la ventaja sobre una llamada telefónica enojada porque le permite a la empresa redactar una carta bien pensada que presenta todos los hechos mientras mantiene una conducta profesional.
Primer paso
El primer paso es asegurarse de que todos los hechos de la situación se comprendan correctamente. Sería vergonzoso y poco profesional enviar una carta exigiendo el pago solo para enterarse más tarde de que existen circunstancias atenuantes.
Por ejemplo, es posible que la factura se haya perdido en el correo y nunca llegó al cliente o, si la factura se envió por correo electrónico, es posible que la protección de tramo del cliente la haya eliminado antes de que el cliente la viera.
Los puntos que conviene aclarar son:
• La información de la factura es correcta
• El formato de la factura es correcto
• La factura se envió realmente y cuándo
• La fecha de vencimiento ya pasó
• El cliente recibió la factura
La empresa debe tener una política relacionada con el tiempo en que se envían las cartas de recordatorio de pago vencido. Algunos los enviarán una o dos semanas después de la fecha de vencimiento.
Una forma de decidir la política de tiempo es probar varias en los clientes.
Puede quedar claro qué momento tiene el mejor efecto. Si se envía demasiado pronto, es posible que el cliente aún no esté en condiciones de pagar, y si se envía demasiado tarde, es posible que el cliente no se lo tome en serio.
Ser cortés
El tono de la carta siempre debe ser cortés. Incluso si la persona se siente enojada porque la cuenta no ha sido pagada, no ayudará expresar enojo y amenazas o tratar de intimidar al destinatario de la carta y podría empeorar la situación. Después de todo, el objetivo es conseguir el dinero.
La primera carta de recordatorio debe ser amigable y recordarle al cliente que ha estado satisfecho con el servicio de la compañía en el pasado.
La carta también puede indicar que recibir pagos es vital para mantener en funcionamiento una pequeña empresa.
También puede brindarle al cliente varias opciones de pago como:
• Cheque
• Tarjeta de crédito
• PayPal
Si es necesario enviar un segundo o incluso un tercer recordatorio, es probable que nunca se pague la factura.
Este recordatorio también puede ser amigable y mencionar que la empresa aprecia el negocio del cliente, pero brinda detalles pertinentes como:
• Cuántos días está vencida la factura
• Cuántos avisos recordatorios anteriores se enviaron
• Se agregará una tarifa a la factura vencida
• Una solicitud de respuesta inmediata al recibir esta carta
• Un recordatorio de varios métodos de pago
Junto con la carta de recordatorio de pago vencido, hay algunos documentos que deben incluirse como:
• Una copia de la factura original con la palabra Recordatorio estampada en ella y el monto y la fecha de vencimiento resaltados
• Una nueva factura, si corresponde, que incluye cualquier cargo por pago atrasado o intereses
• Se puede incluir un sobre con la dirección anticipada para que el la dirección de la empresa se presenta claramente
Aquí hay un ejemplo de una carta de recordatorio de pago vencido. Debe estar escrito en un estilo formal de carta comercial y enviarse por correo certificado, para que el remitente tenga la confirmación legal de que fue recibido por la persona adecuada.
Si el remitente tiene membrete comercial, debe usarse.
Ejemplo de carta recordatoria de pago vencido
Su nombre Nombre
comercial
Dirección
Ciudad, estado, código postal
FECHA
Nombre de la persona que debe el pago
Dirección de la persona que debe el pago
Ciudad, estado, código postal
Re: primer recordatorio de pago vencido
Estimado nombre de la persona que debe el pago:
Esta carta es para notificarle formalmente que el pago adeudado por usted en la factura número NÚMERO tiene dos semanas de atraso. La cantidad de AMOUNT vence el DATE.
Adjunto un sobre sellado y con la dirección para que envíe la cantidad por cheque junto con su número de cuenta cuando reciba esta carta.
La factura también se puede pagar con tarjeta de crédito o PayPal. Se adjunta una copia de la factura que se le envió con la fecha y el monto adeudado resaltados.
Un mes después de la fecha de vencimiento, se aplicará un cargo por pago atrasado a su factura y se le enviará una nueva. Si ya pagó esta factura, ignore esta carta. De lo contrario, envíe el pago inmediatamente.
Gracias por su atención a este asunto.
Sinceramente,
Su firma
Su nombre impreso
Lista de anexos (copia de la factura, sobre)
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