Redacción de una carta de rechazo de propuesta comercial - Formato de ejemplo

En el mundo de los negocios, se le pedirá que escriba muchos tipos diferentes de correspondencia. Sin embargo, un tipo que a muchas personas no les gusta escribir es la carta de rechazo. Es un desafío redactar una carta profesional y cortés que distribuya malas noticias a su destinatario.

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Ya sea que necesite escribir cartas de rechazo de propuestas todos los días o que su trabajo solo requiera que escriba unas pocas cartas al año, es más fácil elaborar una carta de alta calidad si sigue una plantilla similar y se asegura de que todas las partes necesarias de la carta están incluidas.

Si bien es posible que escribir una carta de rechazo de propuesta nunca se convierta en una de sus actividades favoritas en el trabajo, puede crear una carta que transmita su mensaje de la mejor manera posible teniendo en cuenta las siguientes pautas.

Tabla de Contenidos

Sea cortés y profesional

Esta directriz debe formar parte de toda comunicación empresarial, pero ser cortés y profesional es especialmente importante cuando transmite un mensaje negativo.

Usted sabe que el lector se sentirá decepcionado cuando lea que su propuesta ha sido rechazada, pero no necesita sentirse avergonzado o insultado si tiene cuidado de expresar su mensaje de la manera correcta.

Como regla general, debe comenzar y terminar su carta con un saludo cortés y un cierre. Incluso si no le impresionó en absoluto la propuesta de una persona, aún puede comenzar su carta agradeciéndole por tomarse el tiempo para enviarla.

Evite hablar del contenido de su propuesta de manera despectiva. Incluso si la propuesta contenía errores evidentes y parecía que se unió, no es necesario que señale todos los problemas en su carta.

Sea claro

Cuando rechazas la propuesta de una persona, es muy importante que el lector comprenda que definitivamente estás diciendo que no. A veces, un escritor puede esforzarse tanto en ser cortés que su mensaje se vuelve confuso.

Por ejemplo, escribir: “Nuestra empresa recibió muchas propuestas maravillosas, por lo que tomar una decisión fue difícil” es ambiguo. Aunque ha hablado de las propuestas, no le ha dicho al lector con certeza que su negocio no fue elegido.

Escribir, “Nuestra empresa recibió muchas propuestas maravillosas y lamentamos no haber podido seleccionar su propuesta en este momento”, es una opción mucho mejor porque le da al lector la certeza de que su propuesta ha sido rechazada.

Envíe comentarios útiles si es posible

El rechazo no es divertido, escribir una carta de rechazo te da la oportunidad de brindar comentarios constructivos a tu destinatario. Cuando está dando retroalimentación, es vital mantener un tono positivo.

En lugar de decir: "Su empresa simplemente no tiene suficiente experiencia para manejar nuestra gran cuenta", puede decir: "Actualmente, hemos decidido contratar una empresa que tenga más experiencia en nuestro campo específico.

El mensaje que ha transmitido es el mismo, pero la retroalimentación es constructiva en lugar de crítica. Es posible que no siempre pueda proporcionar al lector una razón para el rechazo, pero la retroalimentación puede ser una herramienta útil cuando se usa correctamente.

Termina con una nota positiva

El final de su carta es lo que se quedará grabado en la mente de su lector, así que tenga cuidado con su cierre. Nunca es una buena idea quemar puentes en los negocios. Aunque es posible que la propuesta de una persona le haya parecido inútil en este momento, podría terminar necesitando sus servicios el próximo año.

Debido a esto, haga todo lo posible para terminar su carta de rechazo con una nota positiva. Puede aprovechar la oportunidad para agradecer nuevamente al lector por la propuesta, invitarlo a volver a enviar su propuesta si se cumplen ciertos requisitos o simplemente desearle lo mejor en sus actividades comerciales. Convertir una carta de rechazo de propuesta negativa en algo claro y profesional con un sesgo positivo requiere un poco de esfuerzo adicional, pero creará un documento que refleje su negocio de manera positiva.

Siga leyendo para descubrir una carta de rechazo de propuesta de muestra que puede adaptar para satisfacer sus necesidades.

Modelo de carta de rechazo de propuesta comercial

Estimado Sr. Jones,

Gracias por tomarse el tiempo de enviar una propuesta completa a nuestra organización. Nuestro equipo de gestión quedó impresionado con la calidad de su solicitud y documentación.

En este momento, hemos optado por mantener un contrato con MYO Suppliers, ya que esta empresa ha brindado servicio a nuestra organización durante casi una década.

MYO Suppliers ofrece una amplia gama de suministros que fueron creados específicamente para prácticas médicas, y algunos de estos artículos no están disponibles actualmente a través de su empresa.

No dude en contactarnos en el futuro si expande su línea de suministros médicos. Agradecemos el tiempo y el esfuerzo que dedicó a su propuesta, y esperamos la posibilidad de trabajar juntos en algún momento en el futuro.

Sinceramente,