Home Cartas de cancelación Redacción de una carta de cancelación de reserva de hotel – Formato...

Redacción de una carta de cancelación de reserva de hotel – Formato de ejemplo

Así que ha encontrado una gran oferta en línea para su hotel de vacaciones familiares y lo ha reservado. Las horas de búsqueda del lugar perfecto al mejor precio valieron la pena, y ahora tienes un gran hotel. 

 Temas de interés

  1. Qué hacer si tiene que cancelar unas vacaciones
  2. Cómo utilizar el seguro de cancelación de viaje
  3. ¿Está cubierto por un seguro de viaje si cancela un viaje por temor al coronavirus?

Todo eso sería genial, pero ¿qué sucede cuando necesitas cancelar o hacer modificaciones en la reserva? 

Redacción de una carta de cancelación de reserva de hotel - Formato de ejemplo

La mayoría de los hoteles cobran un depósito saludable

La mayoría de los hoteles cobran un depósito saludable por adelantado o cargarán su tarjeta de crédito si cancela dentro de un cierto número de días. La mejor manera de evitar que se le cobre o que se retenga un depósito es escribir una Carta de cancelación de reserva de hotel. 

Servicio de cancelación del hotel

Todos los hoteles, excepto algunos pequeños moteles locales, utilizan Internet como una forma para que los clientes reserven habitaciones. Debido a que todo está tan automatizado, puede dejar cierto margen de error. Si sabe que las fechas reservadas para sus vacaciones no van a funcionar, debe informar al hotel lo antes posible.

Algunos sitios web tienen servicios de cancelación en línea donde puede ingresar y cancelar sin problemas. Pero es mejor siempre hacer un seguimiento con una carta para asegurarse de recuperar su depósito.

¿Presentar un contracargo?

Algunas personas esperan hasta que sea demasiado tarde y luego intentan presentar una devolución de cargo a la compañía de su tarjeta de crédito. La presentación de una devolución de cargo generalmente no funcionará en este caso, ya que la compañía tiene procedimientos en letra pequeña que usted acepta. 

Esta carta no tiene que ser del todo formal y demás, pero debe estar llena de información. Primero, debe tener los nombres de las partes que aparecieron en la reserva, seguidos de los últimos cuatro dígitos de la tarjeta de crédito utilizada y el número de reserva.

Las fechas y el lugar también deben incluirse en el formulario, para que no haya confusión. Cuantos más detalles, mejor, en caso de que el agente no pueda encontrar su reserva de una manera, puede encontrarla usando otra información. 

Política de cancelación de hoteles

Antes de escribir cualquier carta, asegúrese de conocer la política de cancelación de los hoteles. Si ya está fuera de los términos del período de cancelación, puede ser un punto discutible redactar una carta y una llamada telefónica podría ser mejor.

La mayoría de los hoteles mantendrán su política de cancelación y no renunciarán, pero siempre hay espacio para las negociaciones. Conozca las políticas antes de redactar cualquier carta; le ayudará a poder especificar sus derechos. 

Empiece la carta y vaya directo al grano. Indique el número de reserva y para quién fue la reserva, el nombre. Indique las fechas de la reserva y el lugar. Vaya directo al grano rápidamente, ya que las cadenas hoteleras reciben cientos de cartas a diario.

La mayoría de los hoteles le escribirán una carta a cambio confirmando que el problema se ha resuelto. Asegúrese de pedirles algún tipo de confirmación. La mayoría de los hoteles podrán dar un número de cancelación. 

Aquí hay una muestra de cómo debería verse la letra.

Muestra de carta de cancelación de reserva de hotel

Su nombre
Su dirección
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del receptor
Cargo del receptor
Nombre del hotel
Dirección del hotel
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre del destinatario:

Hice una reserva para el [Nombre del hotel] en [Dirección] para el año [Año]. El número de reserva para esta transacción es [C39093FG341]. 

Usé el sistema en línea para hacer mis reservas y la tarjeta de crédito utilizada para reservar esta habitación era una [MasterCard] con los últimos cuatro dígitos de [7845]. Me cobraron un depósito de [$ 400], a mi tarjeta de crédito, al hacer esta reserva. 

Debido a circunstancias que escapan a mi control, no puedo volar a Las Vegas para estas vacaciones y necesito cancelar mi reserva. 

De acuerdo con la política de cancelación de su hotel, tengo derecho a un reembolso del 100%, ya que hice mi cancelación dentro de los 30 días anteriores a la reserva. 

Estoy solicitando una cancelación con al menos casi 60 días de anticipación, por lo que no debería haber problemas para cancelar esta reserva y obtener un reembolso de mi depósito inicial. 

Me gustaría que el depósito se devuelva a mi tarjeta de crédito al recibir esta carta y cancelar las reservas. 

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo en la dirección de mi carta [email protected] o en mi teléfono celular al 555-908-4569. Espero con interés escuchar de usted pronto. 

Sinceramente, 

Su firma
Su nombre impreso
Copia a la oficina corporativa

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here