En un juicio civil, las pruebas documentales como fotografías, cartas, facturas, contratos y registros similares suelen tener que revelarse a la otra parte (normalmente como parte del proceso de descubrimiento), luego se marcan debidamente como prueba (es decir, «Prueba de la defensa 1») y, por último, son autenticadas o identificadas por un testigo antes de ser admitidas como pruebas en el juicio.

Lo mismo ocurre con las pruebas «demostrativas», como los diagramas, modelos y gráficos, que tienen por objeto ayudar al jurado a comprender el testimonio de un testigo, especialmente cuando se trata de conceptos complejos.

Veamos algunas de las formas más comunes en que los documentos y otras pruebas pueden ser autenticados y utilizados en los tribunales por las partes en un caso civil.

Los registros comerciales suelen poder ser autenticados e identificados por el testimonio del custodio de los registros, a menos que la fuente de la información o el método de preparación de los registros indique una falta de fiabilidad.

Métodos de autenticación de documentos/pruebas

  • Un testigo puede declarar que está familiarizado con el documento que se presenta como prueba. Por ejemplo, una persona que estuviera presente cuando se firmó un contrato podría ofrecer testimonio de que presenció la firma y de que el documento que se presenta como prueba parece ser ese mismo contrato. A menos que la otra parte se oponga a esta autenticación (o que el juez tenga más preguntas para el testigo), es probable que la prueba llegue.
  • Al presentar un gráfico, modelo o diagrama, un abogado puede sentar debidamente las bases de esa prueba haciendo algunas preguntas (en el expediente) a la persona que lo preparó. Una vez más, a menos que la otra parte se oponga o el juez tenga un problema con la evidencia, probablemente se le permitirá entrar.
  • Las partes (y sus abogados) pueden acordar de antemano («estipular») la autenticidad de un documento, o la conveniencia de introducir pruebas demostrativas.
  • Un testigo no experto puede dar una opinión sobre la autenticidad de la letra de un documento, basándose en la familiaridad del testigo con la letra de la persona que supuestamente ha escrito/firmado el documento.
  • Un testigo experto puede comparar dos muestras de escritura y dar una opinión sobre si la misma persona escribió ambas.
  • Los registros comerciales suelen poder ser autenticados e identificados por el testimonio del custodio de los registros, a menos que la fuente de la información o el método de preparación de los registros indique una falta de fiabilidad.
  • Los documentos de autenticación propia suelen incluir copias certificadas de registros públicos, periódicos y otras publicaciones oficiales, y no suelen requerir pruebas externas de autenticidad para ser admitidos como prueba.

¿Cuál es la regla de la «mejor prueba»?

En una demanda civil, si se ofrece un documento como prueba de su contenido (una de las partes trata de demostrar que la firma del contrato es, de hecho, la del demandado, por ejemplo), el documento original debe presentarse como prueba. Si se ofrece una copia u otra reproducción en lugar del original, la norma de la «mejor prueba» exige que se explique adecuadamente la ausencia del original. Sólo si el juez acepta las razones de la ausencia del original puede admitirse como prueba esta «prueba secundaria» (una copia, en otras palabras).

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