Cartas de negocios

Escribir una carta de transmisión – Formato de ejemplo

Una carta de transmisión  es  un tipo de carta de presentación que acompaña a un documento más grande. La carta de transmisión tiene como objetivo explicar el documento más grande e informar al destinatario del contexto, propósito o intención del documento más grande. La carta también le da al remitente un registro de haber enviado el documento más grande. 

Escribir una carta de transmisión - Formato de ejemplo

Algunos de los principales tipos de documentos que se envían con una carta de transmisión son:

  • Propuestas, cotizaciones u ofertas
  • Contratos
  • Manuscritos para publicación
  • Informes formales de estudios analíticos
  • Envíos de mercadería
  • Aplicaciones

La mayoría de las cartas de transmisión son breves

La mayoría de las cartas de transmisión son breves, pero si el remitente desea incluir un resumen de los elementos clave de una propuesta u otras cosas que brinden información al destinatario, la carta puede ser un poco más larga. 

El motivo del envío de la carta debe indicarse en la primera oración junto con el tipo de documento, como contrato, propuesta, manuscrito o trabajo de investigación. 

El segundo párrafo puede contener información sobre el documento que no está incluida en el documento en sí. Si hay fechas límite para la admisión de firmas o propuestas, se pueden mencionar aquí. 

Si el remitente habló con el destinatario sobre el documento anteriormente, esto también se puede mencionar aquí. 

Si la carta acompaña a un manuscrito para un editor, el remitente puede incluir algunos hechos o declaraciones convincentes que capten la atención del editor y le hagan desear saber más. 

Si el remitente tiene otras publicaciones o premios por escribir, estos se pueden mencionar aquí. 

Última frase

La última oración de la carta debe demostrar buena voluntad al agradecer al destinatario y expresar aprecio por su tiempo. 

El remitente también puede expresar el deseo de permanecer en contacto con el destinatario y ser considerado para compromisos en el futuro. 

Las cartas de transmisión pueden contener información confidencial, como la contraseña de un documento en línea. 

El remitente también puede incluir información importante o confidencial en el documento más grande que el remitente desea resaltar. 

Las cartas de transmisión que acompañan a los documentos o propuestas científicas suelen estar escritas en voz pasiva y utilizan un lenguaje y formato formal. Sin embargo, no deben contener información técnica.

Hay varias formas en que el remitente puede presentar su documento. Algunas de las más comunes son:

  • Para mostrar cómo el documento cumple con los objetivos o requisitos del receptor.
  • Dar crédito a las personas involucradas en la preparación del documento que no se mencionan en él.
  • Para solicitar una acción por parte del destinatario, como la firma de un contrato o la edición de un documento con una fecha límite para esa acción.

Dado que las cartas de envío acompañan a una amplia gama de documentos, no existe una única solución para todos. Sin embargo, la mayoría de las cartas de transmisión:

  • Establecer buena voluntad
  • Presentar la información de forma clara y en un formato fácil de leer.
  • Son solo una pagina
  • Incluya fechas límite importantes u otras fechas
  • Explique el contenido del documento o paquete adjunto.
  • Responder cualquier duda que pueda surgir
  • Ser promocional para el producto, contrato, manuscrito u otro documento.
  • Aclarar los deseos o instrucciones del remitente.

Aquí hay una carta de envío de muestra a una editorial que acompaña a un libro para niños para su publicación. 

Para obtener mejores resultados, la carta debe estar dirigida a la persona que la recibirá. Si el remitente no conoce el nombre de la persona, puede llamar a la empresa para averiguarlo. 

Si no es posible obtener un nombre, el remitente puede dirigir la carta a Estimado señor o Estimada señora. Una carta de envío siempre debe acompañar al documento y no debe enviarse por adelantado o después de que se haya enviado el documento. 

Sin embargo, la carta no debe adjuntarse al documento, debe ir por separado. 

Ejemplo de carta de transmisión

Su nombre
Su dirección
Ciudad, estado, código postal

FECHA

Nombre del
destinatario Designación del
destinatario Dirección del destinatario
Ciudad, estado, código postal

Estimado nombre del destinatario:

Adjunto encontrará mi manuscrito de 200 páginas titulado Good News Stories, que me gustaría que considerara para su publicación. 

Es una recopilación de 25 historias reales de los últimos 50 años en las que personas que enfrentan circunstancias difíciles o críticas llegan a una conclusión positiva. 

He escrito los cuentos para lectores de nueve a quince años, pero incluso los adultos han disfrutado leyéndolos. 

El manuscrito tiene la intención de dar ejemplos de cómo la adversidad tiene y puede superarse para inspirar y dar confianza a los niños. 

También he incluido mi historia personal, de forma anónima, y ​​la forma en que mejoré mi vida. Fue esta experiencia la que me inspiró a escribir el libro en primer lugar. 

Creo que estas historias serán útiles y entretenidas para los niños y le solicito respetuosamente que considere publicarlas. Si tiene alguna pregunta, puede llamarme al número de teléfono o al correo electrónico. 

Gracias por considerar mi manuscrito. Espero escuchar de usted. 

Sinceramente,

Su firma
Su nombre en
letra de imprenta Adjunto: Manuscrito

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