Averigüe lo que un HOA necesita hacer al contratar a un gerente, y qué hacer si tiene quejas sobre su actual gerente HOA.

La asociación de propietarios (HOA) de una comunidad planificada tiene muchas responsabilidades, desde el mantenimiento hasta la ejecución, pasando por la asistencia a las reuniones regulares. A veces, la junta directiva (consejo) de una HOA contratará a un administrador (a veces denominado «administrador de la propiedad» o «administrador de la comunidad») para que le ayude con estas responsabilidades. Estas responsabilidades pueden ser de amplio alcance y requieren que el administrador esté presente en la propiedad diariamente. O bien, las responsabilidades del administrador pueden limitarse a una o dos tareas.

Debido a que los propietarios pagan la cuenta del administrador y a que el desempeño del administrador puede afectar los valores de la propiedad en su comunidad, es importante contratar a un buen administrador y comprender el alcance de su trabajo.

¿Qué puede hacer un administrador de propiedades de la HOA?

Los administradores de propiedades pueden proporcionar una larga lista de servicios a las comunidades residenciales. Estos incluyen el mantenimiento de todas las estructuras de uso común de la propiedad, la organización de la jardinería de los terrenos, la coordinación de la recogida de basura, la comprobación del equipo de seguridad (como los detectores de incendios y de dióxido de carbono), la programación de las reuniones de los propietarios, la provisión de seguridad y el mantenimiento de todos los libros y registros financieros al día. El administrador también suele ser la primera persona con la que un miembro de la comunidad se pone en contacto para presentar una queja, una preocupación o una pregunta sobre la HOA.

Algunos administradores también pueden tener responsabilidades de aplicación de la ley. Por ejemplo, un administrador puede ponerse en contacto con el propietario de una vivienda que comience a construir una adición no autorizada a la vivienda o con un perro que ladra. Para evitar conflictos, la aplicación de la ley debe hacerse de manera consistente. El procedimiento de aplicación debe ser explicado claramente en los documentos rectores de la HOA.

No es responsabilidad del gerente establecer las políticas de la HOA o crear reglas y regulaciones para la HOA. Esa responsabilidad recae en la junta directiva y en los miembros de la HOA. El administrador actúa de conformidad con las políticas y normas que adopta la HOA y, cuando procede, las hace cumplir. Por ejemplo, si la HOA decide reemplazar el paisaje existente por plantas tolerantes a la sequía, probablemente será tarea del administrador elegir y coordinar al contratista paisajista. O, después de que la junta determine el monto de una evaluación anual, el gerente puede ser responsable de recoger la evaluación.

En última instancia, la HOA decide el alcance del papel del gerente en la comunidad. Incluso cuando se contrata a una empresa de gestión para realizar una amplia gama de tareas, la HOA sigue siendo responsable de la supervisión y de la mayoría de los asuntos financieros y legales. Es importante que la junta se asegure de que el gerente actúe de conformidad con los documentos rectores de la HOA y trate a todos los miembros de la comunidad de manera coherente y justa.

Porcentaje de las HOA que contratan a un administrador de propiedades Hasta el 70% de las asociaciones comunitarias emplean a un administrador profesional o a una empresa de gestión. (Fuente: Instituto de Asociaciones Comunitarias, 2014).

Contratando a un administrador de propiedades de la HOA

Antes de contratar a un administrador de la propiedad, la junta debe revisar los documentos rectores de la HOA para confirmar que la HOA tiene el poder de tomar esta acción, y si es así, determinar si hay alguna limitación en cuanto a lo que el administrador puede ser contratado para realizar. Si después de revisar los documentos rectores no queda claro si un administrador puede ser contratado por la HOA, la junta debe consultar con el abogado de la HOA.

A continuación, suponiendo que la junta tenga luz verde para contratar a alguien, deberá determinar si los documentos rectores imponen algún requisito particular al administrador de la propiedad o de la comunidad. Algunos estados requieren una licencia o certificado para poder servir como administrador de la HOA.

Por ejemplo, en Nevada se exige la obtención de un Certificado de Gestión Comunitaria para poder ejercer como gestor comunitario de interés común. Algunos estados, como Alaska, sólo requieren una licencia de bienes raíces. Si su estado tiene requisitos específicos, asegurarse de que un posible administrador cumple con esos requisitos debería ser lo primero que su junta directiva busque al evaluar las diferentes compañías de administración de propiedades.

La HOA también querrá determinar quién, específicamente, será el gerente. Dado que las empresas de gestión suelen tener más de un gerente en su plantilla, la HOA debe averiguar con antelación quién será nombrado gerente por la empresa de gestión. La junta debe verificar los antecedentes educativos y los años de experiencia en administración de propiedades de esta persona. La junta también debe confirmar que el posible gerente tiene experiencia en el manejo de las tareas específicas que la HOA pretende que el gerente realice.

Usar un Acuerdo de Gestión para definir las responsabilidades del Gerente y de la HOA

El contrato entre la HOA y el gerente describe las responsabilidades de cada parte y, si está bien redactado, protegerá a la HOA. Por ejemplo, en el caso de un gerente de bajo rendimiento, la HOA querrá poder rescindir el contrato con poca antelación, de conformidad con los propios términos del contrato. (Así pues, no se puede acusar a la HOA de incumplir el contrato.) El hecho de que el abogado de la HOA ayude a redactar o revisar el acuerdo antes de que lo ejecuten las partes puede contribuir a garantizar que éste abarque de forma exhaustiva cuestiones futuras como la necesidad de rescindirlo.

¿Quién paga los honorarios de la administración de la propiedad?

Los propietarios de viviendas en una comunidad controlada por un convenio pagan a la empresa gestora por sus servicios a través de cuotas mensuales y evaluaciones. Cuando no se prestan estos servicios, por ejemplo, el administrador no hace limpiar la piscina con regularidad o no se presenta los días en que se espera que esté en el lugar, los propietarios tienen el derecho legal de impugnar su HOA. También pueden cuestionar la cantidad que se está gastando en una empresa de administración de bienes.

Si usted es propietario de una vivienda y tiene quejas sobre la compañía de administración que sirve a su HOA, debe alertar a la junta de su HOA, por escrito, sobre sus preocupaciones y comenzar a documentar las quejas que tiene contra la compañía de administración para referencia futura.

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