Una lista de verificación que documente las condiciones del alquiler tanto en la mudanza como en la salida puede ayudar a los propietarios e inquilinos a evitar disputas por depósitos de seguridad.

Ningún propietario o inquilino quiere perder el tiempo peleando sobre quién es responsable de los daños en una propiedad de alquiler. Los propietarios pueden evitar o desactivar las disputas por daños y depósitos de seguridad en la mudanza rellenando una lista de control con sus inquilinos en la mudanza. Una lista de verificación completada documenta las condiciones de la unidad al comienzo del alquiler, creando un registro al que los propietarios e inquilinos pueden referirse si más adelante no están de acuerdo sobre la causa o el alcance de los daños. Además, varios estados exigen que los propietarios entreguen a los inquilinos una lista de verificación o una declaración escrita de las condiciones del alquiler al momento de la mudanza. La información a continuación ayudará a los propietarios a crear una plantilla que satisfaga los requisitos de la mayoría de los estados.

Crear y rellenar una lista de comprobación de la marcha

Los propietarios deben tener una lista de control básica que puedan personalizar para cada uno de sus alquileres. Si usted es un propietario, puede utilizar las siguientes sugerencias para redactar su lista de verificación y luego adaptar el documento según las características únicas de su alquiler.

  • Desglosa el alquiler por habitaciones. Comience su lista de control creando una sección separada para cada habitación del alquiler. Luego, haga una lista de todas las características y accesorios de cada habitación, incluyendo los detectores de humo y monóxido de carbono (más sobre esto a continuación). Agregue una fila titulada «Otro» para usar durante su recorrido para abordar cualquier cosa que haya olvidado incluir en la lista de verificación o que pueda aplicarse a la habitación en su totalidad. Por ejemplo, si hay una placa de conmutación o una moldura agrietada que necesita reparación, anótelas en la sección «Otros».
  • Haz las secciones de «entrada» y «salida». Crea columnas en tu lista de control para registrar las condiciones en las pasarelas de entrada y salida (con fechas). (Algunos propietarios inspeccionan sus propiedades de alquiler a mediados del alquiler o cuando un inquilino existente firma un nuevo contrato de alquiler por un plazo adicional. Si planea inspeccionar la propiedad en cualquier momento antes de que los inquilinos existentes se muden, agregue una columna para registrar las condiciones a mediados del alquiler). Su lista de verificación podría ser como ésta:

Condición de la mudanza (Fecha de la caminata:_______)

Condición de salida (Fecha de la visita:_____)

DORMITORIO #1

Piso – alfombra

Paredes y techo

Lámparas de iluminación – candelabro, techo

Tratamientos de ventanas – persianas

Ventanas y pantallas

Detector de humo y detector de CO

Otros

DORMITORIO #2

Piso – madera dura

Paredes y techo

Iluminación – ninguna

Tratamientos de ventanas – cortinas

Ventanas y pantallas

Detector de humo y detector de CO

Otros

  • No olvides los espacios impares o varios. Algunos alquileres pueden tener espacios extraños o áreas que no son lo suficientemente grandes como para justificar su propia sección en la lista, como una entrada, un pasillo largo, una escalera o un desván. Cree una sección para describir el estado de estos espacios (podría titularla «Otras áreas» o «Varios»).
  • Incluya las áreas exteriores. Si el alquiler tiene espacio exterior (como un patio o una terraza) o estructuras anexas o periféricas (como un garaje o un cobertizo) que los inquilinos utilizarán, debe incluirlo en su lista de verificación. Cree una sección separada para el espacio o, si es un espacio pequeño sin muchas características, inclúyalo en la sección que cree para áreas diversas.
  • Haz espacio para explicaciones adicionales. Deje un espacio en blanco al final de su lista de verificación donde pueda escribir observaciones sobre el estado de la unidad que no encajen claramente en las columnas de su lista de verificación. (Asegúrese de anotar la fecha en que escribe el comentario para evitar confusiones si utiliza este espacio durante una inspección futura).
  • Añade bloques de firmas. Todos los que firmen el contrato de alquiler o arrendamiento, incluidos todos los inquilinos, deben firmar también la lista de verificación. Añada las líneas de firma y fecha tanto para las visitas de entrada como de salida.

Revise su lista de control de vez en cuando – puede que necesite cambiarla cuando remodele, haga reparaciones o reemplace artículos en su alquiler.

Completando la lista de verificación de la caminata

No sólo es una buena práctica de negocios hacer un recorrido por la unidad con sus inquilinos, puede ser un requisito en su estado.

No sólo es una buena práctica comercial hacer un recorrido por la unidad con sus inquilinos, ya sea antes de que los inquilinos se muden o dentro de los primeros días del alquiler, sino que puede ser un requisito en su estado. Una vez más, este recorrido conjunto es el momento de llenar la sección de la lista de verificación de la mudanza. Tome sus propias notas (y tal vez tome fotos o video) mientras inspecciona la unidad, y registre también las observaciones y preocupaciones de sus inquilinos. Una vez que la visita haya terminado, usted y sus inquilinos deben firmar la lista de verificación. Tan pronto como pueda, entregue una copia a los inquilinos.

Si no puede recorrer la unidad con sus inquilinos, llene la lista de verificación por su cuenta y entregue una copia a los inquilinos (no la firme todavía). Pida a los inquilinos que revisen la lista de verificación y que escriban cualquier cosa con la que no estén de acuerdo o que quieran añadir. Pídales que la firmen y se la devuelvan dentro de unos días. Si los inquilinos añaden algo con lo que usted no está de acuerdo, tendrá que discutir o corresponder sobre el tema con ellos. Ponga cualquier resolución (o desacuerdo) por escrito.

Después de que todos hayan firmado la lista de verificación y usted haya proporcionado una copia a los inquilinos, guarde el documento en sus archivos. Cuando llegue el momento de la próxima revisión -ya sea en la mitad o al final del alquiler- traiga la lista de verificación y llene la parte apropiada.

Conozca la ley de su estado

Consulte la ley de su estado para saber si debe proporcionar a los inquilinos algún tipo de lista de verificación para la mudanza y para confirmar que su lista de verificación contiene toda la información requerida. Algunos estados no requieren listas de verificación, pero sí exigen que los propietarios tomen otras medidas antes de mudarse. Por ejemplo, varios estados exigen que los propietarios lo hagan:

  • realizar un recorrido con los inquilinos
  • proporcionar a los inquilinos una lista escrita de los daños preexistentes, o
  • dar a los inquilinos la oportunidad de proporcionar al propietario una lista de los artículos que necesitan ser reparados a los pocos días de mudarse.

A menudo, los propietarios deben completar una o más de estas tareas antes de poder cobrar un depósito de seguridad.

Además, averigüe la ley de su estado sobre los detectores de humo y los detectores de monóxido de carbono. Muchos estados exigen que se informe por separado sobre estas características de seguridad. Algunos estados exigen que los propietarios instruyan a los inquilinos (por ejemplo, por escrito o probando en su presencia) cómo probar estos detectores. Es posible que su estado también tenga reglas específicas sobre dónde deben colocarse estos detectores.

Si no está seguro de los requisitos de su estado, consulte a un abogado local de propietarios e inquilinos. Un abogado puede aconsejarle sobre la ley estatal, proporcionarle cualquier formulario que su estado requiera y revisar su lista de verificación para asegurarse de que ha cubierto todo. Las asociaciones de propietarios también son una buena fuente para conocer los requisitos locales y obtener asesoramiento sobre cómo administrar sus alquileres.

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