Si empiezas a trabajar como consultor en Nueva York, asegúrate de que entiendes las cuestiones legales y otras cuestiones prácticas: Trabajar como consultor en el Estado de Nueva York puede ser una forma flexible y rentable de ganarse la vida o complementar otras fuentes de ingresos. Para ayudar a que su negocio de consultoría tenga éxito, debe tener en cuenta algunas consideraciones legales importantes. Estos incluyen la elección de la entidad comercial más apropiada, la obtención de licencias y permisos, la atención a la salud y la seguridad, el manejo correcto de los asuntos tributarios, el trabajo con declaraciones de políticas y contratos, la obtención de seguros adecuados y el trato con los empleados.

Tenga en cuenta que el término «empresa consultora» puede abarcar una amplia gama de actividades. Algunos consultores trabajan principalmente en sus propias oficinas; otros trabajan en empresas ajenas o en lugares de trabajo interiores o exteriores. Además, algunos consultores son, en uno u otro sentido jurídico, «profesionales»; por ejemplo, pueden estar autorizados por el Estado. Al leer el resto de este artículo, debe tener en cuenta su tipo particular de consultoría.

Selección de la entidad comercial o estructura empresarial

Dependiendo de los detalles de su negocio de consultoría en particular, es muy posible que pueda operar como una empresa unipersonal o una sociedad colectiva. Sin embargo, al menos debería considerar usar una forma legal que lo proteja de la responsabilidad personal. En este sentido, si usted es miembro de una profesión reconocida, no sólo tiene opciones más comunes, como una compañía de responsabilidad limitada o una corporación, sino también opciones adicionales, como una corporación profesional o una compañía de responsabilidad limitada profesional.

En muchos casos, el trabajo de consultoría puede no parecer particularmente peligroso, y las situaciones que implican responsabilidad personal pueden parecer poco probables. Sin embargo, si en algún momento usted es responsable del manejo de información valiosa, propiedad física o incluso personas individuales, podría estar en riesgo de que algo se dañe o se pierda, o de que alguien resulte herido. Esto puede ocurrir en la ubicación de su propio negocio o en otro lugar, pero, en cualquier caso, usted querría que el negocio, y no usted personalmente, fuera responsable de cualquier responsabilidad.

Licencias y permisos

Incluso si usted opera como propietario único, debe considerar obtener un número de identificación fiscal federal, conocido formalmente como un Número de Identificación del Empleador (EIN); para otras formas de negocio, un EIN es un requisito. El proceso es fácil y puede completarse en línea en el sitio web del IRS en www.irs.gov .

Incluso el negocio de consultoría más limitado puede necesitar una licencia de una oficina del gobierno estatal o local. Esto puede ser algo tan simple como un certificado de hacer negocios como (DBA), o puede ser algo más significativo. El sistema «Online Permit Assistance and Licensing» (OPAL) de Nueva York, basado en la web, puede generar información básica sobre licencias y permisos para cualquiera de los casi 450 tipos de empresas, incluidas muchas categorías relevantes para diversos tipos de consultoría.

Además, hay varias ocupaciones y profesiones para las cuales Nueva York requiere alguna forma de licencia estatal. Estos incluyen no sólo las profesiones tradicionales como médicos, abogados, dentistas y contadores, sino también ocupaciones como barberos, cosmetólogos, corredores de bienes raíces y agentes de seguros. Para más información, consulte la sección estadísticas laborales del sitio web del Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York, y las páginas web de la Oficina de Profesiones del sitio web del Departamento de Educación del Estado de Nueva York.

Si usted va a vender bienes como parte de su negocio de consultoría, el Estado de Nueva York también requiere que usted obtenga un certificado de autoridad para recaudar impuestos sobre las ventas, lo cual puede hacer en línea a través del sistema OPAL.

Por último, incluso si su negocio de consultoría es «discreto» o está orientado a la oficina, tenga en cuenta que puede haber leyes locales de zonificación que prohíban su negocio en ciertos lugares. Esto generalmente es más probable que sea un problema si usted está pensando en operar el negocio desde su casa y vive en un área claramente residencial, en lugar de comercial. Incluso si el negocio es permisible bajo la ordenanza de zonificación local, es posible que se le pida que obtenga un certificado de cumplimiento de la autoridad de zonificación local. En resumen, su mejor opción es investigar las regulaciones de zonificación antes de abrir su negocio.

Salud y seguridad

Para los consultores que trabajan en oficinas, la salud y la seguridad no es probablemente una preocupación primordial. Sin embargo, si usted va a trabajar «en el campo» en situaciones que son potencialmente peligrosas, como en obras de construcción; o si está trabajando con materiales peligrosos, debe investigar las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y Agencia de Protección Ambiental (EPA) , así como la información sobre salud ocupacional, seguridad y medio ambiente que se encuentra disponible en el Departamento de Salud de Nueva York .

Asuntos fiscales

Su situación fiscal variará dependiendo de la forma jurídica de su negocio (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada profesional, sociedad colectiva). Incluso con una empresa unipersonal, usted necesita adjuntar un anexo separado (Anexo C) a su declaración de impuestos sobre la renta personal. En arreglos más complicados, como una corporación S o una LLC de varios miembros, generalmente tendrá que trabajar con formularios de impuestos completamente diferentes. Si usted está acostumbrado a trabajar como empleado, este nivel adicional de complejidad puede ser confuso, al menos al principio; en cuyo caso, los servicios de un buen contador pueden ser una inversión que valga la pena.

Los consultores son típicamente autónomos; por lo tanto, si usted está en transición de un puesto de trabajo por cuenta ajena, tenga en cuenta que trabajará con un nuevo formulario de impuestos, Formulario 1099-MISC , que le será proporcionado al final del año por aquellos clientes que le están pagando por sus servicios. Aunque puede haber algunas excepciones dependiendo de la forma legal de su negocio, también debe tener en cuenta que, por lo general, como trabajador autónomo, usted estará sujeto al impuesto federal de autoempleo . Con esta obligación tributaria adicional viene el requisito de que usted haga pagos de impuestos estimados trimestrales; la información e instrucciones sobre estos pagos están disponibles en Formulario IRS 1040-ES .

Otro asunto que a menudo se agrupa con los asuntos de impuestos es su condición de contratista independiente. El mismo término «consultor» puede parecer implicar que usted es un trabajador autónomo y no un empleado. Sin embargo, puede ser útil revisar las pautas del IRS con respecto a los contratistas independientes, tales como las contenidas como parte del Formulario SS-8 del IRS , así como las pautas e información del estado de Nueva York, algunas de las cuales están disponibles a través de la sección del sitio web del Departamento de Trabajo section on unemployment insurance .

Finalmente, si usted maneja su negocio de consultoría fuera de su casa, usted puede reclamar una deducción por el uso comercial de su casa. Los detalles sobre cómo calcular la deducción se pueden encontrar en IRS Publication 587 .

Seguros y aseguranzas

El seguro apropiado para un negocio de consultoría variará dependiendo de los detalles del negocio. Incluso si va a trabajar principalmente fuera de su propia oficina, al menos querrá un seguro de responsabilidad civil adecuado, en caso de que un cliente u otro visitante relacionado con el negocio se resbale y se caiga o sufra algún otro tipo de lesión en el lugar de su negocio. También querrá una cobertura de propiedad adecuada para el equipo físico de su empresa; también vale la pena considerar la posibilidad de contratar un seguro por la pérdida de los datos de su propia empresa. Y, dependiendo de su área de especialización, también debe considerar seriamente -o incluso puede que se le exija tener- un seguro de responsabilidad profesional.

Si va a trabajar en situaciones que son más claramente peligrosas físicamente, también debe considerar más de cerca el seguro que cubre lesiones personales – tanto para usted como, cuando sea necesario, para los demás. Del mismo modo, si usted va a conducir entre varios sitios de trabajo, debe asegurarse de tener un seguro de vehículo apropiado.

Es posible que descubra que, para obtener la mejor información y la mejor cobertura, tendrá que trabajar con varios agentes de seguros diferentes con diferentes áreas de experiencia. Trate de encontrar agentes que tengan experiencia previa en la redacción de políticas en las áreas relevantes para su negocio. Por ejemplo, si va a consultar sobre productos químicos peligrosos, trate de encontrar un agente que sepa algo sobre la cobertura de sustancias peligrosas.

Declaraciones de política y contratos

Por su propia naturaleza, la «consultoría» es frecuentemente un negocio muy flexible, y diferentes clientes pueden querer al menos servicios diferentes de usted. A su vez, es muy posible que usted esté interesado en acomodar las diferentes necesidades de estos diferentes clientes. Si bien no desea limitar indebidamente lo que puede ofrecer a los clientes potenciales, puede que le interese formular y proporcionar por adelantado, por escrito, al menos políticas generales con respecto a su forma de trabajar. Si tiene un sitio web, debería considerar la posibilidad de publicar sus políticas allí. Independientemente de si tiene un sitio web, es posible que desee crear un documento impreso que contenga información general sobre las políticas que proporcione a cada uno de sus clientes antes de llegar a un acuerdo y comenzar a trabajar.

Los elementos de la política general pueden variar ampliamente dependiendo del tipo de consultoría en la que usted participe. Pueden incluir asuntos de facturación (ya sea que usted facture por trabajo o por hora; cualquier cargo mínimo o incrementos mínimos de facturación por hora; cómo cobra por el tiempo de viaje; si factura quincenalmente, mensualmente, al final de un proyecto, o sobre alguna otra base), cómo lidia con el pago (si toma retenedores; si espera pagos mensuales u otros pagos periódicos), y quién paga por ciertos gastos (como equipo especial, pasajes aéreos u hoteles).

Sin embargo, al menos tan importantes como las políticas generales son los acuerdos específicos que se alcanzan con cada cliente individual. Lo ideal es que adopten la forma de contratos de servicios y detallen una serie de cuestiones, incluidas las ya mencionadas (facturación, pagos, gastos), así como los detalles del trabajo que se espera que realice.

Tenga en cuenta que, según el derecho contractual básico, para que un contrato de servicios sea legalmente vinculante, (a) usted y su cliente deben acordar para qué es el contrato (debe haber un «encuentro de las mentes») y (b) debe haber un intercambio de valor (también conocido como «contraprestación», en el caso de una empresa de consultoría, generalmente el intercambio de sus servicios por dinero de su cliente). Si los servicios implicados se completan en menos de un año, el contrato no necesita ser por escrito. Sin embargo, la mayoría de los consultores no se arriesgarían a prestar servicios sin obtener primero un acuerdo escrito y firmado. De hecho, debería considerar la posibilidad de redactar -o tener un borrador de abogado- un contrato estándar que pueda modificar para clientes individuales.

Empleados

En la medida en que tenga empleados, debe informarse sobre temas básicos de la ley laboral, como la discriminación ilegal, la compensación laboral y cómo manejar el proceso de contratación. Con respecto a la contratación en particular, aprende a hacerlo:

  • crear una aplicación de trabajo útil que no incluya preguntas ilegales
  • verificar las referencias o hacer otras averiguaciones previas al empleo – de nuevo sin violar las leyes de privacidad o buscar información ilegal de otra manera, y
  • hacer preguntas útiles y legalmente admisibles para la entrevista.

Un buen recurso para temas generales de empleo es El Manual Legal del Empleador , por Fred Steingold. Además, muchas leyes laborales clave son administradas a través del Departamento de Trabajo, y hay una variedad de páginas web informativas dentro del sitio web Department of Labor . Por último, en el sitio web del Departamento de Trabajo de Nueva York se puede encontrar orientación sobre las leyes laborales y de empleo específicas de Nueva York.

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