Las cinco cosas más importantes que los propietarios deben hacer antes de que los inquilinos se muden

Los propietarios pueden usar esta lista de tareas para preparar sus unidades de alquiler para nuevos inquilinos.

Los propietarios naturalmente tratan de limitar el tiempo que una unidad de alquiler permanece vacía (tiempo de rotación). Mientras la unidad espera al siguiente grupo de inquilinos, el propietario no cobra el alquiler. Si sólo tiene unos pocos días o menos de tiempo de rotación, resista la tentación de entregar las llaves sin hacer una inspección: El propietario debe documentar el estado del alquiler y asegurar su habitabilidad antes de que lleguen nuevos inquilinos.

En un momento de crisis, tener una lista de tareas fiables puede ayudar a agilizar el proceso. Aquí hay una lista de cinco tareas esenciales para que los propietarios se aseguren de que sus alquileres estén listos para los nuevos inquilinos.

1. Inspeccione la propiedad de alquiler en busca de daños

Incluso si inspeccionó el alquiler con los inquilinos que se acaban de mudar (muchos estados lo exigen), haga otra inspección por su cuenta antes de que los nuevos inquilinos se muden. Este paso es muy importante si ha realizado algún trabajo en el ínterin; querrá asegurarse de que los contratistas y los trabajadores dejen un espacio limpio y seguro. Reserve tiempo para recorrer el alquiler a su propio ritmo y observar el estado de la propiedad; probablemente notará cosas que no vio cuando recorrió el lugar con los inquilinos anteriores.

Durante su inspección, examine los accesorios y elementos de seguridad del alquiler. Como mínimo, pruebe:

• Detectores de humo y monóxido de carbono. Las leyes estatales de revelación de información de los propietarios podrían requerir que también los pruebe en presencia de los nuevos inquilinos.
• Alarmas de seguridad. Revise cualquier código de seguridad y asegúrese de tener un procedimiento escrito que comparta con los inquilinos para tratar con las falsas alarmas.
• Tomas de corriente eléctrica. Busca signos de quemaduras o carbonización, y prueba para ver si alguna conexión está demasiado suelta o demasiado apretada.
• Puertas. Abrir y cerrar para ver si se pegan o se cierran de golpe cuando se cierran.
• Aparatos. Ejecuta cada uno un ciclo completo si es aplicable y si tienes suficiente tiempo.
• Cerraduras. Asegúrate de que se cierran completamente y se pueden desbloquear fácilmente.
• Pantallas. Busca roturas, huecos y óxido.
• Windows. Abrir y cerrar cada ventana para comprobar la capacidad de pegar y cerrar. Comprueba también los cierres.
• Luces. Enciéndelas y apágalas; comprueba si hay parpadeos o zumbidos.
• Agua. Abrir los grifos para asegurarse de que el agua caliente sale por el grifo correcto, y que el agua es clara e inodora.

Tome fotos y vídeos mientras inspecciona: crean un gran registro visual y, si no tiene tiempo de completar una lista de comprobación escrita durante su inspección (véase 2, abajo), puede usarlos para completarla más tarde.

2. Registrar las condiciones del alquiler

Documenta la condición de la propiedad usando un formulario que has creado para ti mismo. Rellenar un formulario con las siguientes categorías puede ayudarle a hacer un seguimiento de las reparaciones necesarias y a planificar los gastos futuros.

• Cero/baja prioridad. Registra el estado de los artículos y características que están nuevos o como nuevos (como un refrigerador nuevo o un azulejo de baño recién colocado). También documente los signos de desgaste normal que no requieran reparación (como las marcas en las paredes y las manchas de desgaste en el suelo de madera).
• Prioridad media. Anota los problemas que quizás tengas que abordar en un futuro próximo pero que no tienes que reparar inmediatamente. Por ejemplo, puertas pegadas, zócalos faltantes y paredes de yeso raspadas podrían ser una molestia o una ofensa a la vista, pero no afectan la capacidad de sus inquilinos para vivir cómodamente en la unidad.
• Alta prioridad. Los propietarios están obligados por ley a proporcionar a los inquilinos locales habitables. En otras palabras, los propietarios deben arreglar cualquier cosa que haga que la unidad sea insalubre o insegura para los residentes. La presencia de plagas (como roedores o chinches), la falta de calefacción y los problemas de seguridad (como una cerradura de la puerta principal rota) son todos problemas de habitabilidad y deben ser su mayor prioridad. Llame a su persona de confianza tan pronto como sea posible, idealmente antes de que los inquilinos se muden. Lleve un registro de todos los problemas de alta prioridad que surjan antes o durante el alquiler, incluyendo una descripción del problema y la forma en que lo reparó o lo resolvió.

Utilice las categorías anteriores para anotar los elementos que afectan o podrían afectar pronto a su rentabilidad. Marque como urgente cualquier cosa que pueda aumentar significativamente sus gastos en un futuro próximo o que pueda escalar hasta una gran factura de reparación. A menudo, estos artículos urgentes y caros también crean problemas de habitabilidad, haciéndolos de alta prioridad. Por ejemplo, las fugas y goteos que podrían crear una inundación (causando en última instancia daños estructurales o moho) afectan a la habitabilidad y podrían dañar seriamente su balance final, como podría ser una puerta corrediza que los inquilinos tienen que forzar para abrirla y que finalmente se romperá. Los problemas urgentes que no afectan a la habitabilidad incluyen cosas como tener colores de pintura que violan las normas de la asociación de propietarios y que conducirán a filtros de calderas finos y sucios que aumentarán sus costos de calefacción.

3. Reparar cualquier daño y problemas de habitabilidad

Después de inspeccionar y registrar el estado del alquiler, haga reparaciones de alta prioridad y cualquier otro arreglo que su presupuesto le permita.

Ahora que ha inspeccionado y registrado el estado del alquiler, haga reparaciones de alta prioridad y cualquier otro arreglo que su presupuesto le permita. Aunque una persona competente puede encargarse de muchas de sus tareas, algunas reparaciones, como los trabajos eléctricos y la exterminación de plagas, requieren contratistas licenciados y asegurados.

Para ser claros, hay que rectificar los problemas de habitabilidad antes de que los inquilinos se muden. Para todos los demás arreglos que no pueda completar antes de mudarse, trabaje con los inquilinos para programar una hora mutuamente conveniente para que los contratistas estén en el alquiler.

4. Preparar una carta de mudanza para los inquilinos

Prepare una carta de mudanza para sus nuevos inquilinos, preferiblemente una que siga la estructura que ya ha creado. Si tiene una plantilla, podrá usarla una y otra vez cuando se muden los nuevos inquilinos.

Lo que pongas en la carta de traslado depende de ti. Puede utilizar la carta de mudanza para explicar con más detalle los temas de su contrato de alquiler o arrendamiento, llamar la atención sobre las cosas que considera especialmente importantes y proporcionar a los inquilinos información que los antiguos residentes han encontrado útil. Para empezar, aquí tiene una lista de temas que los propietarios suelen tratar en sus cartas de mudanza.

• Contactos de emergencia y reparación . Dar a los inquilinos instrucciones específicas sobre cómo tratar las emergencias y cómo informar de las reparaciones necesarias. Enumere los nombres, la información de contacto y la mejor manera de ponerse en contacto con las personas a contactar.
• Cómo pagar el alquiler. Proporcionar a los inquilinos toda la información que necesitan para pagar el alquiler, como una dirección postal, el lugar y los horarios de entrega, o un número de cuenta bancaria. Tenga en cuenta que muchas leyes estatales exigen que esta información también figure en el contrato de alquiler.
• Procedimientos o instrucciones para los artículos incluidos en el alquiler . Las instrucciones son especialmente útiles para los inquilinos cuando se tienen características inusuales o de lujo en la unidad. Por ejemplo, puede dar instrucciones sobre cómo operar una estufa de leña, encender la calefacción del piso o usar un horno de convección.
• Reglas y reglamentos. Si su alquiler forma parte de una asociación de propietarios, usted debe -y la asociación probablemente le exigirá- proporcionar una copia de las normas y reglamentaciones a sus inquilinos. A menudo, las reglas de la asociación cubren temas como el acceso a la piscina comunitaria o a la casa club, el estacionamiento y los momentos de tranquilidad.
• Procedimientos de terminación para inquilinos de mes a mes. Dar a los inquilinos instrucciones claras sobre cómo deben informarle que quieren terminar su arrendamiento. Los inquilinos que tienen contratos de arrendamiento a plazo fijo por lo general no están obligados por ley a dar aviso de que planean irse al final del plazo del arrendamiento; el arrendamiento termina por sí solo. Sin embargo, usted podría pedir en sus cartas de mudanza que esos inquilinos le avisen antes de que terminen sus contratos de arrendamiento. Por ejemplo, podría pedir que los inquilinos mes a mes le informen si desean renovar 30 o más días antes de que termine el contrato de arrendamiento.

Puede exigir a los inquilinos que firmen la carta de mudanza o simplemente colocar una copia de la misma en el alquiler en un lugar visible. Envíe una copia por correo electrónico a cada inquilino, también. Guarde una copia para sus archivos, junto con una nota sobre cómo y cuándo les dio la carta a los inquilinos.

5. Organice sus archivos de alquiler

Algunos propietarios organizan sus archivos por propiedad de alquiler, otros por inquilino. De cualquier manera es bueno organizar sus archivos de la manera que tenga más sentido para su negocio.

Dependiendo de cómo obtenga las firmas de los inquilinos y cree sus documentos, sus archivos pueden ser en papel, electrónicos o ambos. No importa cómo almacene sus documentos, guarde una copia de todo lo que usted y sus inquilinos firmen, y cree copias de seguridad de todos los registros electrónicos. Además, mantenga un registro de todos los contactos que reciba sobre el alquiler (como solicitudes de reparación, quejas, consultas sobre el alquiler y solicitudes de alquiler), junto con su respuesta a las mismas. Conserve sus registros durante al menos cuatro años después de que los inquilinos se muden y considere la posibilidad de preguntar a un abogado local si la conservación de los registros durante un período más largo podría ser necesaria para su negocio.

Almacene sus archivos de manera segura - sólo las personas autorizadas deben tener acceso. Los propietarios recopilan mucha información de identificación personal (PII), incluyendo números de seguro social, números de cuentas bancarias, direcciones e historial de trabajo. Y las leyes de muchos estados exigen que las personas que recopilan PII la almacenen y la destruyan de cierta manera.

Además, la ley federal (Regla de Disposición de la FTC, 16 C.F.R. §§ 682 y siguientes) requiere un manejo especial de los informes de los consumidores, como los informes de crédito. Debido a que el mal manejo de la información de los inquilinos puede tener efectos tan serios (como el robo de identidad), considere la posibilidad de consultar a un abogado de negocios local para discutir cómo la ley estatal o federal requiere que usted maneje la información personal que recolecte.