Deducciones fiscales para el alojamiento de los empleados

Hay consecuencias fiscales si un empleador proporciona a un empleado alojamiento local, ya sea temporalmente en un hotel cercano, o permanentemente en una vivienda en el local comercial del empleador. La regla general es que el valor del alojamiento debe incluirse en el salario del empleado. Sin embargo, si se cumplen los requisitos que se mencionan a continuación, los gastos de alojamiento local están libres de impuestos para el empleado y pueden ser deducidos como gastos de la empresa por el empleador - el mejor resultado fiscal posible para todos.

Normalmente, si un empleador paga los gastos de alojamiento local de un empleado, el costo debe incluirse en la compensación del empleado y el empleado debe pagar el impuesto sobre el mismo.

Alojamiento local como beneficio adicional por condiciones de trabajo

A veces no es conveniente o eficiente que los empleados vayan a sus casas por la noche y vuelvan al trabajo al día siguiente. En su lugar, un empleador puede decidir pagar a los empleados para que se alojen en un hotel local u otro alojamiento cercano. Normalmente, si un empleador paga los gastos de alojamiento local de un empleado, el costo debe incluirse en la compensación del empleado y el empleado debe pagar el impuesto sobre el mismo. Sin embargo, si los gastos cumplen los requisitos de cualquiera de los dos:

• la prueba de puerto seguro, o
• la prueba de hechos y circunstancias

entonces los gastos califican como un beneficio marginal de condición de trabajo. Esto significa que si el empleador paga el gasto, el costo no está incluido en el salario imponible del empleado. Alternativamente, si el empleado paga el gasto, puede tomar una deducción detallada por el monto.

Prueba de Puerto Seguro

El IRS estableció la prueba de puerto seguro para los gastos de alojamiento local a finales de 2014. Según esta prueba, los gastos de alojamiento local, es decir, los gastos de hotel u otros gastos de alojamiento mientras un empleado está fuera de casa durante la noche, no deben incluirse en los ingresos del empleado si:

• el alojamiento es necesario para que el empleado participe plenamente en una reunión de negocios, conferencia, actividad de capacitación u otra función comercial de buena fe, o esté disponible para ello
• el alojamiento no dura más de cinco días naturales y no se repite más de una vez por trimestre natural
• el empleador requiere que el empleado permanezca en la actividad o función durante la noche, y
• el alojamiento no es fastuoso ni extravagante y no proporciona ningún elemento significativo de placer personal, recreación o beneficio. (IRS Reg. § 1.162-32(a).)

Ejemplo: Acme, Inc. lleva a cabo una sesión de entrenamiento de tres días para sus empleados vendedores en un hotel cerca de su oficina principal. Algunos vendedores que asisten al entrenamiento no viajan lejos de casa. Acme requiere que todos los asistentes permanezcan en el hotel durante la noche con el propósito de facilitar el entrenamiento. Acme paga el coste del hotel. Acme no tiene que incluir en la compensación de sus empleados el coste del hotel, y puede deducir el coste como su propio gasto empresarial.

Prueba de Hechos y Circunstancias

La prueba de puerto seguro sólo se aplica a los alojamientos locales de cinco días o menos. Afortunadamente, los alojamientos locales que no cumplan con la prueba de puerto seguro pueden ser excluidos de los ingresos del empleador y deducibles por el empleador si cumplen con la prueba de hechos y circunstancias. Para satisfacer esta prueba, el gasto de alojamiento local debe:

• se incurra por una condición de empleo de buena fe impuesta por el empleador
• ser para un propósito de negocios y no principalmente para proporcionar un beneficio social o personal al empleado
• no se consideren lujosas o extravagantes en estas circunstancias, y
• no proporcionan un elemento significativo de placer o recreación personal.

Ejemplo: Acme, Inc. requiere que un empleado de su departamento de informática esté de guardia todas las noches para responder rápidamente a las emergencias que puedan ocurrir fuera de las horas normales de trabajo. Los empleados de TI que trabajan durante el día tienen un turno de trabajo una vez al mes. Las emergencias que requieren que el empleado del turno de trabajo responda ocurren regularmente. Acme no tiene instalaciones para dormir en sus instalaciones comerciales, por lo que paga una habitación de hotel cercana donde el empleado del turno de guardia se queda hasta que se le llama para responder a una emergencia. Acme no necesita incluir en la compensación de sus empleados de TI el costo del hotel, y puede deducir el costo como su propio gasto empresarial.

Los ejemplos de alojamiento local que no satisfacen la prueba de hechos y circunstancias incluyen:

• proporcionar a un empleado un fin de semana en un hotel o centro turístico de lujo
• pagando el alojamiento local para permitir a un empleado evitar un viaje de larga distancia
• proporcionar alojamiento local a un empleado recientemente reubicado mientras busca una vivienda permanente, o
• proporcionando alojamiento local para el uso personal indefinido de un empleado.

Alojamiento en el local comercial del empleador

Algunos empleadores proporcionan alojamiento a sus empleados en sus locales comerciales, por ejemplo, los administradores de apartamentos suelen recibir alojamiento gratuito en los locales del edificio. El valor de ese alojamiento es un beneficio adicional de condiciones de trabajo del empleado libre de impuestos si lo es:

• en los locales comerciales del empleador
• amueblado para conveniencia del empleador, y
• es una condición para el empleo del empleado.

En el local comercial

El requisito de que el alojamiento sea en el local comercial significa en el lugar de trabajo de los empleados. No tiene que ser donde hacen todo su trabajo. Más bien, es suficiente si el alojamiento es en un lugar donde realizan una parte significativa de sus funciones o donde el empleador lleva a cabo una parte significativa de sus actividades comerciales.

Este requisito se cumple fácilmente cuando el trabajador vive en el único local comercial, como el gerente de un motel que vive en una de las habitaciones de un motel. Sin embargo, este requisito también puede cumplirse si un empleado vive fuera pero cerca del local comercial.

Ejemplo: El Hotel Acme proporciona a su gerente un alojamiento que se encuentra al otro lado de la calle del hotel y junto al aparcamiento del hotel. Acme es el dueño de la casa. El gerente debe estar de guardia las 24 horas del día. Tiene una oficina en su casa y su teléfono está conectado directamente a la centralita del hotel para poder trabajar desde su casa. El alojamiento probablemente califica. Es una parte integral del local comercial porque el gerente puede ser localizado por teléfono, está lo suficientemente cerca como para ocuparse del negocio del hotel, y también realiza algunas de sus tareas desde el interior de la casa.

Para la conveniencia del empleador

El requisito de que el alojamiento sea para la conveniencia del empleador significa que el empleador proporciona el alojamiento por una razón comercial sustancial que no sea la de proporcionar a un trabajador una paga o salario adicional. Siempre que haya una razón comercial sustancial para proporcionarlo, el alojamiento puede ser para la conveniencia del empleador. Esto se aplica incluso si un contrato de empleo dice que el alojamiento se proporciona como pago o si las leyes de empleo de su estado requieren que usted proporcione alojamiento.

La prueba para satisfacer la conveniencia del requisito del empleador es prácticamente la misma que la prueba para satisfacer la condición de la prueba de empleo. Así que, cuando el alojamiento es por conveniencia de la regla del empleador, es casi siempre una condición de empleo también.

Condición de empleo

El alojamiento cumple la condición de prueba de empleo si el trabajador tiene que aceptar el alojamiento para realizar correctamente su trabajo. El empleador no tiene que exigir expresamente que el empleado acepte la vivienda. Más bien, la prueba es: ¿Puede el trabajador hacer su trabajo si no acepta la vivienda?

La vivienda proporcionada por el empleador permite a un empleado realizar adecuadamente su trabajo cuando el trabajador:

• debe estar presente en todo momento, o
• no puede cumplir sus obligaciones sin la vivienda.

Ejemplo: Acme Mining, Inc. proporciona a sus empleados mineros alojamiento en una mina donde no hay otros alojamientos en la zona, las condiciones de viaje en invierno son peligrosas y el trabajo suele requerir turnos nocturnos de 12 horas. Los mineros no pueden hacer su trabajo sin el alojamiento, por lo que cumple la condición de prueba de empleo.

Si un empleador le da a un empleado la opción de tomar o rechazar el alojamiento, el alojamiento probablemente no es una condición para el empleo. De igual modo, si un trabajador tiene la opción de obtener alojamiento gratuito en el local comercial del empleador o de recibir un subsidio en efectivo, el alojamiento no cumple los requisitos.

Ejemplo: El Hogar de Ancianos de Acme ofrece a un empleado la opción de vivir en el local de forma gratuita o de vivir cerca y recibir un subsidio en efectivo, además del salario. Si el empleado elige vivir en el local, el alojamiento no califica porque no está obligado a vivir allí para realizar correctamente el trabajo.

Preguntas para su abogado

1. ¿Puedo dejar que los empleados clave se queden en la casa que tengo cerca de mi fábrica y aprovechar la reducción de impuestos para el alojamiento?
2. ¿Pierdo los beneficios fiscales si mi empleado se casa y viven juntos en mi propiedad?
3. ¿Hay un límite de cuánto puedo deducir por el alojamiento de los empleados?