Redacción de una carta de reubicación empresarial – Formato de ejemplo

Una carta de reubicación empresarial  es  una parte importante de las buenas prácticas comerciales. Refuerza los contactos comerciales y sirve como aviso oficial para sus proveedores, clientes, socios comerciales y todos los demás que interactúan con la empresa de que una empresa está cambiando de ubicación.

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Redacción de una carta de reubicación empresarial - Formato de ejemplo

Sin la notificación adecuada, los clientes y proveedores pueden pensar que el negocio se ha cerrado y los pagos pueden desviarse interrumpiendo el flujo de caja del negocio. 

Cada vez que una empresa cambia de ubicación, sus clientes y proveedores pueden cuestionar si realmente está cerrando. La carta debería poner fin a esta idea. 

Dar al menos tres semanas de anticipación

La carta debe enviarse al menos tres semanas antes de que la empresa cambie de ubicación, para que sus clientes y proveedores puedan planificar hacer negocios en la nueva ubicación. 

Si la carta se envía demasiado cerca de la hora de la mudanza, es posible que los proveedores no tengan tiempo suficiente para cambiar sus registros y, si se envía con demasiada anticipación, los clientes pueden olvidarla y dirigirse a la ubicación anterior. 

Razón de la reubicación

Cualquiera que sea el motivo por el que la empresa cambia de ubicación, la mudanza debe presentarse de manera positiva. La carta puede afirmar que la nueva ubicación ayudará a la empresa a atender mejor a sus clientes, proporcionar más espacio de estacionamiento o más espacio para oficinas. 

El propietario o gerente debe comenzar por crear una lista de correo de las personas que necesitan estar informadas sobre la mudanza. Se recomienda enviar a todos los clientes incluso si no han patrocinado el negocio durante varios años porque es una oportunidad para llamar su atención sobre el negocio nuevamente. 

Esto puede incluir:

  • Clientes y proveedores
  • Compañías de tarjetas de crédito
  • Bancos
  • Anunciantes
  • Agencias gubernamentales
  • Empresas de servicios públicos

El propietario o gerente puede necesitar crear varias cartas de reubicación de negocios para enviar a diferentes socios comerciales. Por ejemplo, la carta para los clientes puede no ser la misma que la de los proveedores o agencias gubernamentales. 

Sin embargo, todas las letras deben contener:

  • La dirección actual y la nueva dirección
  • La fecha en la que se abrirá la empresa en la nueva ubicación.
  • El nuevo número de teléfono, si corresponde
  • La mayor cantidad de información posible que ayude al receptor a evitar problemas 

Las cartas a los clientes deben indicar cómo el cambio de ubicación mejorará su experiencia. Por ejemplo, puede haber una tienda minorista más grande. 

Para los proveedores, es importante que la carta indique claramente que la empresa tiene la intención de seguir utilizando sus servicios y les asegure que no habrá dificultades. 

Cada carta debe mencionar que la empresa aprecia a los clientes y proveedores y espera seguir haciendo negocios con ellos en la nueva ubicación. También se les puede animar a que llamen o envíen un correo electrónico si tienen alguna pregunta.

Se recomienda que se envíe un comunicado de prensa a los periódicos locales sobre la nueva ubicación. Si la empresa se anuncia regularmente, la intención de mudarse y la nueva dirección pueden incluirse en los anuncios. 

Redes sociales

Si la empresa tiene presencia en las redes sociales, también debe utilizar este medio para informar a los clientes y proveedores sobre su cambio de ubicación física. 

Esto es especialmente importante si la empresa vende productos o servicios en línea. Se debe publicar una copia de la carta de reubicación comercial en su sitio web. 

Servicio de reubicación empresarial

Si el proceso de informar a todos sobre la nueva ubicación es abrumador, el propietario o gerente de la empresa puede consultar un servicio de reubicación de empresas. 

Ayudará a escribir la carta, a formatearla e incluso a enviarla con franqueo incluido, así como a organizar la cobertura de los medios y a compilar una lista de correo precisa. 

Aquí hay un ejemplo de carta de reubicación comercial. Está destinado a un proveedor y brinda toda la información que necesitan. Si hay varios proveedores, cada letra debe personalizarse. 

Puede enviarse por correo certificado porque es un documento muy importante para el éxito del negocio que cambia de ubicación. 

Sin embargo, si la empresa se comunica regularmente con los proveedores por fax o correo electrónico, es aceptable enviar una carta de reubicación por fax o correo electrónico. 

Ejemplo de carta de reubicación empresarial

Nombre
comercial Dirección comercial actual
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del
proveedor Dirección del proveedor
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre del proveedor:

Para dar cabida a nuestra creciente base de clientes, trasladaremos la ubicación de nuestra empresa a NUEVA DIRECCIÓN. Nuestro último día de operaciones en la ubicación actual es el FECHA y estaremos listos para aceptar sus envíos en nuestra nueva ubicación el FECHA.

Nuestro número de teléfono no cambiará. Sigue siendo el número de teléfono y nuestra dirección de correo electrónico es la misma [email protected] Responderemos a las llamadas telefónicas y correos electrónicos de inmediato durante nuestra mudanza.

Actualice sus registros con nuestra nueva información de contacto:

Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Ciudad, estado, código postal
Número de teléfono
Dirección de correo electrónico
Número de fax

Esperamos seguir haciendo negocios con usted en nuestra nueva ubicación. 

Sinceramente, 

Su firma
Su nombre impreso

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Abogado de profesión, escritor de artículos legales en habla hispana.

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