Comprensión de los impuestos de las pequeñas empresas

• ¿Todas las entidades comerciales están gravadas de la misma manera?
• ¿Puedo evitar los impuestos sobre la nómina contratando a contratistas independientes en lugar de empleados?
• ¿A qué impuestos están sujetos los negocios?
• ¿Cómo afectan los impuestos sobre las ventas o el uso a mi negocio?
• ¿Debería contratar a un contador o a un preparador de impuestos?
• ¿Qué son los dólares después de impuestos?
• ¿Qué son los impuestos sobre las ganancias de capital?
• ¿Qué son los impuestos especiales?
• ¿Cuáles son las consecuencias fiscales de la compra o venta de un negocio?
• ¿Qué significa el término "dólares antes de impuestos"?
• ¿Qué pasa si una empresa no paga sus impuestos?
• ¿Qué es una cuenta de capital?
• ¿Qué es la base de los impuestos y por qué me importa?
• ¿Cuál es la mejor manera de minimizar los impuestos de mi negocio?
• ¿Qué clase de impuestos sobre la nómina debo pagar como empleador?
• ¿Por qué algunas empresas tienen diferentes años fiscales?

P: ¿Todas las entidades comerciales tienen los mismos impuestos?

A: No, pero hay reglas sobre la forma en que se gravan los diferentes tipos de entidades comerciales.

Si un negocio funciona como una empresa de propietario único, los propietarios deben informar sobre los ingresos y gastos del negocio en sus declaraciones de impuestos individuales. A efectos de los impuestos federales, se informa la información financiera del negocio en el Anexo C. Desde una perspectiva, informar tanto los ingresos del negocio como los personales en una sola declaración de impuestos puede simplificar las cosas. Sin embargo, también significa que una auditoría de su declaración de impuestos individual probablemente resulte en una auditoría de su negocio, y viceversa. Una razón para considerar la posibilidad de operar su negocio a través de una corporación u otra entidad comercial es tener más separación de su negocio, incluyendo declaraciones de impuestos separadas.

Si usted opera su negocio a través de una sociedad general, la sociedad en sí presenta una declaración de impuestos. Sin embargo, es importante entender que una sociedad es una entidad de declaración de impuestos, no una entidad de pago de impuestos. La sociedad declara sus ingresos y gastos, que luego pasan a los socios de acuerdo con sus intereses de propiedad en la sociedad. Cada año, cada socio recibe un formulario K-1 que refleja su participación en los ingresos y gastos. Entonces todos los socios reportan su parte individual de los ingresos o pérdidas de la sociedad en su declaración de impuestos personal.

A diferencia de una sociedad, una corporación C es una entidad que paga impuestos. Bajo la ley federal, una entidad incorporada es gravada sobre los ingresos netos como una corporación C, a menos que elija ser tratada de manera diferente. Siempre que se cumplan ciertas condiciones, una corporación puede elegir el estatus de corporación S, lo que significa que será tratada como una sociedad para fines tributarios. Las designaciones de corporación "C" y "S" se refieren a diferentes subcapítulos del Código de Rentas Internas.

Las corporaciones también pueden organizarse como entidades sin fines de lucro. El tipo más común de entidad sin fines de lucro es una organización benéfica pública 501(c)(3), con derecho a la exención de impuestos bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Rentas Internas. Aunque una entidad sin fines de lucro haya obtenido el estatus de exenta de impuestos del IRS, bajo ciertas circunstancias la entidad sin fines de lucro puede tener que pagar impuestos sobre sus "ingresos de negocios no relacionados", que son los ingresos obtenidos de actividades no relacionadas con su propósito de exención de impuestos.

La sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es otro tipo de entidad comercial que es básicamente un híbrido entre una sociedad y una corporación. Ofrece una protección de responsabilidad limitada similar a la de una corporación, pero es una entidad tributaria de paso para fines de información como una sociedad. Una LLC presenta una declaración de impuestos como una sociedad y luego los propietarios de la LLC (también llamados miembros) informan sobre su participación individual en los ingresos y pérdidas en sus declaraciones de impuestos personales. Al igual que una sociedad colectiva, los miembros reciben un formulario K-1 cada año que refleja su participación en los ingresos o pérdidas que deben declarar en sus declaraciones de impuestos personales.

Además de la declaración de impuestos federales, cada estado tiene su propio conjunto de normas y reglamentos fiscales. Aunque estas normas suelen ser paralelas a las leyes fiscales federales, puede haber diferencias significativas. En muchos estados, por ejemplo, las empresas deben pagar un impuesto mínimo de franquicia cada año, independientemente de si ganan dinero o no.

P: ¿Puedo evitar los impuestos sobre la nómina contratando a contratistas independientes en lugar de empleados?

R: La respuesta corta puede ser sí, pero el IRS y otras autoridades fiscales siempre buscarán la sustancia sobre la forma al analizar si la persona que contrató es un contratista independiente o un empleado. Lo que esto significa en el caso de los impuestos sobre la nómina es que no hay ninguna diferencia si usted contrata a alguien y llama a esa persona un contratista independiente si de hecho la persona es un empleado bajo las reglas del IRS. Hay factores bien conocidos que el IRS y otras autoridades tributarias tendrán en cuenta para decidir si un trabajador es realmente un empleado en lugar de un contratista independiente. La consideración clave, sin embargo, es la cuestión de quién controla el derecho de decirle al trabajador lo que debe hacer.

P: ¿Qué impuestos debe pagar una empresa?

R: Cuando la gente piensa en los impuestos pagados por un negocio, el impuesto sobre la renta es probablemente lo que viene a la mente primero. Todos los negocios están sujetos al impuesto federal sobre la renta que es recaudado por, y pagado a, el IRS. Sin embargo, los negocios también están sujetos a impuestos a nivel estatal y local, y estos impuestos pueden variar significativamente dependiendo de donde se encuentren. El impuesto sobre un negocio suele llamarse de otra manera, como una tasa de licencia o una evaluación. Sin embargo, cualquier pago al gobierno que se requiera para hacer negocios es esencialmente un impuesto.

A nivel local, la mayoría de las empresas deben obtener una licencia comercial. También hay cuotas de registro, cuotas para los permisos e impuestos locales sobre el consumo. Los gobiernos locales también cobran a las empresas impuestos sobre los bienes inmuebles y personales, y a menudo imponen gravámenes y evaluaciones especiales a los proyectos de reurbanización o de mejora de la infraestructura. Los impuestos sobre las ventas o el uso también se cobran a nivel local.

En todos los estados hay impuestos adicionales sobre las empresas, incluidos los impuestos sobre la renta de las sociedades, los impuestos especiales sobre determinados bienes y servicios, las tasas de los impuestos de franquicia por el privilegio de hacer negocios en el estado, el impuesto sobre las ventas y el uso, y el impuesto sobre las ganancias de capital. En la mayoría de los estados, las empresas también están sujetas a impuestos sobre la nómina y otras formas de impuestos sobre el empleo (por ejemplo, los impuestos estatales sobre la discapacidad y el desempleo). Muchos de los impuestos a nivel estatal son similares y complementan los impuestos que el gobierno federal evalúa sobre las empresas. Los impuestos federales sobre las empresas incluyen el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre las ganancias de capital. Además, los empleadores son responsables de las obligaciones fiscales de la nómina, que incluyen el pago de la parte correspondiente al empleador, así como el cobro de la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social.

Las consecuencias de no pagar los impuestos de las empresas pueden ser graves. Los organismos gubernamentales suelen tener la facultad de recaudar los impuestos impagados mediante la imposición de gravámenes sobre los activos de las empresas y, en última instancia, de gravámenes para satisfacer las obligaciones fiscales impagadas, incluidas las multas, las sanciones, los intereses y otros cargos que pueden añadirse a la obligación fiscal original. Los directores, funcionarios y otros representantes de las empresas pueden ser considerados personalmente responsables de las obligaciones fiscales impagadas en determinadas circunstancias.

P: ¿Cómo afectan los impuestos de ventas o de uso a mi negocio?

A: Todo el mundo está familiarizado con los impuestos sobre las ventas, que son los impuestos que se cobran por la venta de bienes, productos o servicios gravables. Los impuestos sobre el uso son esencialmente lo mismo, excepto que se gravan sobre el uso de artículos gravables. Los impuestos sobre el uso suelen entrar en juego con artículos imponibles en los que no se aplican los impuestos sobre las ventas (como cuando se venden bienes a alguien que está fuera del estado).

Fundamentalmente, estos impuestos afectan a todas las empresas, ya que son un costo de hacer negocios. Cada vez que se compran suministros o equipos sujetos a impuestos, una empresa paga los impuestos. Estos impuestos pueden ser un gasto significativo en artículos de gran valor como sistemas de computación, muebles, automóviles de la compañía y otros equipos.

También puede haber problemas legales en cuanto a quién es responsable de pagar el impuesto. Por lo general, es el consumidor o el usuario final quien termina pagando el impuesto. Un fabricante o un mayorista puede obtener una licencia de "reventa" que permite que los artículos gravables se vendan a continuación al minorista, que es entonces responsable de la recaudación del impuesto cuando el artículo se vende finalmente al consumidor.

Las normas y reglamentos sobre los impuestos de venta o uso pueden ser una pesadilla, especialmente para las empresas que venden productos en línea o fuera del estado. Las normas también se aplican en situaciones en las que puede no ser evidente para los propietarios de un negocio que son responsables de su recaudación. Un ejemplo sería el de los arrendamientos de equipo, en los que el impuesto sobre las ventas debe cobrarse normalmente durante el plazo del arrendamiento. Si el arrendador no recauda estos impuestos, una autoridad tributaria podría ir detrás del arrendador.

Los impuestos sobre las ventas y el uso pueden ser una pesadilla administrativa para las empresas que se encargan de recaudarlos. Cada estado tiene diferentes reglas e impuestos. Incluso condados, municipios y otras jurisdicciones locales cobran impuestos sobre ventas o uso. Algunos artículos están gravados; otros no. Puede ser extremadamente difícil y un gran costo de hacer negocios sólo tratando de hacer un seguimiento de todas estas reglas. Si no se recaudan los impuestos, las autoridades fiscales pueden ir detrás del negocio.

Dado que podrían terminar siendo entre el cinco y el diez por ciento del precio de venta, los impuestos sobre las ventas también son un gran problema cuando se vende un negocio. En algunas jurisdicciones, existen normas de venta ocasionales que se aplican a transacciones como la venta de una empresa, en las que las partes no suelen participar en la venta de los activos de la empresa que se vende.

P: ¿Debo contratar a un contador o a un preparador de impuestos?

R: Si no vas a detallar las deducciones y tienes una imagen financiera sencilla, es posible que puedas hacer tus propios impuestos. Y hay muchos programas de software en el mercado que pueden ayudar a la gente que quiere hacer sus propios impuestos. Al mismo tiempo, las leyes de impuestos son quizás las leyes más complicadas del mundo, y siempre existe la posibilidad de que te pierdas algo. Usualmente es en su mejor interés contratar a un preparador de impuestos profesional.

Incluso si decides hacer tus propios impuestos, querrás considerar seriamente la posibilidad de contratar un abogado si tu negocio es auditado. Muchos abogados de impuestos y contadores aconsejan a sus clientes que nunca se reúnan directamente con un agente de ingresos en una auditoría sin tener el beneficio de un asesoramiento profesional. Con demasiada frecuencia, las personas que intentan llevar a cabo su propia auditoría fiscal (en particular, los propietarios de negocios) han convertido sin querer una auditoría civil en una investigación criminal.

En los negocios, siempre es una buena idea tener asesoramiento profesional con respecto a la preparación de impuestos. Es demasiado fácil hacer sin saberlo algo que tiene una consecuencia fiscal adversa o no aprovechar un beneficio fiscal significativo disponible para usted. Casi todas las decisiones de negocios importantes que usted tome deben ser analizadas desde el punto de vista de los impuestos por un profesional.

P: ¿Qué son los dólares después de impuestos?

A: En el otro extremo del espectro están los gastos que se pagan con dólares después de impuestos. Esos gastos podrían caracterizarse por ser dos veces más caros que los que pueden amortizarse a efectos fiscales antes de impuestos.

Su paga para llevar a casa representa dólares después de impuestos. Incluso aquí, sin embargo, hay muchas deducciones que se permiten a los contribuyentes, incluso si no están en el negocio por sí mismos. Un ejemplo es el pago de la hipoteca de su casa.

Hay muchos gastos relacionados con los empleados que se pueden realizar a través de un negocio antes de los impuestos. Un ejemplo principal es la cobertura de salud. Muchos empleadores proporcionan beneficios de salud sin costo alguno para sus empleados. Las primas pagadas por el empleador también son deducibles de impuestos. Si un empleado tuviera que pagar este gasto con dólares después de impuestos, sería una dificultad que sería significativa para la mayoría de la gente.

La matrícula y otros gastos de educación son otro gasto muy significativo después de los impuestos para muchas familias. Pagar la matrícula universitaria de un niño ya es bastante malo, pero es aún más doloroso si te das cuenta de que lo estás pagando con dólares después de impuestos. Esto subraya un beneficio verdaderamente significativo para el dinero de las becas, en el sentido de que no está sujeto a impuestos.

También es fácil ver el beneficio potencial de la legislación que da alguna reducción de impuestos en los gastos de educación. Un ejemplo sería un plan 529 que permite a un padre establecer una cuenta de ahorros para la educación de un hijo. Aunque el dinero que se deposita en la cuenta suele estar en dólares después de impuestos, se difieren o eliminan los impuestos adicionales sobre cualquier ganancia futura de este dinero siempre y cuando se utilice finalmente para gastos educativos calificados.

En algunas circunstancias, un empleador puede pagar la educación continua de un empleado como un gasto deducible que no es un ingreso para el empleado. Pero si está buscando educarse más, sus gastos no son deducibles si la educación se requiere para cumplir con los requisitos educativos mínimos de su trabajo, o es parte de un programa que lo llevará a calificar en un nuevo oficio o negocio.

El concepto de dólares antes de impuestos también entra en juego con los planes de jubilación. Con un plan calificado, el dinero aportado al plan en nombre de un empleado es antes de impuestos, lo que significa que las contribuciones se hacen antes de que se paguen los impuestos. Los impuestos son entonces diferidos sobre las contribuciones, así como cualquier aumento en el valor, hasta el momento en que se hacen los retiros. El ahorro de impuestos puede ser considerable.

P: ¿Qué son los impuestos sobre las ganancias de capital?

R: Una forma de pensar en el capital es que es un activo por el que ya has pagado los impuestos sobre la renta. A su vez, las ganancias de capital pueden definirse como la diferencia entre el valor del activo cuando lo adquiriste y el precio que recibes cuando lo vendes, cuando la diferencia es positiva. La ganancia es a menudo difícil de calcular, ya que hay una serie de factores diferentes, como las deducciones previas tomadas por la depreciación. Sin embargo, cualquiera que sea la cifra, se puede calcular un impuesto sobre la plusvalía que se obtiene de la venta del activo.

Una pérdida de capital, por otro lado, es la misma diferencia entre el precio de adquisición y el de venta, excepto que hay una pérdida. En el caso habitual, una pérdida de capital sólo puede utilizarse para compensar una ganancia de capital. Salvo algunas excepciones, no puede utilizarse para compensar los ingresos ordinarios.

El efecto de las ganancias de capital en una empresa dependerá de la naturaleza de la misma. Si la empresa es una sociedad de inversión, por ejemplo, el efecto podría ser significativo porque las ganancias de capital serían un problema cada vez que se comprara o vendiera un activo de inversión. Sin embargo, en otros negocios, las ganancias de capital pueden no tener un gran efecto en las operaciones diarias.

P: ¿Qué son los impuestos sobre el consumo?

A: Los impuestos sobre el consumo son los impuestos que el gobierno aplica a los bienes designados que se venden para el consumo. Son tasados sobre varios productos por el gobierno federal y cada uno de los estados. Una forma de impuesto especial que afecta profundamente a casi todas las empresas son los impuestos sobre el combustible que constituyen una parte importante del precio de la gasolina y otros productos derivados del petróleo. Otros ejemplos incluyen los llamados impuestos de "pecado" sobre productos como el alcohol y el tabaco.

El efecto de los impuestos especiales sobre las empresas es muy similar al de los impuestos sobre las ventas o el uso, excepto que tienden a ser impuestos ocultos que la gente realmente no sabe que está pagando. Los impuestos especiales pueden incluirse en el costo de los bienes vendidos o pueden imponerse y cobrarse en el momento de la venta.

P: ¿Cuáles son las consecuencias fiscales de la compra o venta de un negocio?

A: Inevitablemente, los impuestos se convierten en un gran problema cuando se compra o vende un negocio. Desde la perspectiva de un vendedor, cualquier ganancia obtenida en la venta de un negocio probablemente estará sujeta a impuestos en algún nivel. El objetivo del vendedor será a menudo diferir la tributación (por ejemplo, acordando aceptar pagos fraccionados), o conseguir la caracterización más favorable de la transacción para reducir al mínimo las consecuencias fiscales (por ejemplo, ganancias de capital en lugar de ingresos ordinarios).

Desde la perspectiva del comprador, habría un enorme incentivo para caracterizar una compra o una venta para maximizar los beneficios fiscales. Por ejemplo, el comprador podría querer poder gastar los pagos realizados para reducir los ingresos imponibles. Si los pagos no se pueden gastar, una empresa querrá al menos depreciar los activos adquiridos lo antes posible.

P: ¿Qué significa el término “dólares antes de impuestos”?

A: El concepto de dólares antes de impuestos se refiere a la capacidad de utilizar los ingresos procedentes de los ingresos para pagar bienes o servicios antes de tener que pagar impuestos sobre los ingresos. Esto puede no parecer gran cosa hasta que se piensa en el hecho de que, si se suma todo, es muy posible que se pague más del 50% de los ingresos para una variedad de impuestos. (Además de los impuestos sobre la renta que la mayoría de nosotros pagamos, también hay impuestos sobre las ganancias de capital, impuestos sobre el patrimonio, retenciones del seguro social, impuestos sobre las ventas y el uso, impuestos personales y sobre la propiedad, impuestos y tasas de consumo, impuestos de lujo, impuestos sobre las transferencias, evaluaciones, tasas de licencias y más).

Para explicar más el concepto, supongamos que tienes que comprar un billete de avión por 500 dólares. Suponiendo una tasa impositiva del 50%, primero tendrías que ganar $1.000 antes de poder pagar el boleto si no fuera un gasto deducible de impuestos (es decir, los primeros $500 se destinarían al pago de impuestos y luego te quedarían $500 para comprar el boleto). Sin embargo, si puedes pagar el boleto antes de los impuestos, podrías usar los primeros $500 para pagar el boleto y aún tendrías los otros $500 restantes en tu cuenta corriente para usarlos en otra cosa.

La lógica de permitir que los gastos relacionados con los negocios se deduzcan de los ingresos de las empresas es que, en lugar de desalentar a las empresas a gastar dinero para ganar dinero, es mejor permitirles que deduzcan esos gastos y sólo los graven con los ingresos netos. Los beneficios correspondientes de poder pagar algo antes de impuestos son enormes. Pero esto sólo puede hacerse con un gasto que califique como gasto deducible de impuestos o crédito fiscal.

La gente intenta estirar las reglas todo el tiempo. Sin embargo, mucha gente se mete en problemas con el IRS y las autoridades fiscales, con un resultado que es la denegación de las deducciones y la imposición de multas e intereses. Reclamar un gasto que no es para fines comerciales legítimos también puede equivaler a un fraude fiscal, que en situaciones atroces puede resultar en un proceso penal.

P: ¿Qué pasa si una empresa no paga sus impuestos?

A: Habida cuenta de que las empresas están sujetas a todo tipo de obligaciones fiscales, una empresa debe ejercer la debida diligencia para establecer y definir sus posibles obligaciones fiscales. El hecho de no cumplir con esas responsabilidades puede dar lugar a graves problemas e incluso a la posible exposición a responsabilidades de los directivos de la empresa.

Además de ser responsables del pago de sus propias obligaciones fiscales, las empresas también se encargan de recaudar y presentar los impuestos que deben o deben pagar los empleados, clientes u otros terceros. Las áreas en las que suelen surgir problemas incluyen:

• impuestos sobre la nómina
• impuestos de venta o de uso, y
• impuestos especiales.

Las consecuencias de no pagar los impuestos de las empresas pueden ser graves, porque los organismos gubernamentales suelen tener la facultad de recaudar los impuestos impagados mediante la imposición de gravámenes sobre los activos de las empresas y, en última instancia, de gravámenes para satisfacer las obligaciones fiscales impagadas, incluidas las multas, las sanciones, los intereses y otros cargos que pueden añadirse a la obligación fiscal original. Además, los directores, funcionarios y otros representantes de las empresas a veces pueden ser considerados personalmente responsables de las obligaciones fiscales impagadas.

La responsabilidad penal puede hacerse realidad para actos intencionales como el fraude fiscal en relación con una empresa que no paga impuestos. Esta responsabilidad puede imponerse tanto a la entidad comercial como a cualquier representante que haya participado en la actividad delictiva.

P: ¿Qué es una cuenta de capital?

A: Si un negocio es gravado como una sociedad, la base impositiva de un inversionista se refleja en lo que se conoce como una cuenta de capital. La cuenta de capital de un inversor es inicialmente igual a la cantidad invertida en el negocio. Después de eso, la cuenta de capital de cada inversor se ajusta en los libros y registros de la empresa, dependiendo de los ingresos o pérdidas reconocidas y de las distribuciones de dinero hechas al inversor. Los ingresos obtenidos por la empresa normalmente aumentarán la cuenta de capital de un socio en la medida en que los ingresos no se distribuyan al socio. Las pérdidas reducen la cuenta de capital de un socio.

Calcular la cuenta de capital de un inversor puede ser más complicado de lo que se piensa. Una contribución en efectivo crea claramente una base de impuestos y aumenta una cuenta de capital siempre y cuando se trate como una contribución de capital propio en lugar de un préstamo. Sin embargo, a veces es posible que un inversor adquiera una base fiscal según las normas denominadas "de riesgo", garantizando personalmente una obligación empresarial. Las pérdidas tienden a tener el efecto contrario, pero a veces se reparten de manera desproporcionada entre los inversores.

P: ¿Qué es la base impositiva y por qué me importa?

A: En términos generales, el término "base imponible" tiene dos aplicaciones en el ámbito empresarial:

• Desde el punto de vista de un inversor, el término se refiere a la cantidad que una persona invierte en un negocio, sujeta a las ganancias o pérdidas del negocio que han pasado o realizado el inversor
• Desde el punto de vista de la entidad comercial, el término suele referirse a la cantidad pagada por un activo comercial sujeto a depreciación u otros ajustes

Desde el principio, la base impositiva es importante para un inversionista porque es el medio por el cual se puede determinar si el inversionista tiene derecho a una "amortización" durante un año fiscal determinado. Si una empresa se organiza como una sociedad y pierde dinero, por ejemplo, las pérdidas se trasladarían a los inversores, que podrían reclamarlas como una deducción que se puede deducir de otros ingresos que los inversores hayan realizado, siempre que la pérdida no exceda la base impositiva de un inversor determinado. Si la pérdida se reclama en un determinado ejercicio fiscal, la base imponible del inversor se reduce en la medida de la pérdida reclamada. Una vez que un inversor utiliza toda su base impositiva, limita la capacidad del inversor para reclamar más pérdidas en la inversión.

La base impositiva también es importante para un inversionista porque es un factor clave utilizado para determinar la ganancia o pérdida imponible realizada por el inversionista al vender o disponer de otra manera de la inversión. Cuanto mayor sea la base del contribuyente en el momento de vender su participación en la sociedad, menos impuestos habrá sobre la enajenación, y viceversa.

La base impositiva de un activo empresarial también es muy importante desde la perspectiva del propio negocio. Para cada año fiscal, una empresa debe tener derecho a reclamar la depreciación con respecto al activo de la empresa. El monto de la depreciación que puede reclamarse depende de las normas del IRS. A veces los activos de una empresa pueden depreciarse en un período de tiempo corto, lo que puede ser un beneficio fiscal para una organización, ya que la cantidad de depreciación que puede reclamarse reducirá los ingresos imponibles. Cuando y si el activo de la empresa se vende, la diferencia entre la base impositiva en ese momento y el precio de venta determinará la ganancia realizada en la venta del activo, si la hubiera.

P: ¿Cuál es la mejor manera de minimizar los impuestos de mi negocio?

A: La mejor manera de minimizar los impuestos en su negocio es hacer una planificación fiscal efectiva. Tienes que pensar en las consecuencias de los impuestos todo el tiempo. También necesitas retener un buen equipo de profesionales de impuestos para asistirte y aconsejarte en el proceso de toma de decisiones.

Los directores de cada empresa deberían reunirse periódicamente con los asesores fiscales de la empresa para elaborar estrategias que permitan reducir al mínimo las posibles responsabilidades fiscales. Asegúrese de aprovechar al máximo las valiosas deducciones disponibles para las pequeñas empresas, incluidas las deducciones por compras de propiedades comerciales cualificadas y la nueva deducción del 20% para las entidades de traspaso. Como mínimo, una empresa debería celebrar una reunión cerca del final del año fiscal de la empresa en un esfuerzo por elaborar estrategias de planificación fiscal de fin de año.

P: ¿De qué tipo de impuestos sobre la nómina soy responsable como empleador?

A: Según la ley federal, los impuestos sobre el empleo consisten en:

• retención del impuesto federal sobre la renta
• Impuestos de Seguridad Social y Medicare, y
• Impuesto Federal de Desempleo ("FUTA").

Cada estado también impone requisitos de impuestos sobre la nómina a los empleadores.

Como empleador, una empresa está obligada a retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de cada empleado. Igual de importante, un negocio está obligado a contabilizar y presentar estas retenciones al gobierno federal. La exposición a la responsabilidad personal puede ser el resultado de no hacerlo.

Los impuestos de la Seguridad Social y el Medicare pagan las prestaciones a los empleados y sus familias según la Ley de Contribuciones al Seguro Federal ("FICA"). El impuesto de la Seguridad Social paga los beneficios de la parte de la FICA correspondiente a los supervivientes de la vejez y al seguro de discapacidad. El impuesto de Medicare paga los beneficios de salud. El empleador es responsable de retener y pagar la porción del empleado, así como una porción equivalente que el empleador debe pagar además de lo que paga el empleado.

El impuesto federal de desempleo es parte del programa federal y estatal bajo la Ley Federal de Impuestos de Desempleo ("FUTA") que paga una compensación por desempleo a los trabajadores que pierden su trabajo. El impuesto es pagado por el empleador, así que es otro costo de hacer negocios. El empleador informa y paga el impuesto FUTA por separado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare y del impuesto sobre la renta retenido.

El IRS tiene publicaciones útiles que proporcionan más información sobre todos estos impuestos.

P: ¿Por qué algunas empresas tienen diferentes años fiscales?

A: La mayoría de las empresas operan actualmente con fines fiscales en un año civil, lo que significa que sus períodos de declaración de impuestos terminan el 31 de diciembre de cada año (excepto en ciertos casos, como cuando salen del negocio o venden una empresa). Las empresas unipersonales y las sociedades colectivas deben utilizar el año civil para fines fiscales.

La mayoría de las empresas constituidas pueden elegir su propio año fiscal, lo que significa que el final del período anual de declaración de impuestos de la empresa podría ser cualquier día del año (aunque normalmente al final del mes). Existen algunas limitaciones con esto, como las corporaciones de servicios profesionales para abogados o médicos que deben utilizar un año calendario. Las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas "S" también deben utilizar un año civil porque, por definición, se tratan como sociedades de personas a efectos fiscales.

Una de las razones por las que las empresas podrían querer utilizar un año fiscal en lugar de un año natural para la presentación de informes fiscales es para que sus informes fiscales estén en sintonía con su ciclo comercial. Por ejemplo, si el negocio es estacional -donde la mayor parte de su producto se fabrica o los ingresos se reciben durante una determinada parte del año- puede tener sentido tener un año fiscal que termine en breve la temporada alta anual. Esto tiende a facilitar el seguimiento de los libros y registros de la empresa a efectos de la declaración de impuestos.

Ha habido abusos en esta área y el IRS ha presionado mucho a las empresas que tratan de manipular las normas de presentación de informes. Si quiere tener un año fiscal para su negocio, debe hacer una elección sólo después de consultar con asesores fiscales profesionales.