Escribir una carta a una empresa solicitando algo - Formato de ejemplo
Si es propietario de una empresa , es probable que tenga varias razones para escribir varias cartas de solicitud comercial, como solicitudes de más información o solicitudes de pagos.
Sin embargo, una vez que haya creado una plantilla profesional bien redactada para este tipo de cartas, podrá modificarla fácilmente para adaptarse a cualquiera de sus necesidades futuras y, por lo tanto, ahorrar una gran cantidad de tiempo.
Primero deberá seguir algunos consejos sencillos para establecer una plantilla de carta de solicitud comercial bien redactada:
- Mantenga la carta breve y al grano para que el destinatario cumpla fácilmente con su solicitud comercial.
- Ofrezca una explicación breve y clara de por qué está enviando la solicitud e incluya cualquier otra información pertinente que sea necesaria para que el destinatario cumpla con su solicitud.
- Termine su carta con una nota cortés y educada. Asegúrese de agradecer al destinatario por su tiempo, así como por su pronta atención a su solicitud comercial.
- Revise y edite minuciosamente la carta para obtener una buena gramática y una ortografía correcta. Tenga en cuenta que la imagen y marca de su empresa se refleja en la carta. Por lo tanto, si se presenta de manera profesional, es más probable que otros lo tomen en serio.
- Incluya un sobre con su dirección y sello para que el destinatario pueda enviarle información por correo o responderle sin costo alguno.
Para solicitar u organizar una reunión de negocios con alguien, es un buen protocolo escribirle una carta formal de solicitud de reunión de negocios.
Si la reunión está dirigida a personas de la propia oficina de la empresa del remitente, es posible que se sientan tentados a enviar un mensaje de texto o un correo electrónico para organizar la reunión.
Sin embargo, una carta formal envía un mensaje de valor e importancia, además de proporcionar una plataforma para explicar algunas de las razones por las que la reunión es necesaria. Además, transmite una sensación de profesionalismo.
Otros consejos a considerar
Las cartas de solicitud de reunión de negocios se pueden enviar a una persona que el remitente ni siquiera conoce, a alguien que conoció brevemente en una conferencia, oa sus propios colegas o jefe.
Algunos otros consejos útiles que el remitente debería considerar idealmente y que pueden ser de gran ayuda para escribir una carta exitosa incluyen los siguientes:
- Averiguar el nombre de la persona a quien se dirigirá la carta
- Declarar el propósito de la reunión de negocios de manera clara y concisa.
- Mención de éxitos anteriores relacionados con el mismo campo
- Incluya algunos documentos útiles, como un folleto de la empresa que brinde algunos antecedentes sobre la empresa del remitente o la biografía del remitente.
- Incluya algunos testimonios de clientes satisfechos sobre el mismo tema de la agenda de la reunión solicitada
La carta de solicitud comercial debe seguir el formato apropiado de una carta comercial. Debe estar bien escrito en un lenguaje fácil de entender y sin jergas.
Algunas de las razones por las que se solicita una reunión de negocios pueden incluir:
- Presentación del plan de negocios
- Redes
- Reunión con compañeros de trabajo y compañeros
- Hacer un argumento de venta importante
- Oportunidad de reunirse con un funcionario del gobierno.
- Programar una entrevista clave
- Discusión con el supervisor o jefe
Otras razones para solicitar una reunión de negocios
Hay una variedad de razones para solicitar una reunión formal de negocios además de las razones ya mencionadas, como la necesidad de reunirse con personas de una empresa diferente para colaborar en un determinado proyecto o simplemente porque algo importante debe discutirse dentro del grupo.
La carta de solicitud debe incluir información clave y ser directo al grano. Debe incluir:
- Hora y lugar de la reunión de negocios
- Indique el motivo de la reunión
- Posibles fechas para la reunión
- Duración recomendada para la reunión
- Qué ganará la empresa o el individuo al asistir a la reunión
- Solicite a las personas que realicen un seguimiento después de asistir a la reunión
La siguiente es una muestra de una carta de solicitud de reunión de negocios para conocer a una persona que no está en la misma oficina o compañía del remitente.
Al igual que cualquier otro tipo de correspondencia comercial, lo ideal es que la carta se envíe por correo certificado.
Además, si se incluyen documentos importantes adjuntos, deben ser copias en lugar de originales.
Ejemplo de carta de solicitud de reunión de negocios
Nombre del remitente
Dirección de la
ciudad, estado y código postal del remitente
Fecha
Nombre del destinatario
Título del destinatario
Dirección del destinatario
Estimado (nombre del destinatario):
Soy (nombre del remitente), director de ventas de (nombre de la empresa). Nos reunimos brevemente el mes pasado en (Nombre del evento de la conferencia).
Uno de nuestros representantes del equipo de ventas, (Nombre de la persona), está programado para estar en Santa Mónica el (Fecha) y le gustaría mucho reunirse brevemente con usted durante aproximadamente 30-45 minutos en algún momento durante el horario de 10 a.m. a 1 p.m. si es posible.
(Nombre del representante) ha realizado una investigación exhaustiva sobre su negocio y cree que puede ofrecerle una propuesta de beneficio mutuo.
¿Sería posible reunirnos con (Nombre del representante) en esta fecha y hora? Me pondré en contacto con usted al final de la semana para responder a cualquiera de sus preguntas y repasar los detalles de la reunión. Podemos establecer una hora alternativa si es necesario.
Sinceramente,
(Firma del remitente)
(Nombre del remitente en letra de imprenta)
(Título del remitente)
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