Cartas de negocios

Reglas de etiqueta de correo electrónico comercial que los profesionales deben conocer

Las comunicaciones comerciales por correo electrónico no solo contienen información, sino que también envían una impresión sobre la empresa. Para que esa impresión transmita una empresa profesional creíble, hay algunas reglas que deben seguirse para que los correos electrónicos comerciales sean efectivos.

Estas reglas deben ser seguidas por todos los que envían correos electrónicos relacionados con la empresa, incluidos los propietarios y empleados de la empresa. 

Aquí hay ocho de las reglas de etiqueta de correo electrónico empresarial más importantes:

1. Una línea de asunto clara:  la línea de asunto le informa al receptor sobre el contenido del correo electrónico. En algunos casos, una línea de asunto deficiente hará que el correo electrónico se elimine antes de que se lea. 

El tema debe ser breve y directo, como Cambio de hora de reunión o Preguntas sobre su propuesta. Si la línea de asunto se deja en blanco o tiene mayúsculas o minúsculas, se verá poco profesional y es posible que se elimine el correo electrónico.

2. Una comunicación formal:  los correos electrónicos comerciales deben escribirse como si tuvieran membrete de la empresa. Esto significa que la fuente debe ser estándar y el texto no debe contener abreviaturas. 

El correo electrónico no debe estar escrito en el idioma típico de los mensajes de texto. Tampoco debe contener emoticonos o varios signos de exclamación. 

Estos trivializan el mensaje y el negocio. El remitente debe recordar que sus comunicaciones por correo electrónico reflejan la imagen y la marca de la empresa. La dirección de correo electrónico comercial siempre debe usarse para comunicaciones comerciales y nunca una dirección personal.

3. Fácil de entender:  el correo electrónico debe estar escrito y formateado claramente. Su apariencia no debe estar saturada de citas, largas paredes de palabras, colores e información innecesaria. Debe tener frases y párrafos cortos que vayan directamente al grano y solo contengan el tema.

4. Gramática correcta:  puede parecer obvio, pero cada correo electrónico empresarial debe tener la ortografía, la puntuación y la gramática correctas. Cualquier nombre incluido en el correo electrónico debe estar escrito correctamente.

Escribir en MAYÚSCULAS se considera gritar en los correos electrónicos y de mala educación, y usar todas las minúsculas puede dar la impresión de que el remitente carece de educación. Deben evitarse todas las palabras de la jerga, incluidas voy, tengo y coz.

5. Un tono neutral – a  menos que se le haya pedido específicamente al remitente que use un nombre o apodo, el correo electrónico debe estar dirigido al nombre formal del destinatario, como Sr. Apellido o Sra. Apellido. 

El remitente puede obtener una pista por la forma en que el receptor firma sus correos electrónicos. Si usan su primer nombre, la respuesta puede estar dirigida a su nombre. 

La mayoría de la gente de negocios en los EE. UU. Utiliza nombres de pila, pero en otros países esto puede considerarse como una toma de libertad y demasiado informal.

6. Tenga en cuenta los campos:  si los campos Para, De, BC y C no se tratan correctamente, el correo electrónico puede parecer poco profesional. El nombre del destinatario debe escribirse formalmente en la línea Para usando letras regulares y no todo en mayúsculas o minúsculas.

La línea De también debe tener el nombre completo del remitente escrito y escrito correctamente. Si solo tiene un nombre, puede dar la impresión de que el remitente tiene algo que ocultar.

El campo BC debe usarse cuando el grupo de receptores no se conocen entre sí. Hacer esto respeta su privacidad. No hacerlo hará que el receptor se pregunte si hay otros problemas de privacidad que el remitente no respeta. 

Si el correo electrónico va a 20 personas, no es cortés enviar a cada uno una lista larga de nombres de personas y direcciones de correo electrónico en su campo Para o C.

El campo C debe usarse cuando todos los receptores se conocen y necesitan estar en la misma página. También se puede utilizar si a los destinatarios no les importa que los colegas conozcan su dirección de correo electrónico. Si hay alguna duda al respecto, el remitente debe preguntar.

Responder a todos debe usarse con mucho cuidado. No es profesional enviar información a la persona equivocada.

7. Evite el formateo: la mayoría de las empresas e individuos tienen un filtrado de spam serio. Si el correo electrónico está cargado con fuentes en negrita y en color, imágenes incrustadas y otros formatos, es posible que se bloquee como spam.

Incluso si se utiliza más de una fuente en el mismo correo electrónico, se puede bloquear como spam. Es posible que el destinatario no tenga su correo electrónico configurado para mostrar el formato, por lo que el correo electrónico puede parecer confuso.

8. Evite los archivos adjuntos: a menos que el destinatario haya recibido archivos adjuntos anteriormente y el remitente sepa que se puede adjuntar un documento simple, es mejor evitar los archivos adjuntos. El remitente podría obstruir la bandeja de entrada del destinatario con un archivo adjunto enorme o Power Point que no puede abrir.

El remitente no debe asumir que el destinatario tiene el software correcto para abrir ningún archivo adjunto. Si es necesario enviar un archivo enorme, la cortesía exige que el remitente pregunte primero al destinatario, antes de enviarlo, y nunca lo envíe los fines de semana o fuera de horario.

Si el remitente recuerda que los correos electrónicos comerciales no son lo mismo que los correos electrónicos personales, siempre debe poder escribir comunicaciones profesionales.

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