Lo que necesitas saber para iniciar un negocio de consultoría en Texas: Comenzar un negocio de consultoría en Texas puede ser una manera flexible y rentable de ganarse la vida. Para que su negocio de consultoría tenga éxito, debe tener en cuenta algunas consideraciones legales importantes. Estos incluyen la elección de la entidad comercial más apropiada, la obtención de licencias y permisos, la atención a la salud y la seguridad, el manejo correcto de los asuntos tributarios, el trabajo con declaraciones de políticas y contratos, la obtención de seguros adecuados y el trato con los empleados.

Tenga en cuenta que el término «empresa consultora» puede abarcar una amplia gama de actividades. Algunos consultores trabajan principalmente en sus propias oficinas; otros trabajan en empresas ajenas o en lugares de trabajo interiores o exteriores. Además, algunos consultores son, en uno u otro sentido jurídico, «profesionales»; por ejemplo, pueden estar autorizados por el Estado. Al leer el resto de este artículo, debe tener en cuenta su tipo particular de consultoría.

Selección de la unidad económica

Dependiendo de los detalles de su negocio de consultoría en particular, es muy posible que pueda operar como una empresa unipersonal o una sociedad colectiva. Sin embargo, al menos debería considerar usar una forma legal que lo proteja de la responsabilidad personal. En este sentido, si usted es miembro de una profesión reconocida, no sólo tiene opciones más comunes, como una compañía de responsabilidad limitada o una corporación, sino también opciones adicionales, como una corporación profesional o una compañía de responsabilidad limitada profesional.

En muchos casos, el trabajo de consultoría puede no parecer particularmente peligroso, y las situaciones que implican responsabilidad personal pueden parecer poco probables. Sin embargo, si en algún momento usted es responsable del manejo de información valiosa, propiedad física o incluso personas individuales, podría estar en riesgo de que algo se dañe o se pierda, o de que alguien resulte herido. Esto puede ocurrir en la ubicación de su propio negocio o en otro lugar, pero, en cualquier caso, usted querría que el negocio, y no usted personalmente, fuera responsable de cualquier responsabilidad.

Licencias y permisos

Incluso si usted opera como propietario único, debe considerar la posibilidad de obtener un número de identificación fiscal federal, conocido formalmente como Número de Identificación del Empleador (EIN). Para la mayoría de las otras formas de negocio, un EIN es un requisito. El proceso es fácil y puede completarse en línea en irs.gov .

El Estado de Texas no tiene ninguna licencia comercial general o requisito de permiso. Sin embargo, el Estado recomienda que consulte con los gobiernos locales a nivel de ciudad y condado para conocer los requisitos de licencia o permiso para su tipo de negocio en particular. La información general relacionada con la creación de una pequeña empresa en Texas está disponible a través del sitio web del Estado Texas Wide Open For Business . Incluso el negocio de consultoría más limitado puede necesitar una licencia de una oficina del gobierno estatal o local; esto puede ser algo tan simple como un certificado de hacer negocios como (DBA) presentado ante el condado, o puede ser algo más significativo.

Además, hay varias ocupaciones y profesiones para las cuales Texas requiere alguna forma de licencia o certificación estatal. Estos incluyen no sólo las profesiones tradicionales como médicos, abogados, dentistas y contadores, sino también ocupaciones como dietistas, corredores de bienes raíces y agentes de seguros. Alguna información sobre licencias está disponible a través de la sección de Licencias y Permisos Ocupacionales del sitio web de Texas.gov.

Si usted va a vender bienes como parte de su negocio de consultoría, el Estado de Texas también requiere que usted obtenga un permiso de impuestos sobre las ventas y el uso, lo cual puede hacer online .

Por último, incluso si su negocio de consultoría es «discreto» o está orientado a la oficina, tenga en cuenta que puede haber leyes locales de zonificación que prohíban su negocio en ciertos lugares. Esto generalmente es más probable que sea un problema si usted está pensando en operar el negocio desde su casa y vive en un área claramente residencial, en lugar de comercial. Incluso si el negocio es permisible bajo la ordenanza de zonificación local, es posible que se le pida que obtenga un certificado de cumplimiento de la autoridad de zonificación local. En resumen, su mejor opción es investigar las regulaciones de zonificación antes de abrir su negocio.

Salud y seguridad

Para los consultores que trabajan en oficinas, la salud y la seguridad no es probablemente una preocupación primordial. Sin embargo, si usted va a trabajar «en el campo» en situaciones que son potencialmente peligrosas, como en obras de construcción; o si está trabajando con materiales peligrosos, debe investigar las regulaciones federales Occupational Safety & Health Administration (OSHA) y Environmental Protection Agency (EPA) .

Información adicional con respecto a la salud y seguridad de los trabajadores está disponible a través del Programa de Consultas de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHCON) , que opera dentro del Departamento de Seguros de Texas. Además, el La División de Compensación de Trabajadores del Departamento de Seguros de Texas (TDI-DWC) tiene recursos tanto para los empleadores como para los empleados con respecto a la seguridad en el lugar de trabajo.

Asuntos fiscales

Su situación fiscal variará dependiendo de la forma legal de su negocio (por ejemplo, corporación, compañía profesional de responsabilidad limitada, sociedad colectiva). Incluso con una empresa unipersonal, usted necesita adjuntar un anexo separado (Anexo C) a su declaración de impuestos sobre la renta personal. En arreglos más complicados, como una corporación S o una LLC de varios miembros, generalmente tendrá que trabajar con formularios de impuestos completamente diferentes. Si está acostumbrado a trabajar como empleado, este nivel adicional de complejidad puede ser confuso. Si ese es el caso, los servicios de un buen contador pueden ser una inversión que valga la pena al menos al principio.

Los consultores suelen trabajar por cuenta propia. Si está en transición de un puesto de trabajo, tenga en cuenta que trabajará con un nuevo formulario de impuestos, Formulario IRS 1099-MISC . Este formulario le será proporcionado al final del año por aquellos clientes que le están pagando por sus servicios. Aunque puede haber algunas excepciones dependiendo de la forma legal de su negocio, también debe tener en cuenta que, por lo general, como persona que trabaja por cuenta propia, usted personalmente estará sujeto al impuesto federal al autoempleo . Con esta obligación tributaria adicional viene el requisito de que usted haga pagos de impuestos estimados trimestrales; la información e instrucciones sobre estos pagos están disponibles en Formulario 1040-ES del IRS .

Otro asunto que a menudo se agrupa con los asuntos de impuestos es su condición de contratista independiente. El mismo término «consultor» puede parecer implicar que usted es un trabajador autónomo y no un empleado. Sin embargo, puede ser útil revisar las pautas del IRS con respecto a los contratistas independientes, tales como las contenidas como parte de Formulario SS-8 del IRS . Además, la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (TWC, por sus siglas en inglés) ha adaptado un conjunto más antiguo de pautas del IRS para determinar si un trabajador es un contratista independiente. La información está disponible en el formulario C-8 de TWC .

Finalmente, si usted maneja su negocio de consultoría fuera de su casa, usted puede reclamar una deducción por el uso comercial de su casa. Los detalles sobre cómo calcular la deducción se pueden encontrar en IRS Publication 587 .

Seguros y aseguranzas

El seguro apropiado para un negocio de consultoría variará dependiendo de los detalles del negocio. Incluso si va a trabajar principalmente fuera de su propia oficina, al menos querrá un seguro de responsabilidad civil adecuado, en caso de que un cliente u otro visitante relacionado con el negocio se resbale y se caiga o sufra algún otro tipo de lesión en el lugar de su negocio. Usted también querrá una cobertura de propiedad adecuada para el equipo físico de su negocio. También vale la pena considerar la posibilidad de contratar un seguro para la pérdida de los datos de su propio negocio. Y, dependiendo de su área de especialización, también debe considerar seriamente -o incluso puede que se le exija tener- un seguro de responsabilidad profesional.

Si va a trabajar en situaciones que son más claramente peligrosas físicamente, también debe considerar más de cerca el seguro que cubre lesiones personales – tanto para usted como, cuando sea necesario, para los demás. Del mismo modo, si usted va a conducir entre varios sitios de trabajo, debe asegurarse de tener un seguro de vehículo apropiado.

Es posible que descubra que, para obtener la mejor información y la mejor cobertura, tendrá que trabajar con varios agentes de seguros diferentes con diferentes áreas de experiencia. Trate de encontrar agentes que tengan experiencia previa en la redacción de políticas en las áreas relevantes para su negocio. Por ejemplo, si va a consultar sobre productos químicos peligrosos, trate de encontrar un agente que sepa algo sobre la cobertura de sustancias peligrosas.

Declaraciones de política y contratos

Por su propia naturaleza, la «consultoría» es frecuentemente un negocio muy flexible, y diferentes clientes pueden querer al menos servicios diferentes de usted. A su vez, es muy posible que usted esté interesado en acomodar las diferentes necesidades de estos diferentes clientes. Si bien no desea limitar indebidamente lo que puede ofrecer a los clientes potenciales, puede que le interese formular y proporcionar por adelantado, por escrito, al menos políticas generales con respecto a su forma de trabajar. Si tiene un sitio web, debería considerar la posibilidad de publicar sus políticas allí. Independientemente de si tiene un sitio web, es posible que desee crear un documento impreso que contenga información general sobre las políticas que proporcione a cada uno de sus clientes antes de llegar a un acuerdo y comenzar a trabajar.

Los elementos de la política general pueden variar ampliamente dependiendo del tipo de consultoría en la que usted participe. Pueden incluir asuntos de facturación (ya sea que usted facture por trabajo o por hora; cualquier cargo mínimo o incrementos mínimos de facturación por hora; cómo cobra por el tiempo de viaje; si factura quincenalmente, mensualmente, al final de un proyecto, o sobre alguna otra base), cómo lidia con el pago (si toma retenedores; si espera pagos mensuales u otros pagos periódicos), y quién paga por ciertos gastos (como equipo especial, pasajes aéreos u hoteles).

Sin embargo, al menos tan importantes como las políticas generales son los acuerdos específicos que se alcanzan con cada cliente individual. Lo ideal es que adopten la forma de contratos de servicios y detallen una serie de cuestiones, incluidas las ya mencionadas (facturación, pagos, gastos), así como los detalles del trabajo que se espera que realice.

Tenga en cuenta que, según el derecho contractual básico, para que un contrato de servicios sea legalmente vinculante, (a) usted y su cliente deben acordar para qué es el contrato (debe haber un «encuentro de las mentes»), y (b) debe haber un intercambio de valor (también conocido como «contraprestación», en el caso de un negocio de consultoría, generalmente el intercambio de sus servicios por dinero de su cliente). Si los servicios involucrados se completarán en menos de un año, el contrato no necesita ser por escrito. Sin embargo, la mayoría de los consultores no se arriesgarían a prestar servicios sin obtener primero un acuerdo escrito y firmado. De hecho, debería considerar la posibilidad de redactar -o tener un borrador de abogado- un contrato estándar que pueda modificar para clientes individuales.

Empleados

En la medida en que tenga empleados, debe informarse sobre temas básicos de la ley laboral, como la discriminación ilegal, la compensación laboral y cómo manejar el proceso de contratación. Con respecto a la contratación en particular, aprende a hacerlo:

  • crear una aplicación de trabajo útil que no incluya preguntas ilegales
  • verificar las referencias o hacer otras averiguaciones previas al empleo – de nuevo sin violar las leyes de privacidad o buscar información ilegal de otra manera, y
  • hacer preguntas útiles y legalmente admisibles para la entrevista.

Muchas leyes laborales clave son administradas a través del Departamento de Trabajo y hay una variedad de páginas web informativas dentro del sitio web Department of Labor . Finalmente, información adicional sobre las regulaciones federales y estatales en áreas tales como igualdad de empleo, seguridad, salarios y afiches laborales para los empleadores de Texas está disponible en el sitio web Texas Wide Open For Business .

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