Redacción de una carta de incumplimiento de contrato al contratista - Formato de ejemplo

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Incumplir un contrato es ilegal y poco profesional, y la parte lesionada puede emprender acciones legales contra la parte que incumple para hacer cumplir los términos del contrato o para otras formas de compensación.

Parte lesionada

El primer paso es que la parte lesionada envíe una carta de incumplimiento de contrato a la otra parte que indique claramente en detalle cómo no están cumpliendo los términos del contrato. 

Se considera prudente tratar de resolver el incumplimiento del contrato en persona antes de enviar una carta de notificación formal. Si una discusión informal puede resolver el problema, les ahorrará tiempo y dinero a ambas partes.

Examine cuidadosamente el contrato

Antes de que la parte perjudicada escriba la carta, debe examinar cuidadosamente el contrato y asegurarse de que se haya producido un incumplimiento. Los siguientes puntos deben incluirse en la carta:

• La mayoría de los contratos tienen una cláusula de notificación que estipula cómo se debe notificar un incumplimiento del contrato a la parte que incumple.

Por ejemplo, es posible que los avisos deban enviarse por fax, correo electrónico o correo certificado. Si no se siguen estos procedimientos, es posible que la carta no se considere legalmente una notificación oficial de incumplimiento.

• La carta debe enviarse a la persona correcta que firmó el contrato y debe enviarse a través del método adecuado.

Registro oficial

• La fecha es muy importante porque es el registro oficial de cuándo se informó oficialmente a la parte infractora de la infracción. La fecha podría ser importante si la disputa llega a los tribunales.

• Debe describirse la infracción. Esto generalmente significa indicar claramente exactamente qué sección del contrato se incumplió. Por lo general, existen tres tipos de infracciones:

o Una de las partes no paga ni cumple los deberes prometidos en el contrato.
o Una de las partes dice que no cumplirá con sus obligaciones en el futuro.
o Una de las partes hace que sea imposible que la otra parte cumpla con sus obligaciones.

• Cualquiera de las partes puede notificar a la otra parte de cualquier tipo de incumplimiento, pero los tribunales prestan mayor atención a los incumplimientos materiales.

Esto significa que el valor del contrato ha sido destruido por el incumplimiento. Un incumplimiento moral no suele poner fin al acuerdo.

Solución a la brecha

• La carta debe ofrecer una solución al incumplimiento. Si es demasiado tarde para solucionar el problema, la carta de notificación de incumplimiento servirá para cancelar el acuerdo y buscar una indemnización.

Si corresponde, la parte lesionada puede ofrecer un período de tiempo para que la parte infractora pueda solucionar la infracción.

Por ejemplo, si el contrato era para limpiar los escombros invernales en un patio grande y la persona contratada no hizo el trabajo en el tiempo acordado, la parte lesionada puede ofrecer un período extendido de 30 días durante el cual la parte infractora puede limpia el patio.

• La carta debe tener un tono profesional y no contener lenguaje enojado o insultante, incluso si la parte lesionada está muy molesta porque el contrato no se cumplió.

Esta carta puede ser la base de una acción judicial, por lo que debe ser muy profesional. La carta debe ceñirse a los hechos y evitar expresar daño emocional.

• La carta no debe amenazar a la parte infractora con una demanda. La intimidación no es una buena estrategia comercial y puede ser contraproducente, lo que resulta en una demanda costosa que la parte perjudicada no quería.

Hay cuatro respuestas básicas que una parte lesionada puede recibir después de enviar una carta de notificación de incumplimiento.

Ninguna respuesta

• Puede que no haya respuesta a la carta. Después de esperar dos semanas, se recomienda que la parte lesionada envíe una segunda carta que se refiera a la carta anterior con las fechas aplicables.

Si no hay respuesta a la segunda carta, la parte lesionada puede consultar a un abogado y enviar una tercera carta con el membrete del abogado.

• La parte infractora puede responder que no ha incumplido el contrato. La parte lesionada debe tener cuidado con la forma en que responde en caso de que la otra parte tenga razón.

• La parte infractora puede solicitar una reunión para discutir la situación. Esta puede ser una buena forma de resolver el problema, pero se recomienda contar con la ayuda de un abogado para encontrar una solución.

• La parte infractora puede aceptar que tiene la culpa. Si esto sucede, la parte lesionada debe decidir cómo resolver el problema. Por lo general, se firma un acuerdo formal de conciliación. Un abogado podrá ayudarlo con esto.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta de incumplimiento de contrato. Debe dirigirse a la persona o empresa con la que la parte perjudicada tiene el contrato y enviarse de acuerdo con las instrucciones especificadas en el contrato para dichas cartas.

Ejemplo de carta de incumplimiento de contrato

Nombre de la parte lesionada
Dirección de la parte lesionada
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre de la parte infractora
Dirección de la parte infractora
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre de la parte infractora:

Esta carta es un aviso formal para discutir un incumplimiento por su parte en el contrato que usted y yo firmamos el FECHA para limpiar los escombros en la propiedad de un acre en ADDRESS. Según el contrato, acordó completar el proyecto antes del FECHA. 

Sin embargo, un mes después, el DATE, la propiedad no se ha limpiado. Adjunto fotografías de la propiedad tomadas ayer el FECHA.

Comuníquese conmigo tan pronto como reciba este aviso de incumplimiento, para que podamos hacer arreglos para limpiar la propiedad lo antes posible. Si no recibo noticias suyas antes del FECHA, buscaré todos los recursos legales disponibles.

Sinceramente,

Firma de la parte
perjudicada Nombre en letra de imprenta de la parte perjudicada
Lista de anexos: fotografías de la propiedad

Descargar modelo de carta de incumplimiento de contrato al contratista