Deducción por deudas de negocios

Estás en el negocio para hacer dinero. Eso es difícil de hacer cuando no te pagan tus clientes por los bienes o servicios que les has vendido. Sin embargo, puede que no sea una pérdida total. Puede que puedas hacer una deducción por las deudas de la empresa. Sin embargo, no cualquier deuda comercial es deducible. Generalmente, puede tomar esta deducción sólo si puede demostrarlo:

• la deuda es una deuda de buena fe que se le debe a usted
• tienes una base en la deuda
• la deuda surgió de su comercio o negocio, y
• la deuda quedó total o parcialmente sin valor.

Guarde toda la documentación que demuestre que una deuda no tiene valor, como copias de facturas impagadas, cartas de cobro que haya enviado al deudor, registros de llamadas de cobro que haya realizado, avisos de bancarrota e informes de crédito.

Deuda de buena fe

Sólo se puede deducir una deuda bona fide (latín para genuino o real). Una deuda bona fide es aquella que se basa en una obligación válida y legalmente exigible de pagarle dinero. En otras palabras, usted tiene que demostrar que le proporcionó a un cliente o a un usuario bienes, servicios o dinero y que esperaba que se le pagara o se le reembolsara. Se le debe una deuda de buena fe, por ejemplo, si vende bienes o mercancías a un cliente a crédito. Una deuda de buena fe también existe si hay pruebas escritas que la respalden, por ejemplo, un pagaré firmado u otro escrito en el que se indique la cantidad de la deuda, la fecha de vencimiento y el tipo de interés (si lo hay). Una promesa oral de pago también puede ser legalmente exigible pero sería considerada con sospecha por el IRS.

Bases de la deuda

Debes tener una base en la deuda para tomar una deducción de deuda incobrable. Usted tiene una base en una deuda sólo cuando la cantidad que se le debe ya fue incluida en los ingresos brutos de su negocio para el año. En otras palabras, si no trató el dinero que se le debe como pagado (y, por lo tanto, sujeto a impuestos para ese año fiscal), no puede reclamar una deducción por deudas incobrables. El método de contabilidad que utiliza para su negocio es fundamental para hacer esta determinación. Hay dos métodos principales:

• Método de caja: Con este método, los ingresos no se cuentan hasta que se recibe el pago
• Método de acumulación: Cuando se utiliza este método, los ingresos se cuentan tan pronto como un cliente o un usuario hace un pedido o cuando se entregan bienes o servicios; no importa cuándo se le paga realmente.

Ejemplo: Entregas 100 widgets a tu cliente en diciembre de 2016, pero el cliente te paga en enero de 2017. Con el método de contabilidad de caja, cuentas el pago como ingreso en enero de 2017. Con el método de devengo, cuentas el pedido como ingreso en diciembre de 2016. Con el método de caja, no se puede hacer una deducción por deudas incobrables en 2017 porque el dinero no se incluye en el ingreso bruto de ese año. Sin embargo, si utiliza el método de acumulación, puede hacer una deducción por cualquier parte de la deuda que no se pague, siempre y cuando la totalidad de la cantidad adeudada se haya incluido en sus libros de contabilidad de diciembre de 2016.

Casi todas las empresas más grandes utilizan el método de la contabilidad en valores devengados. Las empresas que producen, compran o venden mercancía y deben mantener un inventario deben utilizar el método de acumulación si recaudan más de un millón de dólares al año.

Las pequeñas empresas que prestan servicios principalmente y los trabajadores autónomos suelen utilizar el método de dinero en efectivo más sencillo. Por regla general, no es posible para estas empresas deducir las deudas comerciales incobrables porque carecen de una base en sus deudas. Como son contribuyentes de base de efectivo, sólo informan de los ingresos cuando los pagan sus clientes o consumidores, no cuando hacen una venta. Como resultado, no tienen una pérdida económica (a los ojos de la IRS) cuando un cliente o consumidor no les paga.

Ejemplo: Realizas 50 horas de consultoría para un cliente y le cobras 2.500 dólares. El cliente nunca paga. Eres un contribuyente de base de efectivo, por lo que no reportas los $2,500 como ingresos, porque nunca los recibiste. En lo que respecta al IRS, no tienes base en la deuda y no puedes deducir los $2.500 como deuda de negocios.

Sin embargo, tanto si se trata de un contribuyente en efectivo como si se basa en la acumulación, los préstamos en efectivo que se hacen con fines comerciales, como los préstamos a proveedores o clientes, son deducibles como deudas incobrables en el año en que dejan de tener valor. Las garantías de los préstamos comerciales también pueden dar lugar a la deducción de las deudas incobrables para los contribuyentes en efectivo.

Deuda comercial o empresarial

Tienes que demostrar que la deuda surgió o estaba estrechamente relacionada con tu comercio o negocio. Su principal motivo para contraer la deuda debe haber estado relacionado con el negocio. Las deudas contraídas con fines personales o de inversión no son deudas de negocios.

Normalmente, no es difícil establecer la conexión de negocios. Si un cliente pide bienes o servicios y usted llena el pedido, el impago del cliente resultará en una deuda relacionada con su negocio. Sin embargo, normalmente puedes olvidarte de deducir el dinero que prestas a tus familiares y amigos y que nunca te devuelven. El IRS casi siempre considerará estos préstamos como regalos no deducibles a menos que tenga documentación sólida que demuestre lo contrario.

Deuda sin valor

Una deuda debe ser total o parcialmente inútil para ser deducible. Una deuda es inútil cuando ya no tienes ninguna posibilidad de ser pagado. No tienes que esperar a que la deuda total se haga realmente exigible, y no tienes que demandar al cliente o a la clienta en el tribunal. Sin embargo, tienes que demostrar que tomaste medidas razonables para tratar de cobrar la deuda o que los esfuerzos de cobro habrían sido inútiles. Por ejemplo:

• usted hizo repetidos e infructuosos esfuerzos de recolección
• el deudor se declaró en quiebra o ya ha pasado por una quiebra y ha sido liberado (perdonado) total o parcialmente por el tribunal de quiebras, o
• el deudor ha quebrado, se ha arruinado, ha muerto o ha desaparecido.

Guarde toda la documentación que demuestre que una deuda no tiene valor, como copias de facturas impagadas, cartas de cobro que haya enviado al deudor, registros de llamadas de cobro que haya realizado, avisos de bancarrota e informes de crédito.

Debes deducir el monto total de una deuda incobrable en el año en que se vuelve totalmente inútil. Si sólo una parte de la deuda de un negocio queda sin valor -por ejemplo, usted recibió un pago parcial antes de que la deuda se volviera incobrable- puede deducir la porción no pagada ese año, o puede esperar hasta el año siguiente para deducirla. Por ejemplo, si cree que le pagarán más al año siguiente, puede esperar y ver cuál es la cantidad final de la deuda incobrable antes de deducirla.

Reclamando la deducción

Por lo general, las deudas incobrables de las empresas se informan como pérdidas ordinarias en el Formulario 1040 utilizando el Anexo C, el Anexo F o el Anexo A. Si no hizo una deducción en su declaración original por el año en que dejó de tener valor, puede presentar una reclamación para obtener un crédito o un reembolso. Si la deuda incobrable no tenía ningún valor, debe presentar una reclamación antes de la última de las siguientes fechas:

• siete años a partir de la fecha en que debía presentar su declaración original, excluyendo cualquier prórroga de la presentación, o
• dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto.

Si la deuda es parcialmente inútil, debe presentar una reclamación por la última de ellas:

• tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original, o
• dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto.

Dependiendo de su tipo de negocio, usted reclama un reembolso o un crédito mediante la presentación de una solicitud:

• Formulario 1040X si es propietario único, propietario de una sociedad de responsabilidad limitada unipersonal o agricultor
• El formulario 1120X si su negocio es una corporación C regular, y el formulario 1120S si es una corporación S, o
• El formulario 1065 si está en una sociedad o una sociedad de responsabilidad limitada de varios propietarios.

Si cobras una deuda incobrable

Si solicita una deducción por una deuda incobrable en su declaración de la renta y posteriormente cobra todo o parte de ella, tendrá que incluir todo o parte de la cantidad que recibe como ingresos en su declaración de la renta del año. La cantidad que incluya se limita a la cantidad que realmente dedujo por la deuda incobrable. Sin embargo, puede excluir la cantidad deducida que no redujo su impuesto. Usted reporta la cantidad como "Otros ingresos" en el formulario de impuestos apropiado.