Reuniones de la HOA: Lo que cubren, y por qué los propietarios deben participar
¿No se le ocurre ninguna buena razón para asistir a su reunión de la HOA? Piénsalo de nuevo.
Las Asociaciones de Propietarios de Viviendas (HOA) son entidades legales, a menudo corporaciones sin fines de lucro, que dependen en gran medida de la ayuda voluntaria de los propietarios de viviendas dentro de la comunidad que supervisan. Para que las cosas funcionen sin problemas, las HOA suelen celebrar reuniones regulares de la junta directiva, así como reuniones anuales de los miembros.
- Nuestra junta de HOA se reúne regularmente a una hora y lugar no revelados, y sin dar aviso a los miembros de la comunidad. ¿Puede la junta hacer eso?
- En su última reunión, la junta de la HOA votó y aprobó una nueva regla que prohíbe a todos los propietarios (incluyéndome a mí) usar mi casa para el alquiler o el negocio de la casa. Cuando compré mi casa, estos usos estaban permitidos. ¿Pueden hacer un cambio tan grande sin someter el tema a votación de los miembros de la comunidad?
- No estaba al tanto de la reunión anual y se aprobó un presupuesto con el que no estoy de acuerdo. ¿Qué puedo hacer?
En estas reuniones se toman decisiones importantes, incluyendo el mantenimiento del desarrollo, la contratación y retención de los gerentes de la HOA, y el desarrollo permisible. Debido a que estas decisiones afectan a los valores de propiedad de los miembros, estas reuniones son necesarias e importantes.
Recuerde, ya sea que se tome una decisión en una reunión de la junta directiva o en la reunión anual, estas reglas deben ser seguidas, incluso si usted no estuvo presente.
Diferentes tipos de reuniones de la HOA
La mayoría de las HOA tienen una reunión anual para todos los miembros. En las reuniones anuales, la junta y los miembros de la HOA se reúnen para discutir y votar sobre temas importantes, como el presupuesto del año siguiente y la elección de nuevos directores o reemplazo de los mismos.
Las leyes de algunos estados contienen requisitos sobre lo que debe ocurrir antes y durante una reunión anual. Por ejemplo, en California, si los estatutos de una HOA no dicen nada sobre el tema, la HOA debe celebrar una reunión anual en la oficina principal de la HOA para elegir a los directores de la junta de la HOA.
La típica HOA tendrá una junta directiva que se reúne regularmente. Los directores son normalmente otros propietarios que fueron elegidos por la mayoría de los miembros de la comunidad. También pueden ser personas nombradas por el promotor de la propiedad, como es especialmente común en los nuevos desarrollos.
Los estatutos de la mayoría de las Cámaras de Comercio exigen que los directores se reúnan periódicamente. La regularidad de estas reuniones varía según la HOA. Las Cámaras más grandes, con muchos miembros y muchos asuntos que tratar, pueden reunirse con frecuencia. Las Cámaras más pequeñas, con pocos asuntos que tratar, probablemente se reunirán con mucha menos frecuencia.
También existe un tercer tipo de reunión menos común. En algunos casos, la junta de una HOA, o incluso un simple grupo de propietarios, puede decidir que es necesario convocar una "reunión especial". En esas reuniones se pueden tratar asuntos de emergencia que requieren la participación de todos los miembros, como la retirada de un miembro de la junta. Normalmente, la ley estatal o los estatutos de la HOA establecen la forma en que debe notificarse una reunión especial. (¡Las reuniones secretas están mal vistas!)
Por qué es de interés para los propietarios asistir a las reuniones de la HOA
Las reuniones anuales de la HOA suelen tratar temas que pueden sonar secos como el polvo para usted, como propietario de una casa. Estos pueden incluir el presupuesto de la asociación, la elección de los directores y la votación de las enmiendas a los documentos de gobierno de la HOA. Las reuniones también pueden tratar otros temas que la junta cree que necesitan la atención de todos los miembros.
Asistir a la reunión anual es sin embargo importante (y puede ser más interesante de lo que usted espera.) Las decisiones que se tomen pueden, después de todo, impactar directamente en su calidad de vida y en el valor de su propiedad.
Por ejemplo, el nuevo presupuesto puede requerir cuotas más altas para hacer una reparación o actualización importante. Los propietarios que no quieran que sus cuotas suban o no crean que los cambios sean necesarios querrán asistir a la reunión anual y hacer oír su voz antes de que se tome una decisión. (O si están a favor de la evaluación especial y su uso, querrán asegurarse de que los propietarios que se oponen no ahoguen su posición).
Asimismo, un propietario puede querer asegurarse de que se elijan directores para la junta que tomen buenas decisiones para la comunidad en su conjunto, en lugar de decisiones que beneficien a sus amigos.
Aunque las cuestiones importantes suelen reservarse para la reunión anual, los temas y cuestiones importantes pueden seguir debatiéndose en las reuniones ordinarias de la junta. Estos temas y cuestiones suelen incluir informes del tesorero y del administrador de la propiedad de la HOA, y la discusión de cualquier remodelación o nueva construcción propuesta por otros miembros de la comunidad. La junta también puede discutir las quejas y sugerencias de los propietarios de viviendas que conducen a modificaciones de las reglas relacionadas con lo que se puede y no se puede hacer con la casa.
Las reuniones de la Junta están típicamente abiertas a todos los miembros de la HOA. Sin embargo, a menudo concluyen con una "sesión ejecutiva" de la junta, que está cerrada a los miembros en general. Los temas que se discuten en las sesiones ejecutivas pueden incluir asuntos legales, cuestiones de empleo y negociaciones de contratos. Algunos estados, como Oregón, limitan los temas que pueden ser discutidos en las sesiones ejecutivas.
Recuerde, ya sea que se tome una decisión en una reunión de la junta directiva o en la reunión anual, estas reglas deben ser seguidas, incluso si usted no estuvo presente. Cuando una comunidad está muy involucrada en las reuniones y en las decisiones que se toman, esas decisiones tienden a reflejar mejor lo que la comunidad en su conjunto desea, no lo que unos pocos miembros de la junta quieren.
Fechas de las reuniones de la HOA y notificación requerida a los propietarios
La fecha de la reunión anual puede cambiar de año en año, pero es posible que la encuentre en los documentos rectores de su HOA. Por ejemplo, los estatutos podrían decir algo como: "La reunión anual se celebrará el tercer sábado de cada agosto".
La junta debe proporcionar un programa a los miembros antes de la reunión anual. Es probable que los estatutos describan cualquier requisito de notificación que la junta o el gerente deban cumplir antes de la reunión anual, pero la ley estatal a menudo llena el vacío si los estatutos guardan silencio sobre el tema.
Excepto en caso de emergencia, la HOA debe avisar con antelación antes de celebrar una reunión de la junta. Por ejemplo, la ley estatal puede exigir que el aviso de la reunión y el orden del día se coloquen en un área común, como un pasillo de entrada o una sala comunitaria o de correo, tres días antes de la reunión. El aviso debe calcularse razonablemente para dar a los miembros la oportunidad de determinar qué cuestiones se debatirán y cuán importante es realmente para ellos asistir a la reunión.
Los quórums son usualmente requeridos para las votaciones de la HOA
Los estatutos de las HOA suelen exigir que los votos en las reuniones ordinarias de la junta directiva y en las reuniones anuales sean aprobados por un quórum de directores o miembros, respectivamente. El quórum es un cierto porcentaje o número del total de directores o propietarios que deben estar presentes en la reunión. El "quórum" se definirá en los documentos rectores de su HOA o por la ley estatal. Sin quórum, dos miembros descontentos podrían reunirse y tomar decisiones que afectarían a toda la comunidad.
La mayoría de las asociaciones permiten a sus miembros votar por poder. En otras palabras, un miembro puede decirle a otro miembro cómo quiere votar. Ese miembro asistirá a la reunión y votará el poder además del propio voto del miembro. Los votos por poder normalmente cuentan para el quórum.
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