Tanto los empleadores como los empleados pueden obtener importantes beneficios fiscales cuando el empleador proporciona o paga las comidas de los empleados.

Todo el mundo necesita comer todos los días, incluso los empleados mientras están en el trabajo. Tanto los empleadores como los empleados pueden obtener importantes beneficios fiscales cuando el empleador proporciona o paga las comidas de los empleados. El empleador puede deducir el costo de las comidas como un gasto de la empresa y los empleados obtienen un beneficio adicional libre de impuestos: comida gratis. Sin embargo, hay reglas detalladas sobre qué gastos de comidas califican para este tratamiento fiscal favorecido.

          Tanto los empleadores como los empleados pueden obtener importantes beneficios fiscales cuando el empleador proporciona o paga las comidas de los empleados.

          Las comidas de los empleados pueden ser un beneficio adicional libre de impuestos

          Casi todo lo que los empleadores dan a sus empleados como «compensación» por su trabajo es un ingreso imponible para el empleado y un gasto empresarial deducible para el empleador. Los sueldos o salarios, por supuesto, están incluidos como ingresos, pero también lo están muchos beneficios extras del empleado como el uso personal de un coche de la empresa, membresías de gimnasio, y seguros de vida colectivos a término de más de 50.000 dólares. Normalmente, el valor de las comidas que los empleadores proporcionan a sus empleados también se trataría como ingreso imponible para ellos, excepto para las comidas «de minimis» (véase más abajo).

          Sin embargo, hay una gran excepción. Las comidas provistas por el empleador están libres de impuestos para el empleado y son 100% deducibles por el empleador si son provistas:

          • en el local del empleador, y
          • para la conveniencia del empleador.

          Si más de la mitad de sus empleados a los que les proporciona comidas satisfacen estos requisitos, puede tratar todas las comidas que proporcione a los empleados de su empresa como si estuvieran proporcionadas para su conveniencia.

          En el local comercial del empleador

          El local comercial del empleador generalmente significa el lugar donde trabajan los empleados. También puede significar una instalación para comer que un empleador dirige, como una cafetería o un comedor. Tal «comedor operado por el empleador» debe:

          • ser propiedad de su empresa o estar alquilada por ella
          • ser operado por usted directamente por sus propios trabajadores, o por un tercero bajo contrato, como un proveedor de servicios de comidas
          • estar en o cerca de su local comercial, y
          • proporcionar alimentos y bebidas durante, o inmediatamente antes o después, de la jornada laboral.

          Por la conveniencia del empleador

          La conveniencia de la prueba del empleador se satisface si usted proporciona las comidas a sus empleados por una razón comercial sustancial, aparte de proporcionarles una compensación adicional. Entre los ejemplos de esa «razón comercial sustancial» se incluyen los siguientes.

          Los empleados deben estar disponibles para las llamadas de emergencia

          Asegurarse de que los trabajadores estén disponibles para las llamadas de emergencia durante un descanso para comer es una razón comercial importante para proporcionarles comidas.

          Ejemplo: Los empleados del hospital están de guardia las 24 horas del día para proporcionar tratamiento médico. El hospital les exige que coman en el hospital de forma gratuita. Las comidas son proporcionadas por el empleador para la conveniencia del empleador porque es necesario que los empleados estén presentes para las emergencias y el tratamiento continuo de los pacientes.

          Pausa para comer

          Un empleador también tiene una razón empresarial sustancial para proporcionar comidas gratuitas si la naturaleza del negocio hace necesario limitar los períodos de comida a períodos cortos, como 30-45 minutos, y los trabajadores no pueden comer en otro lugar en tan poco tiempo.

          Ejemplo: Un banco proporciona a sus cajeros comidas para limitar el período de almuerzo del cajero a 30 minutos, ya que el banco está más ocupado durante el período normal de almuerzo. Si los cajeros tuvieran que almorzar en otro lugar, tardaría mucho más de 30 minutos, y el banco hace cumplir estrictamente el límite de 30 minutos.

          Comidas apropiadas no disponibles de otra manera

          La conveniencia de la prueba del empleador también se satisface si los empleados no pueden comer de otra forma adecuada en un período de tiempo razonable, por ejemplo, porque no hay muchos restaurantes cerca de la ubicación del negocio del empleador.

          Comidas De Minimis

          Puedes hacer una deducción por cualquier comida que le des a un empleado si tiene tan poco valor que su contabilización sería poco razonable o impracticable. Ejemplos de comidas de minimis incluyen:

          • café, rosquillas o refrescos
          • comidas ocasionales o dinero para comidas que permiten a un empleado trabajar horas extras, o
          • fiestas ocasionales o picnics para los empleados y sus invitados.

          Las comidas que usted proporciona para promover la buena voluntad, levantar la moral o atraer a posibles empleados no se consideran proporcionadas para su conveniencia; pero, sin embargo, están exentas de impuestos para el empleado si son de minimis.

          Algunos casos especiales

          Hay varios casos en los que la deducción se aplica y no se aplica. Por ejemplo, normalmente, las comidas de los empleados deben ser suministradas durante las horas de trabajo. Sin embargo, siempre y cuando se cumplan las pruebas de conveniencia y de locales comerciales, las comidas suministradas después de las horas de trabajo están exentas de impuestos si se comieron después de las horas de trabajo porque las obligaciones laborales de los empleados se interpusieron. Por otra parte, si se proporciona comida a una empleada en sus días libres, no se puede deducir el valor de las comidas y el valor debe ser incluido en su ingreso bruto. Sin embargo, esta regla no se aplica si las comidas se suministran con un alojamiento que cumpla los requisitos para recibir el mismo tratamiento fiscal que las comidas pagadas por el empleador.

          Además, si es dueño de un restaurante, la deducción se aplica si da a sus trabajadores comidas durante, o inmediatamente antes o después, de su horario de trabajo. Por ejemplo, si un camarero trabaja durante los períodos de desayuno y almuerzo, puede excluir de su salario el valor del desayuno y el almuerzo que usted proporciona en su restaurante por cada día trabajado.

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