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Escribir una carta de devolución de cargo al cliente – Formato de ejemplo

Una devolución de cargo es el proceso  que realiza un servicio comercial cuando un banco emisor de una tarjeta de crédito recibe una solicitud de devolución de cargo de un cliente que disputa las transacciones que aparecen en su factura.

Escribir una carta de devolución de cargo al cliente - Formato de ejemplo

El banco tiene ciertos derechos para revertir las transacciones de ventas y puede hacerlo a su propia discreción oa petición del titular de la tarjeta. Hay varias razones por las que los clientes pueden solicitar devoluciones de cargo. 

Las razones más comunes son:

  • Tarjetas fraudulentas
  • Envíos de datos erróneos
  • Errores de procesamiento
  • Transacciones fraudulentas
  • Transacciones duplicadas procesadas
  • Mercancías no entregadas
  • Mercancía defectuosa

El comerciante puede impugnar un contracargo

El comerciante puede disputar un contracargo según el código de motivo del contracargo. Esto se llama representación. Un período está dictado por el código de motivo específico en el que se debe realizar una representación. 

También hay documentación requerida por el banco del comerciante. El servicio de proveedor de procesamiento comercial le permitirá al comerciante qué documentación se requiere y cuándo.

El proceso comienza cuando un cliente envía una carta de devolución de cargo

El proceso comienza con un cliente que envía una carta de devolución de cargo a su banco indicando que desea que se le devuelva el dinero en función de una de las razones anteriores. Luego, el banco se comunica con el servicio de procesamiento comercial y le informa de los cargos en disputa. 

El proveedor de procesamiento comercial puede emitir un juicio en este momento si cree que la disputa es válida. Para emitir este juicio, el proveedor de servicios puede solicitar una copia del recibo por el cargo en disputa. 

Si el proveedor de servicios decide que la disputa es válida, retirará el dinero de la cuenta bancaria del comerciante. 

También se cobrará una tarifa de devolución de cargo en la próxima fecha de débito de tarifa programada regularmente. Esta fecha debe estar en el contrato de servicio de procesamiento comercial. 

El servicio enviará al comerciante una Carta de aviso de débito de devolución de cargo que contiene las instrucciones de lo que el comerciante debe hacer. 

También se enviará un formulario de Solicitud de reversión de ajuste de devolución de cargo con instrucciones para que el comerciante impugne la solicitud de devolución de cargo. 

Estos formularios se enviarán por correo, para que el comerciante pueda ver el débito antes de recibir la notificación oficial por escrito. 

¿Disputa el contracargo?

El comerciante puede decidir si disputa o no el contracargo. Si él o ella no quiere discutirlo, simplemente no puede hacer nada. En este caso, el banco devolverá al consumidor su dinero y el caso se considerará cerrado. 

Sin embargo, los comerciantes deben saber que si reciben solicitudes de devolución de cargo de más del dos por ciento de su volumen total de procesamiento en un período de 30 días, el servicio de procesamiento comercial tiene motivos para cancelar su cuenta. 

Si el comerciante desea disputar la solicitud de devolución de cargo con la esperanza de que se revierta, deberá enviar una carta de Reversión de ajuste de devolución de cargo dentro del plazo que se indica en la carta de Aviso de débito de devolución de cargo. 

El formulario enumerará la información y la documentación que requiere el servicio de procesamiento comercial para disputar la solicitud de devolución de cargo. 

Revise la información

El procesador comercial revisará la información proporcionada por el comerciante y tomará una decisión final sobre si revertir o no el contracargo. 

Si el servicio de procesamiento comercial decide revertir el contracargo, se devolverá el dinero que se dedujo de la cuenta del comerciante. 

Los clientes también pueden intentar solicitar un contracargo fraudulento. Para evitar esto, los comerciantes necesitan políticas de devolución inequívocas que se den a conocer a los clientes. 

Esto ayuda a los comerciantes a evitar la responsabilidad por problemas que están fuera de su control, según la Guía de contracargos. 

Por ejemplo, los clientes pueden intentar cancelar pagos después de que se haya enviado un artículo. 

Se requieren buenas políticas para proteger a los comerciantes de recibir solicitudes de devolución de cargo que no pueden ganar. 

Es posible que el comerciante desee enviar una carta de devolución de cargo al cliente para convencerlo de que retire la disputa. 

A continuación se muestra una muestra de una carta de devolución de cargo a un cliente. Debe ser una carta comercial formal y enviarse por correo certificado con un acuse de recibo solicitado. 

Ejemplo de carta de devolución de cargo al cliente

Nombre del
comerciante Dirección del comerciante
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del
cliente Dirección del cliente
Ciudad, estado, código postal

RE: Solicitud de revocación de contracargo

Nombre del estimado cliente:

Mi proveedor comercial me informó que solicitó una devolución de cargo en el televisor que compró el mes pasado. 

Entiendo que puede estar irritado porque aún no ha recibido su televisor a pesar de que han pasado tres semanas, pero quiero asegurarle que lo recibirá dentro de los próximos cinco días.

Es un modelo extremadamente popular y debido a la temporada navideña, ha sido difícil para nuestra tienda obtener la cantidad requerida de unidades. Sin embargo, este problema se ha resuelto y su televisor está de camino a su casa. 

Sería extremadamente difícil para mi tienda si se permitiera el contracargo, por lo que le pido que considere retirar su solicitud.

Gracias por su atención a este asunto. No dude en ponerse en contacto conmigo si puedo ser de alguna ayuda.

Sinceramente,

Firma del
comerciante Nombre en letra de imprenta del comerciante

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