Escribir una factura por correo electrónico – Formato de muestra

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Un correo electrónico de factura es  otra palabra para una factura. Si es propietario de una empresa y otorga crédito, puede enviar una factura de cuánto le debe su cliente al final de cada mes. 

 Temas de interés

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Las tiendas minoristas dan una factura cada vez que alguien realiza una compra. Puede contener muchos artículos, el costo de cada uno calculado con cualquier impuesto agregado y el cliente paga el monto final. 

Escribir una factura por correo electrónico - Formato de muestra

La mayoría de las empresas en línea envían facturas por correo electrónico, pero cualquier empresa que venda un producto o servicio puede enviar una factura por correo electrónico. Incluso las empresas físicas tienen más éxito en cobrar facturas por correo electrónico que por correo. 

Facilite el pago al cliente

La factura o solicitud de pago debe contener tanta información como sea necesario para que sea fácil para el cliente o cliente pagar la factura lo antes posible, sin hacer preguntas que puedan retrasar el pago. En otras palabras, el correo electrónico de la factura no debe ser confuso. 

Si no se le paga dentro de los tres a cinco días posteriores al envío de la factura por correo electrónico, es posible que deba modificar el contenido. Una factura efectiva tendrá menos del 10 por ciento de los destinatarios pidiendo una aclaración. 

Algunos consejos para crear una factura por correo electrónico eficaz: 

  • Incluya el historial de pagos del cliente. Esto evitará cualquier duda sobre pagos anteriores y dejará claro cuál es el saldo actual. Algunas personas pueden olvidar y pensar que ya han pagado su factura.

    La factura debe indicar claramente que representa cualquier saldo pendiente. Puede incluir detalles sobre el pago en línea y dar una fecha límite de pago según el tipo de servicio. Por ejemplo, si el pago es para asistir a una conferencia o seminario web, puede haber una fecha límite para el pago. 

  • Los métodos de pago ofrecidos deben describirse muy claramente. El mejor medio de pago es el pago online. Esto facilita que el cliente pague la factura tan pronto como reciba la factura. La fecha de vencimiento del pago también debe quedar clara. Por lo general, el límite de tiempo es de cinco a siete días hábiles después de recibir la factura. 
  • La factura debe contener un enlace que muestre la cuenta del cliente, como Su cuenta, Su historial de pagos o Ver facturas pasadas. Esta es una manera fácil de brindarles a los clientes la oportunidad de obtener respuestas a sus preguntas sin preguntarle a usted.
  • Debe haber un enlace de contacto claro, de modo que el cliente pueda comunicarse con usted o con su departamento de finanzas para hacer preguntas para las que no pudieron encontrar la respuesta en la factura o para solicitar un reembolso.
  • Si una factura está muy atrasada, puede enviar un recordatorio cortés de que el pago vence en una fecha específica para preguntar cuándo puede esperar que se realice el pago, ya que las facturas vencidas son problemáticas para su negocio.
  • Una vez que se paga una factura, ya sea antes, a tiempo o tarde, debe enviar un correo electrónico de agradecimiento rápido. Esto refuerza la relación y puede generar respeto por su empresa.

La factura debe tener el logotipo, el nombre de la empresa, la dirección y la dirección de correo electrónico de contacto en la parte superior. Si la factura se puede pagar a través de PayPal o un servicio similar, el encabezado debe tener la dirección de correo electrónico que se utiliza para esos pagos. 

A continuación, pones el nombre y la dirección del cliente. Si es una empresa, utilice el nombre y la dirección de la empresa. Si es un individuo, use su dirección personal. 

Si no tiene esta información, es posible que deba llamarlos para obtenerla o preguntar a quién se debe enviar la factura. Después del nombre y la dirección, se debe proporcionar el número de cuenta de la empresa o del individuo. 

Cada cliente debe tener un número de cuenta único. Cada factura debe tener un número único que puede estar cerca de la parte superior de la página. Junto con el número de factura, debe estar la fecha de la factura. 

enumere los servicios que deben pagarse

Una vez que se identifican el cliente y la factura, puede enumerar los productos o servicios que deben pagarse. Si es un servicio, puede indicar una tarifa por hora. Una tienda minorista puede simplemente enumerar el producto. 

Si los servicios cubren más de un día, las fechas deben aparecer en orden cronológico junto con el monto que cobra. Se necesita una nueva línea para cada tipo de servicio o producto. 

Por ejemplo, si cobra por hora para trabajar en un automóvil, debe enumerar las piezas que tuvo que comprar junto con el cargo por hora, así como las tarifas adicionales y los impuestos aplicables. 

Puede parecer que las plantillas de facturas por correo electrónico carecen del toque humano y son ineficaces, pero si agrega una palabra amable en el correo electrónico y anota la fecha de vencimiento del pago, el 80 por ciento de las facturas se pagan a tiempo. 

Aquí hay un correo electrónico de factura de muestra creado para una empresa de paisajismo. 

Ejemplo de correo electrónico de factura

Número de cuenta: 123-456-789 Número de 
factura: 000-000-000 
Fecha de la factura: FECHA
NOMBRE DE LA  EMPRESA 
Dirección de la 
empresa Número de teléfono de la 
empresa Dirección de correo electrónico de la empresa 

Para: NOMBRE DEL CLIENTE O CLIENTE 
Dirección del cliente 
Dirección de correo electrónico del cliente 

Todos en Name of Company esperamos que se encuentre bien. Esta es su factura mensual habitual por los servicios prestados, así como la adición de la limpieza anual de invierno.

FECHA TOTAL DE SERVICIO 
Fecha de corte de césped 25 
Fecha de extracción de malezas 25 
Fecha de eliminación de escombros de invierno 40 

TOTAL —————————- 90 

Opciones de pago: 
Tarjetas de crédito, PayPal, etc., cheque, efectivo 
Fecha de vencimiento: cinco días hábiles a partir de la fecha de la factura 
Si desea realizar pagos mensuales, comuníquese con nosotros para obtener un plan de pago.

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