Redacción de una carta de invitación de aceptación empresarial - Formato de ejemplo
Los modales adecuados dictan que, en el caso de una empresa que acepte una carta de invitación, anunciar su aceptación en forma de carta se considera una buena etiqueta, especialmente si se trata de un evento formal.
La carta en sí debe tener un tono amable y formal y, idealmente, enviarse a los pocos días de recibir inicialmente la invitación comercial.
Si se incluye una tarjeta RSVP, escriba algunas líneas breves en el otro lado de la tarjeta además de escribir la carta. De lo contrario, utilice su propia papelería de alta calidad. Sin embargo, no utilice papel de impresora estándar.
mantener el contenido breve y directo
Como todos los escritos y correspondencia sociales típicos, su empresa que acepta cartas de invitación debe estar libre de errores ortográficos o gramaticales, además de asegurarse de que su puntuación sea correcta.
Es importante que el contenido principal sea breve y directo. A continuación, se ofrecen algunos consejos importantes que debe seguir para obtener una carta bien redactada:
Aceptar una invitación comercial
Si fue invitado a un evento o reunión empresarial, lo mejor es enviar una carta formal para informar a la otra parte que está aceptando la invitación. Una carta ilustra su interés en la reunión de negocios, así como su profesionalismo.
Si va a la reunión en nombre de su organización, asegúrese de escribir la carta con el membrete de su oficina. Mantenga los contenidos amigables y breves sin ser congestionados. Es mejor utilizar frases cortas.
Usar formato correcto
Aunque una carta comercial se puede crear en varios formatos, se prefiere sobre todo usar el estilo de bloque básico. Alinee el contenido de su carta usando el margen izquierdo.
Tenga en cuenta que el cuerpo de la carta debe ser de espacio sencillo además de doble espacio entre párrafos. Incluya la fecha debajo del membrete.
A continuación, escriba el nombre y la dirección del destinatario, incluido el puesto de trabajo, si corresponde. Comience su carta con 'Estimado' y el título formal del destinatario y su apellido. Por ejemplo: 'Estimado Sr. Smith' o 'Estimado Dr. Smith'.
Expresa tu gratitud
Agradezca al destinatario por la invitación en la primera parte de la carta, mientras menciona algunos detalles clave sobre la reunión o el evento. Por ejemplo: 'Gracias por invitarme a su reunión de oficina el 28 de noviembre a las 3 pm'
Expresar su agradecimiento establecerá un tono positivo y edificante para su futura reunión y también le permitirá al destinatario saber lo agradecido que está por su tiempo y esfuerzo para involucrarlo. Incluir la fecha, hora y lugar de la próxima reunión confirma que conoce la logística de la reunión y le brinda al destinatario la oportunidad de corregir cualquier malentendido con respecto a los arreglos.
Afirme su aceptación
Afirme su aceptación de su invitación comercial. Por ejemplo: "Quiero informarle que acepté gentilmente su invitación de negocios y estoy ansioso por conocerlo a usted y a su equipo".
Absténgase de usar palabras floridas o jerga o parezca demasiado entusiasmado con la invitación. Está bien expresar cierto grado de emoción, pero solo a nivel profesional. Una respuesta generalmente entusiasta puede mostrar cuán ansioso está por reunirse con el destinatario para hablar sobre el proyecto inminente.
Incluir detalles clave
En el siguiente párrafo, discuta los detalles específicos relacionados con la reunión. Mencione algunas ideas que tiene la intención de discutir junto con los documentos que traerá también.
Por ejemplo: 'Estoy muy interesado en conocer sus nuevas ideas para aumentar nuestras ventas en línea. He dedicado muchas horas a la investigación de datos de ventas y me gustaría compartir con ustedes lo que he descubierto ”.
Termine su carta con una nota positiva, por ejemplo, "Espero tener una reunión muy interesante y productiva con usted y su equipo". Una vez que haya terminado de mencionar todos los detalles necesarios, simplemente firme y envíe su carta.
Termine la carta correctamente
Al utilizar palabras significativas al concluir su carta, como 'Siempre', 'Muy verdaderamente suyo', 'Atentamente' o 'Muy respetuosamente', expresará el grado de sinceridad en general. De manera similar a cómo se dirige la carta, el tono general del cierre también debería reflejar idealmente su relación con el destinatario.
Firme adecuadamente la carta
Además de escribir su nombre al final de la carta, asegúrese de firmarla también. Si desea escribirlo de una manera más informal, está bien, siempre que el destinatario pueda identificar que es su firma.
Ejemplo de carta de invitación de aceptación empresarial
Sarah Wells
Gerente de marketing de ABC
7623 East Road
Rockton, Nueva York 89238
3 de diciembre de 2019
Mark Smith
Acme, Inc.487
14th Street
Southville, Nueva York 89323
Estimado Sr. Mark Smith,
Les escribo esta carta para agradecerles por invitarme a asistir al próximo seminario de iPhone de Apple en Rochester, Nueva York, el 17 de diciembre. Confirmo mi asistencia y espero que este seminario nos dé la oportunidad de fortalecer nuestra relación comercial de trabajo.
También enviaré algunas ideas sobre algunas investigaciones de mercado en las que he estado trabajando recientemente.
Gracias una vez más por invitarme. Espero reunirme con usted y su equipo.
Sinceramente,
(firma tu nombre aquí)
Sarah Wells
Directora de marketing de ABC
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