Cartas comerciales

Cómo escribir una carta de propuesta para la subcontratación

La subcontratación brinda a las empresas la oportunidad de mejorar la eficiencia y contener los costos en determinadas situaciones. Hoy en día, muchas empresas aprovechan la subcontratación de determinadas tareas o proyectos a otros contratistas o empresas independientes. 

 Temas de interés

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Cómo escribir una carta de propuesta para la subcontratación

Las tareas que se subcontratan suelen ser importantes para la empresa, pero no esenciales, pero no siempre es así. En muchos casos, el propietario o gerente de la empresa preparará una carta de propuesta con respecto al alcance del proyecto o la tarea y las necesidades únicas de la empresa, y esta carta se utilizará para comparar precios y encontrar el mejor contratista individual o empresa con la que conectarse. La preparación de esta carta puede parecer abrumadora, pero en realidad es bastante fácil de hacer cuando se siguen algunos pasos clave.

Definir las necesidades de la empresa

Básicamente, una carta de propuesta detallará todos los aspectos del proyecto, y esto significa que el propietario de la empresa debe pensar detenidamente en el alcance del trabajo que quiere que otros hagan para su negocio. Para comenzar la carta, defina las necesidades de la empresa, detallando el tipo específico de trabajo que se debe realizar.

Sea tan específico como sea necesario para asegurarse de que se pueda emparejar con el socio adecuado. Tenga en cuenta que es posible que algunos socios potenciales solo utilicen técnicas, equipos, etc. específicos, y es posible que no sean adecuados para las necesidades de la empresa. 

Al definir las necesidades específicas en detalle, otras personas que revisen la carta podrán determinar con mayor precisión si pueden satisfacer esas necesidades.

Detalle la carga de trabajo

El socio adecuado con quien asociarse debe tener la infraestructura en su lugar para respaldar completamente el negocio, y esto significa que el propietario del negocio debe detallar cuidadosamente la carga de trabajo anticipada.

La carga de trabajo puede incluir una cantidad aproximada de horas por día, una estimación de la cantidad de trabajadores que se necesitan para realizar las tareas y otra información relevante que una empresa o contratista pueda necesitar para asegurarse de que tienen la capacidad de satisfacer las necesidades únicas de la empresa. .

Piense en las necesidades fluctuantes

Algunos proyectos subcontratados pueden tener una duración relativamente corta, pero otros pueden extenderse por temporadas o incluso años. Los dueños de negocios que están preparando una carta deben pensar en las necesidades fluctuantes de apoyo de los servicios contratados según las distintas temporadas, períodos de vacaciones y más.

Anticipar el crecimiento creciente o la necesidad decreciente de servicios con el tiempo es fundamental al preparar la carta. Definir estas necesidades potenciales les da a aquellos que están considerando hacer una oferta por el trabajo contratado la capacidad de asegurarse de que puedan satisfacer esas necesidades a medida que fluctúan.

Establezca límites para las líneas de tiempo y el presupuesto

La carta de propuesta debe ir más allá de la definición del alcance del proyecto y debe establecer expectativas con respecto al tiempo y el costo.

Por ejemplo, una tarea subcontratada puede incluir la disponibilidad de soporte administrativo durante el horario de operación de la empresa, y se puede establecer la expectativa de que una persona en vivo conteste los teléfonos durante el horario comercial de lunes a viernes.

En un negocio orientado a servicios, puede existir la expectativa de que los clientes reciban soporte dentro de un período de tiempo específico. 

También se deben definir los costos y gastos relacionados con el proyecto. Esto debe indicarse de manera clara y completa para que el contratista no pueda agregar tarifas y gastos adicionales después del hecho.

Establecer expectativas para el servicio al cliente

Algunos trabajos subcontratados serán internos y otros trabajos subcontratados pondrán a los contratistas en comunicación directa con los clientes de la empresa. 

En ambos casos, el servicio al cliente es imperativo. Se deben establecer expectativas sobre el nivel, la calidad y la rapidez del servicio relacionado con la empresa principal.

Deben establecerse los mismos tipos de expectativas relacionadas con el trato con clientes externos y clientes. 

Tenga en cuenta que los profesionales contratados son afiliados o representantes de la propia empresa y su comportamiento puede reflejarse directamente en la empresa.

Definir medidas de resolución de problemas

Pueden surgir problemas al subcontratar tareas a otra empresa oa un contratista independiente. Las medidas para abordar los problemas deben definirse en la carta.

Por ejemplo, si el contratista no logró satisfacer a un cliente, la empresa puede requerir que el contratista regrese a la residencia del cliente o al lugar de trabajo para tomar las medidas necesarias para satisfacer las necesidades específicas del cliente sin costo adicional.

Una carta de propuesta puede ser tan detallada o básica como desee el propietario de la empresa. Algunos prepararán una carta bastante básica y le pedirán al contratista que firme un contrato más detallado más adelante en el proceso. 

Sin embargo, a otros les resulta más eficaz definir completamente el alcance del proyecto y las previsiones por adelantado.

Esto puede ayudar a eliminar algunas de las ofertas que no son serias o que no satisfacen completamente todas las necesidades y expectativas desde el principio. 

El desarrollo de una carta requerirá previsión y planificación, pero en última instancia, puede ayudar al propietario de la empresa a obtener el apoyo adicional necesario para que la empresa avance con éxito.

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