Cartas de cancelación

Escribir una carta de cancelación de pedido – Formato de muestra

Cancelar un pedido  es bastante común, y las empresas esperan que los consumidores cancelen una cierta cantidad de pedidos realizados. La mejor forma de cancelar una orden de compra es por teléfono.

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Esto detendrá rápidamente el procesamiento del pedido. Sin embargo, también es una buena idea enviar una carta de cancelación de pedido para los pedidos que tardan más en procesarse, así como para verificar formalmente una compra cancelada.

Escribir una carta de cancelación de pedido - Formato de muestra

No debe esperar para cancelar una compra

Los consumidores no deben esperar para cancelar una compra. Es más probable que la cancelación sea efectiva si el tiempo entre la compra y la cancelación es corto. Algunas empresas tienen un límite de tiempo en el que se deben realizar las cancelaciones.

Sentido Común

Las empresas también cancelan pedidos. La razón más común para cancelar un pedido es cuando un proveedor no cumple con su compromiso y no entrega los productos en la fecha acordada. 

Cancelar una compra suele ser decepcionante porque el consumidor o la empresa contaban con recibir los productos, pero, incluso si se sienten decepcionados y algo enojados, deben ser educados al escribir una carta.

Si el consumidor decide que no puede pagar los productos o que no los necesita, también debe sentirse libre de cancelar su pedido. La carta debe ser breve y firme, dando toda la información requerida en un formato claro.

La información que debe incluirse en la carta de cancelación:

  • El nombre del cliente
  • La fecha en que se realizó el pedido.
  • El número de pedido de los artículos que se cancelan.
  • Una lista de nombres de elementos que se cancelan
  • Una lista de artículos que no se cancelan si están en la misma orden de compra
  • La lista debe incluir el tamaño, color, cantidad y número de inventario de los artículos que se cancelan.
  • La hora a la que se debe completar la cancelación
  • El motivo de la cancelación (opcional)
  • Una solicitud de confirmación por escrito de la cancelación.
  • Copias de recibos, facturas u órdenes de compra.

Razón de la cancelación

Si el producto o los bienes se recibieron y se encontraron defectuosos o no como se anuncia, esto podría mencionarse en la carta. Sin embargo, no es esencial que un consumidor individual dé una razón. 

Una empresa que cancela un envío de mercancías debe dar una razón. Incluso con prueba de una buena razón para cancelar, la cancelación no está completa hasta que la otra parte la reconoce o está de acuerdo.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta de cancelación de orden de compra de una empresa. Se debe utilizar correo certificado para proporcionar al cliente prueba de la fecha y hora en que se recibió la carta de cancelación.

Ejemplo de carta de cancelación para la empresa

MEMBRETE DE LA EMPRESA

Su nombre
Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre de la empresa
Nombre de la persona responsable de recibir los pedidos
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal

Estimado NOMBRE de la PERSONA RESPONSABLE:

Esta carta es una solicitud formal para cancelar el pedido REF. NUMBER que coloqué contigo el DATE. Es por CANTIDAD DE DÓLARES.

Según lo acordado por usted, los productos debían entregarse en esta dirección el FECHA o antes. Hoy son cinco días después de la fecha acordada y no hemos recibido ninguna notificación suya sobre el retraso.

Espero que acredite nuestra cuenta con un reembolso completo por la CANTIDAD que se pagó de acuerdo con el acuerdo firmado por ambos dentro de los 10 días hábiles.

Adjunto copia del contrato. Por favor envíe una confirmación por escrito de mi cancelación.

Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo a Name@email.com o al 555-123-4567. Gracias por su rápida atención a este asunto.

Sinceramente,

Su firma
Su nombre en
letra de imprenta Lista de anexos

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