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Escribir un correo electrónico de solicitud de reunión de negocios – Formato de ejemplo

Los correos electrónicos comerciales que solicitan una reunión pueden enviarse a una persona que el remitente no conoce, alguien que conocieron una vez en una conferencia o fiesta, o a su propio jefe o colegas.

Algunos consejos que el remitente debe considerar que pueden ayudarlo a lograr el éxito con su carta son:

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Escribir un correo electrónico de solicitud de reunión de negocios - Formato de ejemplo

  1. Investigar la empresa y la persona a quien se dirige la carta
  2. Declarar claramente el propósito de la reunión.
  3. Incluir algunos documentos que pueden ayudar, como una biografía del remitente, un folleto sobre la empresa del remitente
  4. Mencionar éxitos previos específicos en el mismo campo
  5. Incluir testimonios de clientes satisfechos sobre el mismo tema que la agenda de la convocatoria de reuniones

El correo electrónico debe seguir el formato de carta comercial. Debe estar escrito en un lenguaje sencillo y sin jerga. 

Algunas razones para solicitar una reunión son:

  1. Redes
  2. Presentar un plan de negocios
  3. Hacer un argumento de venta
  4. Hablando con el jefe
  5. Programar una entrevista
  6. Conocer a un funcionario del gobierno
  7. Encuentro con colegas

Existen varios motivos para solicitar una reunión para conocer compañeros como para discutir el avance de un proyecto, para conocer gente de otra empresa con la que hay colaboración o simplemente porque hay un tema que necesita discusión.

Un correo electrónico para solicitar una reunión no tiene por qué ser largo, pero sí debe proporcionar la información vital.

Debería indicar:

  1. Lugar de encuentro
  2. Razón de la reunión en breve
  3. Posibles fechas de reunión
  4. Solicitud de seguimiento después de la reunión
  5. Duración sugerida de la reunión
  6. Horarios posibles para la reunión
  7. Qué ganaría la persona o empresa con la reunión

Aquí hay un ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios para conocer a alguien que no pertenece a la misma empresa u oficina del remitente. También se puede adjuntar un folleto si la reunión es para una propuesta comercial o venta.

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios

Para:  [email protected]
Asunto:  Solicitud de reunión

Estimado Sr. Voorhees,

Soy el director de ventas de la empresa XYZ y lo conocí en la conferencia de ventas ABC el mes pasado. Un representante de nuestro equipo de ventas, Mark Jackson, estará en Los Ángeles entre el 20 y el 25 de abril y le gustaría reunirse con usted en cualquiera de esos días durante 30 minutos, si es posible, entre las 9 am y las 12 pm.

Ha investigado sobre su empresa y cree que tiene una propuesta comercial de beneficio mutuo que le gustaría discutir con usted.

¿Sería conveniente para usted, o alguien a quien delegue, encontrarse con Mark Jackson en uno de estos días? Lo llamaré en unos días para discutir cualquier detalle o pregunta que pueda tener y programar un horario alternativo si es necesario.

Sinceramente,

Susan Holmes
Directora de ventas
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